¿Cómo optimizar la gestión con clientes a través de portales?

En un entorno empresarial cada vez más desafiante, la necesidad de digitalizar y centralizar todo el flujo del proceso order-to-cash se ha vuelto imprescindible. Este procedimiento incluye desde la recepción de órdenes de compra, su integración en el ERP, la emisión y legalización de facturas hasta el envío de comprobantes fiscales y el seguimiento del estado de pago. Un portal de clientes permite gestionar de manera eficiente y segura cada una de estas etapas, optimizando recursos y reduciendo los errores operativos.

La multiplicidad de canales, como correos electrónicos, WhatsApp y llamadas telefónicas, genera ineficiencias en la recepción de órdenes de compra. Esta fragmentación no solo aumenta los costos administrativos, sino que también dificulta la trazabilidad y el control. Además, la emisión y el seguimiento de facturas, especialmente las de crédito emitidas a grandes empresas, puede ser un proceso complejo y propenso a errores si no está digitalizado y centralizado.

Un portal de clientes resuelve estos problemas de forma integral, consolidando y gestionando todo el ciclo order-to-cash en un único canal: recepción de órdenes de compra, obtención del CAE (certificación ante ARCA), emisión de facturas, envío de comprobantes fiscales y recepción de pagos. Esta flexibilidad permite a las empresas contratar sólo los módulos que necesitan para abordar sus principales puntos críticos.

¿Cuáles son las principales ventajas de implementar un portal clientes?

Un portal de clientes eficiente debe brindar una integración única y completa que abarque todo el flujo del proceso, tales como:

• Unificación de canales: centralizar la recepción de todas las órdenes de compra, eliminando la fragmentación generada por WhatsApp, emails o llamadas telefónicas.
• Integración con el ERP: recepcionar las órdenes de compra en un formato estándar, permitiendo su integración directa en el sistema de gestión de la empresa.
• Gestión modular: posibilidad de contratar por separado los servicios y funcionalidades según la necesidad de cada empresa, como por ejemplo la recepción de órdenes a través de un portal e-commerce, la obtención del CAE, el envío de comprobantes fiscales, el envío de comunicaciones a la comunidad de clientes, entre otras prestaciones.
• Seguimiento de facturas de crédito: contar con monitor específico que permita conocer el estado de los comprobantes emitidos a grandes empresas, mejorando la trazabilidad y la comunicación.
• Trazabilidad y control: proporcionar visibilidad en tiempo real sobre el estado de las órdenes y facturas, desde su recepción hasta su lectura.
• Legalización automática de facturas: obtener el CAE en cumplimiento con las normativas de ARCA en todas sus modalidades y poner a disposición los comprobantes fiscales directamente al cliente mediante la opción que mejor se adapte a cada uno.
• Mesa de ayuda 24/7: brindar soporte integral para contratantes y sus clientes que asegure asistencia en cualquier etapa del proceso.
• Acceso móvil: posibilidad de que tanto los clientes como los vendedores puedan realizar pedidos y ver sus documentos desde cualquier lugar utilizando la versión web móvil del portal.
• Seguridad: contar con certificaciones internacionales que validan tanto la calidad como la seguridad de la información.
• Almacenamiento: posibilidad de personalizar el periodo de almacenamiento de los documentos gestionados.

Impacto en las operaciones y la relación con los clientes

El uso de un portal especialmente diseñado para tal fin transforma la relación con los clientes al digitalizar procesos manuales, minimizar errores y garantizar una operación más ágil. Al integrar todo el flujo order-to-cash en un solo sistema, las empresas optimizan sus recursos y mejoran la experiencia del cliente. Además, el monitoreo específico de comprobantes fiscales permite una gestión proactiva y reduce reclamos.

Andrés García

Un portal de clientes no sólo automatiza el proceso order-to-cash, sino que también permite una contratación modular para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa. Al elegir este tipo de soluciones, las compañías obtienen un sistema integral que mejora la eficiencia, la trazabilidad y la comunicación en toda la cadena de valor. Así como también, aporta resultados tangibles en tiempo y costo, todo bajo un flujo único e integrado.

(*) Líder de producto de Planexware.