¿No te alcanza el tiempo?: cómo organizar tu día de trabajo en 6 pasos

Uno de los grandes desafíos del mundo actual es aprender a organizar el tiempo. El día pasa volando, y existe la sensación de que la vertiginosidad de hoy no nos permite disfrutar de la vida en sus aspectos esenciales.

Una clave fundamental para poder gestionar mejor el uso del tiempo es aprender a organizar la jornada laboral.

Muchas personas consideran que solamente con llevar una agenda al día es suficiente; y, sin embargo, están inmersos en multitud de tareas superpuestas, en las que el cuerpo, el cerebro y el espíritu no sabe por dónde empezar.

De allí que es esencial priorizar entre lo urgente y lo importante, tener rutinas de productividad y aprender a generar mejoras permanentemente, ya que, de esta forma, lograrás adquirir la destreza de gestionar decenas de flujos de trabajo, no procrastinar y disminuirás notablemente tu cansancio, abatimiento y el desgaste excesivo en tu energía.

Seis pasos para una buena rutina productiva en el trabajo

Para ayudarte a lograr una buena organización laboral diaria, es importante seguir esta secuencia. Lo hago desde hace treinta años y sé que funciona.

1. Definir tus objetivos al comenzar el día

Aunque no lo parezca, el tener el mapa de ruta antes de lanzarte a la calle rumbo al trabajo es muy alentador para conseguir la energía que necesitas. Define claramente antes de cerrar el día anterior cuáles serán las prioridades del siguiente, y regístralas para no olvidarte.

Si te despiertas en la noche con algún tema laboral en mente, anótalo en una libreta y luego lo vuelcas a tu sistema de organización tal como te comento en los puntos que siguen.

2. Empezar por lo más difícil.

Uno de los principales problemas de la organización del tiempo de trabajo es que no se sabe por dónde comenzar. Cuando llegas, elige de acuerdo a tu ritmo circadiano (el reloj biológico interno que marca en qué horario funcionas mejor: mañana, tarde o noche) las tareas que vas a encarar primero.

Mi sugerencia es que avances en primer lugar con aquellas desafiantes y que requieren un alto nivel de enfoque y energía. En paralelo podrás resolver todos los temas que lleven menos de un minuto: cerrarás cada círculo pequeño que abren estos asuntos, ya sea derivándolos, delegando o respondiendo un mail rápidamente.

El comenzar por lo más difícil te traerá una sensación de alivio en la sobrecarga laboral que puedes experimentar si lo vas posponiendo durante el día.

3. Programar las tareas

Es conveniente trabajar con un sistema de organización que te permita volcar todas las tareas; puedes utilizar tu agenda para hacerlo o cualquier programa o aplicación de gestión del trabajo. La clave está en que vas a programar absolutamente todas las acciones que necesites realizar (no sólo las más relevantes para ti, o las reuniones).

Este es un gran déficit que tienen las personas sobreocupadas, ya que indican como importantes ciertas cosas, y otras (que son las que suman detalles de valor) no las registran.

Un sistema que en lo personal me funciona es trabajar con listas dinámicas: por áreas (por ejemplo, temas con el gerente, para la reunión de x cosa, recordatorios personales) abres unas tres o cuatro categorías de listas, donde, a su vez, anotas en orden de relevancia las tareas a realizar. Y vas tachando de forma visible cuando has completado cada secuencia: este acto de resaltar lo que ya está terminado es fundamental para que tu cerebro te habilite la energía suficiente para continuar con las demás cosas.

4. Mantener sólo reuniones indispensables y bien organizadas

En las empresas con las que trabajo en Iberoamérica como su coach ejecutivo y de equipos parece que tienen el síndrome de la "reunionitis". Las programan a toda hora, con personas que quizás no deberían estar, y derrochan una cantidad de recursos extraordinarios.

La sugerencia es que las reuniones sean programadas a consciencia, con el temario circulado entre todos los presentes tres días antes, registro de las decisiones tomadas, y con plazos y responsables.

Además, una reunión general y frecuente no debería durar más de 30 a 40 minutos. El seguimiento posterior es clave para empezar a adquirir la gimnasia de hacer que sean productivas desde que comienzan hasta que terminan.

5. Administrar correctamente el flujo de trabajo

Otro punto débil de las personas que no saben gestionar la organización del trabajo es que por lo general asumen tareas sin consultar el propósito de ellas, o bien, en qué orden de prioridad hay que colocarlas.

En los últimos años se observa una tendencia en las empresas a que se agotan más rápido los mejores empleados, ya que son ellos los que suelen estar abrumados de tareas que los mas flojos no hacen por distintos motivos.

El aprender a priorizar entre urgente, importante, qué se puede delegar y qué dejar de lado por el momento es esencial para administrar el flujo.

La mayoría están operando en un nivel a ras del piso, cuando lo ideal es que puedan empezar a despegar hacia los asuntos más pesados e importantes del día, y complementar luego con el residual de tareas menores.

6. Dedicarse momentos personales cada día

Tan importante como cumplir en el trabajo, es dedicarse tiempo personal, hacer pausas y encontrar sentido en lo que estás haciendo. Muchas veces en la velocidad de lo laboral te postergas y dejas de lado la parte humana, esencial para que sigas viviendo lo que haces con pasión y energía.

Dentro de tu agenda o sistema de organización coloca las pausas y también las actividades personales impostergables: hazlas importantes.

En el trabajo es fundamental que hagas pausas: lo recomendable es una cada hora y media; que estires tu cuerpo; que aprendas a respirar con diversas técnicas o practicar meditación y mindfulness para cargar las pilas; y que establezcas lo más claramente posible tus horarios laborales. Recuerda que tienes una vida personal que es la que le da sentido a tu existencia: no la postergues.

Si lo practicas lo suficiente, adquirirás la maestría en organización de tu tiempo, y así, descubrirás cómo haces espacio para conectarte con tu vida personal por más que tengas una agenda siempre al límite. *Daniel Colombo es facilitador y máster coach especializado en CEO, alta gerencia, profesionales y equipos; comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 29 libros