Cómo lograr una comunicación efectiva en equipos remotos

La comunicación es un instrumento fundamental que repercute en todas las esferas de la vida, incluyendo la laboral. En este nuevo contexto donde nos vimos obligados al trabajo 100% remoto, la comunicación, en algunos casos, se hizo aún más compleja.

Cuando trabajamos de forma remota es importante ver y analizar cómo nos comunicamos. En esta nueva realidad las herramientas tecnológicas que usamos habitualmente se han convertido en el principal medio de comunicación.

Esto tiene incidencia directa en las formas y los tiempos que hoy toman ahora las conversaciones, las cuales resolvíamos cara a cara anteriormente. Sumado a ello, este nuevo contexto también cambió nuestra disponibilidad. Por consiguiente, la optimización y organización del tiempo pasó a tener gran relevancia.

La comunicación virtual nunca va a reemplazar al trato personal, pero podemos ayudar para que se acerque lo más posible.

Buenas prácticas

Existen buenas prácticas para que la distancia no interfiera en nuestras comunicaciones:

Mejora de los tiempos de respuesta

Si estoy siguiendo un tema trato de cerrarlo antes de responder un chat. Si se trata de un tema urgente para resolver por mail, puedo aclararlo en el asunto de este. Otra buena práctica es arrobar a las personas tanto en chat como en los mails para dejar claro a quien le estoy pidiendo una acción o respuesta. Y, por último, finalizar un tema antes de pasar al siguiente también nos ayuda a ordenarnos.

Planificación del tiempo

Organizar el día, bloqueando espacios para dedicarlos 100% al trabajo que requiera concentración, sin atender chats ni otras distracciones. Esto mejora la productividad y atención.

Cuando hay una reunión o presentación con más personas, es importante tener tanto la información como el soporte visual preparado para cuando sea necesario, a fin de facilitar el entendimiento de lo que se presenta. Asimismo, parte de la planificación también es programar tiempos de descanso.

Comunicación cara a cara

La comunicación de manera virtual nunca va a reemplazar al trato personal, pero podemos ayudar para que se acerque lo más posible. Cuando nos conectamos con alguien, siempre es mejor estar en un lugar sin interrupciones. Es por eso por lo que conviene revisar que tengamos una buena conexión a internet, y que prendamos la cámara para ver nuestra comunicación no verbal.

Buen uso de las herramientas

Muchas veces las herramientas que usamos a diario no están siendo aprovechadas al 100%. ¿Quién no participó en un workshop para descubrir que las herramientas que usamos para hablar con nuestros equipos permiten hacer cosas que no conocíamos? Siempre esta bueno investigar cómo funcionan las herramientas, compartir tips con colegas cuando descubrimos algo nuevo, y preguntar, preguntar, preguntar.

Mantener el contacto con las demás personas

Esto es muy importante para informarnos, intercambiar ideas y socializar. Mantengamos activa la comunicación, siempre.

Verónica Fernández Elizate: "La optimización y organización del tiempo pasó a tener gran relevancia".

Así también existen acciones y actividades como ser reuniones efectivas, comunicación asertiva, generación de contenidos, kit de trabajo remoto, entre otras herramientas que tienen como fin conformar grupos que permitan a todas las personas participar y relacionarse.

Mejorar las comunicaciones, ya sean con fines laborales o personales, es clave para las relaciones. Es muy importante tenerlo en cuenta y trabajar para continuar optimizándola. Pero siempre, en todo momento, mantengamos en contacto.

(*) Especialista senior en contratación en intive.