El Libro de Sueldos Digital ya es obligatorio: cómo implementar este sistema que permite bajar costos

Poco a poco, en la Argentina va extendiéndose la obligatoriedad para las empresas de contar con el Libro de Sueldos Digital.

Por lo pronto, la provincia de Córdoba fue la que lideró este proceso, seguida por Entre Rí­os, que también impuso la obligación de implmentar este sistema que apunta a la "despapelización" en la gestión de datos de los empleados. 

En tanto, desde el 1 de enero también pasó a ser obligatorio para aquellas firmas emplazadas en la Ciudad de Buenos Aires y que cuenten con una plantilla de diez personas o más.

"El universo de empresas alcanzadas es muy grande. Sólo en territorio porteño estimamos que hay unos 150.000 empleadores", señala a iProfesional Fernando Rivera, gerente de Gestión Compartida, consultora que es pionera en este proceso de modernización.

"Estuvimos presentes en todos estos avances que se vinieron realizando en las diferentes provincias y hoy tenemos un rol muy protagónico en lo que se refiere a la prestación de servicios a los empleadores", señala. 

¿En qué consiste el Libro de Sueldos Digital?

Desde Gestión Compartida explican que la modalidad consiste en reemplazar los sistemas manuales de libros, hojas móviles o microfichas por la presentación electrónica de la información contenida en los mismos.

La presentación mensual del libro ley se enví­a mediante un archivo electrónico, que debe estar firmado digitalmente por el representante legal o apoderado de la empresa, con el consiguiente ahorro de costos y tiempos.

"Cada vez hay más jurisdicciones en la Argentina que están decididas a llevar adelante esta impronta de modernización. Es una realidad y se va a estar extendiendo a todo el paí­s", apunta Rivera.

Según el directivo, "la Ley de Contrato de Trabajo establece, entre otras cosas, la obligatoriedad de que los empleadores presenten el libro de haberes en forma digital".

"Esto implica que tiene que haber una validación de la identidad del firmante, del representante de la compañí­a. Lo bueno es que, una vez que la registra, puede firmar en forma remota, como se hace también para los recibos de sueldo digitales, desde su celular o su PC de escritorio", detalla.

El siguiente video, desarrollado por Gestión Compartida, explica de manera sencilla cómo funciona el mecanismo:

Beneficio: ahorro de costos

Según Rivera, aquellas empresas que implementan este sistema, "logran un ahorro de costos muy importante, porque se reducen los tiempos de impresión de estos libros, se evita la compra de resmas de papel en grandes cantidades, además de la eliminación de otros gastos, como tintas o cartuchos".

El ahorro es incluso mayor, asegura, dado que "no habrá que destinar más fondos a viáticos del empleado que tiene que llevar todos esos papeles, más el pago de las tasas para archivar toda la documentación".

"Al quedar todo reemplazado por un formato digitalizado, el empleador pasa a tener un simple archivo PDF en lugar de cientos o miles de papeles", apunta el experto, para luego agregar que "con esto, las empresas se pueden enfocar en cuestiones estratégicas y no gastar tiempo ni recursos en el manejo de grandes archivos".

Rápida implementación

Desde Gestión Compartida destacan que tanto para un pequeño taller como para una gran empresa, la implementación del sistema es simple y no requiere de ninguna inversión en hardware.

"Se necesita simplemente una computadora y un acceso a la red. Tan sencillo como eso. Simplemente se instala un archivo de verificación de firma digital, que no ocupa espacio. Por eso decimos que, desde el punto de vista tecnológico, la inversión es cero", recalca Rivera.

En cuanto a los pasos para su implementación, el experto revela que se trata de una mecánica muy rápida: "Primero tenemos una instancia presencial, en el que el empleador va a nuestras oficinas o nosotros nos dirigimos a la empresa. Allí­ se verifica la documentación y le brindamos una explicación clara de cómo se utiliza el sistema".

"Un punto positivo es que contamos con un centro de atención telefónica para que, el dí­a que deba hacer la presentación, podamos asesorarlo a fondo, sin limitaciones", agrega.

Lo interesante es que se puede cargar una solicitud online para pedir un turno (para conocer el instructivo y el paso a paso, acceder a este link).

Contrarreloj

Rivera destaca que actualmente los empleadores tienen tiempo para presentar los libros de enero y febrero en formato papel pero sólo en el caso de que tengan hojas rubricadas.

Además, a partir de marzo será obligatorio para todos. De modo que, desde un taller, hasta una imprenta o cualquier empresa que tenga diez empleados o más, tendrá a migrar al formato digital.

Para Rivera, más que una complicación esto representa una oportunidad para ser más productivos: "Llevar la modernización al área de recursos humanos permite que una firma, sea del tamaño que sea, ocupe su rol de socio del negocio y se dedique a cuestiones estratégicas, como temas gremiales o retención de talento, agregando valor, y que no pierda tiempo en archivar papeles o cargar información".