Sistemas ERP en Pymes: la clave para agilizar los negocios y optimizar costos

Las Pymes se encuentran en este 2018 frente a una coyuntura volátil, que puede poner en riesgo la rentabilidad y, en algunos casos, hasta su capacidad para sostenerse en el mercado.

"Las Pymes están pasando por un momento bastante complejo dado el escenario económico en el que estamos, porque la marcha sobre el plano inclinado es difícil. El viento de la inflación que eleva los costos y achica la rentabilidad sigue soplando contra la pequeña y mediana empresa. La mochila impositiva se torna cada vez más pesada, y los consumidores van perdiendo el aliento por el recorte de su poder adquisitivo", señala Gabriela Robledo en Carta Financiera.

Ante este contexto desafiante, los dueños o directores de las empresas también deben considerar que –como pilotos de tormenta– los tiempos exigen la rápida toma de decisiones estratégicas.

Entre las variables que están al alcance de la elección de las Pymes están la fijación de precios de venta, compra de maquinarias, capacitación del personal y la incorporación de software de gestión que le permita mejorar la rentabilidad del negocio.

Este último ítem tiene una ventaja y debería privilegiarse, porque la nueva tecnología impacta favorablemente en la optimización de todos los demás procesos de una empresa.

En este contexto, aparecen como ideales los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning, Planeamiento de los Recursos Empresariales), que ofrecen grandes beneficios para agilizar la operatividad de cualquier negocio.

Un ERP es un software que automatiza, integra y controla los procesos de toda la empresa en un solo lugar. Además, obtiene y comparte la información en tiempo real, clave para la toma de decisiones. Por eso, con el uso de un sistema unificado de gestión la empresa reduce drásticamente sus costos de operación y aumenta sus oportunidades comerciales.

Sin embargo, la adopción de este ventajoso tipo de sistemas puede enfrentar resistencias en las propias empresas, que a veces –desde el equívoco– ven a la transformación digital como un paso que pueden esquivar.

Uno de los mitos más usuales es que los sistemas ERP sólo son para grandes firmas. Pero hoy la realidad es que este software es utilizado por todo tipo de empresas que buscan integrar y controlar sus procesos. El tamaño de la compañía no importa, ya que son sistemas flexibles que se personalizan de acuerdo a las necesidades y características de cada negocio.

Por caso, Thomson Reuters* ofrece su Bejerman ERP para compañías medianas y creó InfoUno para empresas más pequeñas.

Bejerman ERP puede tomarse como ejemplo de un sistema de su clase. Se destaca por permitir incorporar módulos específicos para los requerimientos de cada empresa. De esa manera se ajustan los costos y se tiene una base para luego escalar y sumar nuevas capacidades a demanda.

Entre las funcionalidades modulares se encuentran: compras y cuentas a pagar, finanzas, contabilidad, impuestos, producción, inventario y logística, activo fijo, comercio exterior, recursos humanos y otras.

Por el lado de InfoUno para negocios pequeños, sobresale porque se trata de una solución que funciona en la Web bajo el paradigma del Cloud Computing, por lo que no requiere instalación de software ni tampoco invertir en hardware.

Precio e implementación

Suponer que un ERP tiene un costo prohibitivo es un mito gemelo del que lo coloca como una opción sólo para las grandes empresas.

La verdad es que hoy en día, como se vio más arriba con los productos de Bejerman, existen soluciones a medida –tanto en funcionalidades como en costos– para negocios de cualquier escala.

De hecho, el correcto asesoramiento es crucial para evitar que la empresa invierta en un sistema sobredimensionado y que no se corresponda con sus necesidades reales.

Un ERP demasiado complicado, con excesivas funcionalidades, acaba por infrautilizarse. Por eso es importante que el sistema de gestión sea sencillo de instalar, cuente con adecuado soporte y un buen plan de capacitación del personal.

Desde Thomson Reuters detallan que, para la instalación y configuración de un sistema, sus profesionales trabajan en conjunto con los de la Pyme en cada etapa de la implementación.

Además, explican que la capacitación es fundamental para lograr un uso eficiente del ERP. Aquí tampoco hay complejidades innecesarias, porque se pueden definir distintos niveles de entrenamiento, según las necesidades específicas del personal.

Solidez de cara al futuro

La transformación digital es una realidad que las empresas no pueden ignorar, por el simple hecho que brinda ventajas competitivas esenciales en el mundo actual.

"Hay que entender que el proceso de digitalización es complejo, y que en muchos casos tiene que ser gradual. No se le puede ofrecer a una Pyme trabajar con robótica, sensores o IoT, cuando ni siquiera manejan un software de gestión", describe Mariano Mayer, secretario de Emprendedores y Pymes.

Incluso las compañías que ya utilizan una variedad de software (usualmente de diferentes proveedores y épocas) en sus distintas áreas, deben dar un paso más: el de unificar y comunicar las unidades de negocio para lograr una sinergia productiva.

Allí es donde el ERP, cuyo papel es el de incorporar toda la información en un solo sistema, juega un papel central.

En definitiva, el contexto económico demanda que las Pymes perfeccionen sus operaciones en pos de mejorar la competitividad. Y un sistema ERP, que ayuda a automatizar procesos, reducir costos de producción y tener control total de la empresa, puede ser un factor clave en lograr ese impulso transformador.

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* Thomson Reuters es el resultado de la adquisición de Reuters Group por Thomson Corporation en 2008. La compañía se posiciona como el proveedor líder mundial de soluciones e información inteligente para profesionales de los mercados fiscal, contable y de comercio exterior; legal; y de noticias. Tiene más de 45.000 profesionales en todo el mundo.

En Argentina, comenzó a operar con la agencia de noticias Reuters News, brindando servicios para los medios de comunicación nacionales. Luego comenzó su expansión en el país a partir de la adquisición de marcas como la editorial La Ley, Abeledo Perrot, Sistemas Bejerman S.A. y Softway. Hoy, opera en el país con una suite completa e integrada que reúne marcas y soluciones como: Reuters News para el mercado de noticias; Thomson Reuters La Ley, Legal One y ProviewTM para el mercado jurídico; ONESOURCE, CHECKPOINT, Onvio y Bejerman ERP para el mercado fiscal y contable; y ONESOURCE Global Trade (Powered by SOFTWAY) para la gestión de Comercio Exterior.

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