Cinco claves para la toma de decisiones en contextos volátiles y complejos

Las condiciones en que se mueven hoy las empresas y las personas que trabajan en ellas son muy distintas a las que conocíamos hasta hace unos años. Eso hace que, lógicamente, los procesos también vayan evolucionando.

Uno de esos procesos es la toma de decisiones, que se vuelve mucho más crítica en el marco de lo que llamamos un contexto VUCA (volátil, incierto, complejo y ambiguo, por su sigla en inglés).

A partir de esta nueva realidad, que pone a las compañías ante desafíos mayores, se pueden determinar cinco aprendizajes clave que nos ayudarán a tomar mejores decisiones:

1. Clarificar los roles entre todos los involucrados en una decisión

Ahora que mucha más gente participa en las decisiones, para evitar idas y vueltas innecesarias debemos asegurarnos de que todo el mundo sepa qué tiene que hacer. "Si observamos en una empresa quién dice tener algún rol en la toma de decisiones críticas, muchas veces nos encontramos con que hay cinco personas que dicen tomar una decisión, o cuatro personas que dicen poder vetarla. Imaginemos la agilidad de una compañía si cuatro personas pueden frenar una decisión", señala Federico Esseiva, socio y director de Tandem, Soluciones de Decisión.

2. Entender la incertidumbre en las decisiones que tomamos

Para cumplir este punto, el primer paso es reconocer lo que no sabemos. Para el experto de Tandem, si sobreestimamos nuestra capacidad de predecir y confiamos ciegamente en el 'forecast' que hacemos, terminaremos con problemas de falta o exceso de stock, por ejemplo.

Hay que luchar contra esa tendencia natural que se llama efecto de sobreconfianza e incorporar la incertidumbre en los análisis.

3. Diseñar un sistema de reuniones eficiente que genere acuerdos de verdad

Tomar decisiones y no implementarlas es lo mismo que no tomarlas, pero más costoso. Por eso hablamos de generar acuerdos sólidos que después se cumplan.

"Se trata entonces de diseñar un sistema que nos permita establecer cuáles son las decisiones críticas, tener los comités ordenados de manera correcta, saber qué se va a decidir en cada reunión y, en consecuencia, quiénes deben participar. Una vez determinado eso, necesitamos un método adecuado para no caer en las denominadas trampas de grupo, que desvirtúan los debates y condicionan las decisiones. Y necesitamos, por último, tener conversaciones de verdad. Si no nos animamos a tener conversaciones honestas, estamos perdidos", indicó Esseiva.

"Las mejores decisiones salen cuando hay conflicto, no cuando ya desde un comienzo todos están de acuerdo", apuntó.

4. Distinguir cuándo es conveniente utilizar la intuición y cuándo no

Cuando hablamos de la intuición, nos referimos a la experiencia acumulada: cuando uno sabe algo y no sabe bien cómo lo sabe, sino que le viene la respuesta.

Hay tres tipos de decisiones: las decisiones casuales, que se toman en pocos segundos o minutos y tienen bajo impacto; las decisiones conscientes, donde ya nos damos cuenta de que las estamos tomando; y las decisiones complejas, a las que se dedican semanas o meses y tienen un impacto mucho más grande.

"Para cada tipo de decisión debe utilizarse el método más adecuado. No tendría sentido tomar una decisión de las complejas de manera intuitiva, ya que sería muy riesgoso. Del mismo modo, no tendría sentido tomar una decisión de las casuales con un proceso estocástico colaborativo. Lo que necesitamos es usar la intuición, educada para las decisiones de todos los días, y escucharla para el resto, pero tener a la vez cierta metodología. Cuanto mayor impacto tenga esa decisión, más peso deberá tener la metodología y menos la intuición", puntualizó Esseiva.

5. Necesitamos reconocer las trampas de la mente

Todos caemos en una serie de trampas cuando decidimos. Es importante entenderlas, conocerlas, para saber evitarlas.

Con las ilusiones cognitivas pasa lo mismo que con las ilusiones ópticas. Cuando tomamos decisiones, ponderamos resultados posibles para cada alternativa que evaluamos.

Lo cierto, dice el experto de Tandem, es que somos muy malos tanto para estimar los resultados como para estimar las probabilidades, y que estamos condicionados por distintos sesgos cognitivos. Por lo tanto, es muy peligroso dejarse arrastrar por estas trampas, porque nos llevarán a tomar decisiones desacertadas.