¿Cómo elegir un software especializado para actividades de exportación?

A la hora de elegir qué tipo de solución implementar en una empresa, hay que tener en cuenta en que rubro se desarrolla, y qué caracterí­sticas tiene el sector especí­ficamente.

En el caso de las compañí­as exportadoras, por ejemplo, hay varios aspectos particulares a observar para encontrar la mejor solución informática.

Cada industria tiene un foco en el análisis de información o en el uso de la información de los flujos de trabajo relacionados con la información que es especí­fica del rubro.

Buscar una solución que haga foco para encontrar la mejor ecuación de informatización de las empresas.

En algunos casos, el ciclo del negocio es muy especí­fico, como en el caso de las exportaciones.

Orden de embarque, orden de compra, recepción de mercaderí­a, despacho a puerto, declaraciones juradas, facturas de venta, cobranza, permiso de embarque, pago de derechos, cobro de reembolsos, la administración de un proceso de exportación tiene sus necesidades especí­ficas.

Por empezar, dos necesidades especí­ficas: una es la gestión comercial, sobre todo cuando son exportadoras que no producen los bienes que comercializan si no que son agentes comerciales que compran y que venden.

En ese caso, lo que hay que proveer es un planeamiento de ventas vinculado a un planeamiento de compras que este articulado conjuntamente.

Es decir, una solución que brinde un seguimiento que permita presupuestar correctamente aquello que se va a vender, más los costos que va a tener y que, además, estos se sigan correctamente después para también entender toda la gestión de negocio, operación por operación.

Esa es una necesidad del seguimiento económica de cada operación.

Pero, además, tenemos la segunda necesidad que está vinculada a la complejidad de la operación en sí­.

Porque en este sector hay muchos pasos administrativos y logí­sticos que requieren también una operatoria especí­fica: En el caso que uno produzca artí­culos que requieran su elaboración al momento que define la venta: hay que atender desde la planificación de la logí­stica de producción, hay que seguir a los proveedores para que entreguen la mercaderí­a tal como fue ordenada, el control de la logí­stica hasta el embarque, ya sea marí­timo o aéreo, y el destino.

Pero, además, es una necesidad o una conveniencia de la empresa la de permitir que terceros, que no tienen relación directa con la empresa, también generen información del proceso: por ejemplo, el despachante de aduana, el transportista, el productor –si no es la misma compañí­a la que produce.

Toda la información que estos actores producen es necesaria e importante para completar el flujo de trabajo con éxito.

En estos casos es invaluable la posibilidad de contar con un sistema online para gestionar todas las operaciones y entender como resultan y para administrar la logí­stica hasta destino.

Actualmente en el mercado podemos encontrar dos tipos de soluciones de software de gestión de empresas: el que está especializado en una industria determinada, o ERP horizontales con modelos de implementación que se aproximen a sus propios negocios.

Si bien los ERP suelen ser más versátiles y su desarrollo tiene una mayor inversión tecnológica, el problema es que muchas veces carecen de herramientas que atiendan a situaciones especí­ficas del core business de la empresa.

Para decidir qué tipo de software elegir, es importante analizar las distintas alternativas en el contexto de la empresa: si su negocio central necesita focalizar la atención en la automatización de sus procesos, y requiere tiempos de implementación cortos conviene ponderar mejor a las soluciones verticales.

Por otro lado, cuando la demanda es de soluciones de backoffice como tesorerí­a, contabilidad, cuentas a cobrar y pagar, probablemente las soluciones horizontales tengan mejores herramientas.

Pero también hay intersecciones y uniones disponibles en el mercado.

Llamamos Intersecciones a las soluciones para industrias verticales con capacidades de software horizontal, y Uniones al software horizontal que incluye facilidades para ser integrado a módulos verticales especí­ficos de otros fabricantes.

Sin duda, cuando la intersección está disponible, es siempre la más respuesta efectiva para informatizar las operaciones de una empresa exportadora.

Blas Briceño es presidente de Finnegans, www.finnegans.com.ar

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