Time blocking: una alternativa para combatir la sobrecarga y el estrés laboral

Desde el comienzo de la pandemia ha habido un cambio particularmente pronunciado en el mundo del trabajo. Si bien es cierto que el desbalance entre actividad laboral y vida personal existe desde antes de la pandemia, para la mayoría de las culturas latinoamericanas, los límites entre el trabajo y la vida no eran tan difusos.

En estos años, muchos de nosotros nos volvimos hiperproductivos: respondiendo emails fuera de horario, preparando presentaciones durante el fin de semana y pasando incontables horas frente a una pantalla.

Si lo pensamos, es claro que, esta manera de trabajar no puede sostenerse a largo plazo, y ya tenemos evidencias de lo perjudicial que ha sido este exceso de trabajo desde casa para nuestra salud mental: estamos experimentando niveles de estrés, ansiedad y depresión sin precedentes, así como sensaciones de agotamiento emocional.

Estudios al respecto* mostraron un aumento significativo en el número de personas que declaran sufrir síntomas de ansiedad, depresión y estrés desde que comenzaron a trabajar de forma remota. También ha aumentado el número de consultas psicológicas y psiquiátricas en países de Europa y Latinoamérica , y cada vez se prescriben más medicamentos para que las personas puedan hacer frente a la sensación de apenas poder terminar el día laboral.

Entre lo urgente y lo importante

¿Por qué el equilibrio en nuestra rutina laboral nos resulta un desafío? Por el tiempo y cómo lo utilizamos. Las rutinas cada vez más sobrecargadas que hemos afrontado estos últimos años requirieron un tipo de funcionamiento cerebral "entrecortado".

En otras palabras, se le pide a nuestro cerebro que pase de una tarea a otra con demasiada frecuencia, mientras navegamos por una agenda abrumadora. Y eso es agotador para cualquiera.

Pasar de una actividad a otra constantemente consume energía

A veces es un trabajo analítico, otras uno creativo; algunas veces el trabajo implica relacionarse con otras personas, presentar ideas o conceptos de forma clara a un grupo, y otras se nos pide resolver un problema o ser detallistas. Todas estas formas de pensar requieren tipos de esfuerzos mentales muy diferentes entre sí.

Se necesita mucha energía para cambiar de un tipo de tarea a otra. Es indispensable tener en cuenta que nuestros cerebros están diseñados para prestar atención a una sola cosa a la vez, y que el multitasking a un ritmo acelerado y sostenido en el tiempo no es para nada beneficioso.

¿Qué es el "time blocking"?

El "time blocking" es una forma de organización del tiempo en "bloques" o segmentos según el tipo de actividad mental que cada tarea nos requiera; en este sentido, puede ser una herramienta clave para ayudarnos a conseguir el equilibrio en la forma en la que nos relacionamos con nuestro trabajo. Es una forma de hacer un mejor uso de nuestra energía y preservar nuestra salud mental.

Además, puede ayudar a muchas organizaciones que desde el comienzo del trabajo híbrido se han enfrentado, no solo a los desafíos de la deserción y retención, sino también a la pérdida de productividad de los colaboradores, agotados por la sobrecarga de trabajo.

Escuchamos todo el tiempo historias de desmotivación, falta de seguimiento en las tareas, o el tan temido "quiet quitting".

El "time blocking" es una forma sencilla pero eficaz de organizar la jornada laboral en franjas de actividades que requieren un tipo de funcionamiento cerebral similar entre sí.

El time blocking puede resultar más efectivo que el multitasking

De esta manera, se clasifican y agrupan las actividades que requieren el mismo tipo de trabajo mental para no desperdiciar energía en recargar, reiniciar y cambiar entre diferentes tareas tantas veces en el transcurso del día.

Por ejemplo, se pueden poner las reuniones individuales en un espacio de tres horas y luego pasar a tareas de trabajo creativo durante el resto del día.

¿Cómo aplicar Time Blocking?

Mi principal recomendación es analizar cómo es un día de trabajo y hacernos las siguientes preguntas:

• ¿Llevás una agenda cargada?
• ¿Mezclás muchos tipos de actividades diferentes que requieren distintos tipos de energía mental sin un orden claro y en un corto periodo de tiempo?
• ¿Al final del día tenés la sensación de no haber realizado ningún trabajo real? ¿Saltás de un tipo de trabajo a otro sin tener tiempo para hacer una transición?

Si ves que dedicás mucha energía en cambiar de un tipo de tarea a otra, y sentís estrés y cansancio, poner en práctica el "time blocking" puede ser de gran ayuda.

El autor: Mauricio Portillo es Talent Acquisition Director de R/GA

Cada persona es diferente, por lo que su aplicación también va a depender de cuándo y cómo trabajes mejor. Puede que haya momentos del día en los que preferís realizar un tipo de tarea por sobre otras (ejemplo: "soy más creativo a la mañana que a la tarde") o que tengas que probar diferentes enfoques para descubrirlo.

Se trata de una fórmula individual: no hay un modelo único que sirva para todas las personas.

Es clave reservar un tiempo entre bloques de diferentes tipos de trabajo para dar a la mente la oportunidad de recargarse antes de pasar a otro tipo de actividad. Porque, al fin y al cabo, cambiar de tipo de procesamiento mental es un trabajo en sí mismo.

Desaprender los viejos hábitos y utilizar eficazmente el "time blocking" puede llevar un poco de tiempo. Pero una vez que se incorpora al día a día, es posible descubrir cómo conseguir más y mejores resultados, con menos agotamiento, además de abrir las puertas a disfrutar de las actividades que realizamos, lo que se traduce en un equilibrio más saludable entre la vida laboral y la personal.

Es importante aclarar que el time blocking no es la solución a todas las frustraciones laborales pero puede generar más tranquilidad y una sensación de logro al final del día, ¿y quién no quiere eso?

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*Mauricio Portillo es Talent Acquisition Director de R/GA