¿Cómo hacer para sacar el recibo de sueldo digital?
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La AFIP implementó por grupo de empresas la obligación de presentar el Libro de Sueldos de forma digital, que permite el sistema de recibo de sueldo digital. El ente recaudador notificó en el domicilio fiscal electrónico de gran cantidad de empleadores que deberán ingresar en este servicio para ofrecer el recibo de sueldo digital.
Esto afecta a empresas, pequeñas y medianas que deben proveer el recibo de sueldo digital. Además, si no se cumple con esta obligación, no se puede generar el formulario de declaración jurada de cargas sociales mensuales. Por lo tanto, no se podrían abonar los sueldos.
Para confeccionar el recibo de sueldo digital se debe utilizar el servicio con clave fiscal denominado Libro de Sueldo Digital. Esta plataforma compatibiliza el sistema de liquidación de haberes de la empresa con los parámetros estándar de AFIP.
Así, el Libro Sueldo Digital es utilizado como portador de los datos de entrada, junto con la información disponible en los servicios Simplificación Registral – Empleadores y Sistema Registral.
A partir de ello, se elabora de forma remota un Libro de Sueldos legal y la declaración jurada mensual de cargas sociales (Formulario 931), que habilita al recibo de sueldo digital. Hasta ahora, este libro -establecido por la ley de Contrato de Trabajo- se hacía en formato físico a través de hojas fijas, móviles o microfichas.
Recibo de sueldo digital y su interacción con la AFIP
Dado que el sistema se nutre de diferentes fuentes de información e interactúa con varios sistemas de AFIP, antes de su puesta en producción es de vital importancia que cada compañía tenga actualizada la información en tales servicios y así ofrecer el recibo de sueldo digital.
Entre estos datos a verificar, se destacan el Convenio Colectivo de Trabajo, categoría laboral, puesto y domicilio de la empresa, entre otros.
Esa tarea de actualización implica un control previo de consistencia entre los servicios web de AFIP y las bases de datos de la empresa, para así proceder a la remediación de las múltiples inconsistencias que suelen tener lugar al momento de emitir el recibo de sueldo digital.
El servicio Libro de Sueldos Digital requiere también la compatibilización de los conceptos de liquidación del sistema de sueldos de cada compañía en función a parámetros definidos por la AFIP.
A este fin, deberá realizarse una tarea pormenorizada de clasificación y definición de todos los datos de liquidación que se van a utilizar, con su respectiva asociación a un concepto del organismo recaudador.
Esta tarea resulta ineludible ya que incidirá en la determinación de las distintas bases imponibles a partir de las cuales se calcularán los aportes y contribuciones que correspondan, destinados a los diferentes subsistemas de la Seguridad Social, y así emitir el recibo de sueldo digital.
Al momento de generar la declaración jurada, incidirá en el armado del cuadro de datos complementarios del F.931 que es consultado por otros organismos para otorgar o denegar distintos beneficios.
Cuestiones para tener en cuenta
Los empleadores deberán avanzar con las siguientes cuestiones antes de emitir recibo de sueldo digital:
- Realizar cruces de consistencia entre los servicios web de AFIP y las bases de datos de la compañía. Luego, remediar todos los errores encontrados, garantizando la validación y corrección de la información
- Parametrizar todos los conceptos en el formato que solicita el Libro Ley Digital, de modo tal de evitar correr riesgos con su carga; así como también realizar distintas pruebas durante el periodo de testeo para minimizar las inconsistencias al momento de la salida en vivo
Suelen surgir muchos inconvenientes en la implementación del recibo de sueldo digital para nóminas grandes, motivo por el cual, se sugiere encarar este tema con tiempo, realizar las pruebas pertinentes y apoyarse en sus especialistas internos y externos para asegurar una correcta transición.
El impulso de la pandemia
A raíz de la pandemia, muchas relaciones laborales no pudieron cumplirse bajo su modalidad habitual en forma presencial en las instalaciones del empleador, y se convirtieron en prestaciones laborales a distancia.
Muchas empresas mantienen el "home office" debido a la emergencia sanitaria y continuarán haciéndolo en el futuro hasta tanto puedan regresar a la nueva normalidad. Es muy probable que, aún luego de finalizada la pandemia, adopten un sistema mixto que combine la modalidad presencial con la virtual.
Una de las modificaciones que produjo el teletrabajo masivo fue que las empresas no pudieran entregar mensual o quincenal los recibos de haberes en formato papel o físico a sus empleados para que éstos los firmen de puño y letra o de forma ológrafa. Y así el recibo de sueldo digital tuvo un gran impulso.
Para salvar ese inconveniente, recurrieron al uso del recibo de sueldo digital que, si bien existe desde hace varios años, en la práctica solo era utilizada por empresas grandes, ya sea mediante la firma electrónica o la digital.
Estamos ante un paradigma que tiende a reemplazar al papel por el soporte digital, el cual nos permite agilizar la comunicación, concentrar la información y ahorrar gastos de papel, impresión y logística.
Cómo funciona en la práctica el recibo de sueldo digital
Ahora, si bien existen las ventajas citadas, también hay algunos interrogantes sobre la validez legal del recibo de sueldo digital luego de que varias normas dictadas por el Ministerio de Trabajo reglamentaran su emisión.
¿El recibo de sueldo digital impreso posee validez legal?
Sí, una vez que el empleador posea la autorización otorgada por el Ministerio de Trabajo para emitir recibo de sueldo digital.
¿Cómo descarga el empleado su recibo de sueldo digital?
Una vez que Recursos Humanos sube el recibo de sueldo digital al portal correspondiente, el empleado recibe un correo electrónico que notifica que tiene a su disposición un recibo para firmar.
Cada trabajador ingresa con su usuario y contraseña, y elige una de las dos opciones para firmar el recibo de sueldo digital: "Conforme" o "En disconformidad", o términos similares.
Luego puede imprimir el recibo de sueldo digital. Además, el empleado no debe concurrir a la oficina de Recursos Humanos a hacerse del recibo de sueldo digital, sino que lo recibe en el mismo momento que se acredita su salario.
¿La firma digital o la electrónica posee la misma validez para el recibo de sueldo digital?
No, de acuerdo con las resoluciones citadas del Ministerio de Trabajo sobre el recibo de sueldo digital, la firma digital es la única válida para el empleador y trabajador. Sólo la firma digital posee igual validez legal que la manuscrita.
¿Existen diferencias entre la firma digital y la electrónica?
Sí, la ley prevé la equiparación de la firma digital a la firma ológrafa o de puño y letra, ya que establece una presunción de autoría en el sentido en que toda firma digital pertenece al titular certificado que permite la verificación de la firma en el recibo de sueldo digital.
También existe una presunción de integridad al disponer que, si el resultado de un procedimiento de verificación de una firma digital aplicado a un documento digital es verdadero, se presume, salvo prueba en contrario, que no ha sido modificado desde el momento de su firma.
Recibo de sueldo digital y las firmas válidas
La firma digital (basada en criptografía) tiene mayor validez legal que la electrónica para el recibo de sueldo digital.
A diferencia de la firma digital, la electrónica carece del mismo valor probatorio y de la presunción de autoría e integridad reconocidas a la firma digital para el recibo de sueldo digital.
En consecuencia, las comunicaciones virtuales firmadas electrónicamente no serían equiparables jurídicamente a un documento firmado digitalmente, y su validez legal y fuerza probatoria –así como las características de confiabilidad, integridad y transmisión– se ven relativizadas para el recibo de sueldo digital.
En el caso que el destinatario del recibo de sueldo digital (el empleado) impugnara en un eventual conflicto judicial la validez o existencia de éstos, el empleador deberá acreditar la existencia, fecha y certeza del recibo, así como su contenido mediante medidas de prueba tradicionales. Eso consiste en pericias contable e informática, y oficio a la entidad bancaria en la cual se depositan los haberes mensuales, entre otras.
¿Qué firma conviene utilizar por parte de las empresas?
No existen dudas respecto al mayor valor probatorio de la firma digital respecto a la electrónica en el recibo de sueldo digital, debido a que la primera goza de una presunción de autoría y de integridad. Por ello, se sugiere su implementación tanto para el empleador como para los empleados.
La firma electrónica también sirve para el recibo de sueldo digital. Las cuestiones operativas y de costos respecto a la implementación de la firma digital para el recibo de sueldo digital deberán ser evaluadas internamente por el empleador.
En el caso que la empresa decida implementar la firma electrónica para sus empleados, se destaca que frente al desconocimiento de la firma por el empleado será la empresa quien deba demostrar por medio de las denominadas pruebas tradicionales que efectivamente se cumplió en tiempo y forma con el pago del salario. No obstante, esta contingencia no es nueva ni producto de la firma electrónica, sino que es la que existe actualmente con los recibos en formato papel.
La transformación digital que irrumpió a causa de la pandemia, con la consecuente necesidad de adaptarse –tanto para los empleados como para los empleadores–, llegó para quedarse y sin dudas su uso será cada vez más habitual.
Recibo de sueldo digital: ¿es válido en un juicio laboral?
Entre muchos interrogantes, con el comienzo de la cuarentena se plantearon los siguientes: ¿Cómo enviar a los trabajadores, muchos de ellos en sus casas, sus recibos de sueldo en tiempo y forma? Y, asociado al mismo, otro aspecto clave: ¿Cómo hacerlo si los equipos de Recursos Humanos estaban también en régimen de trabajo remoto?
Es así como los recibos de sueldo también comenzaron a formar parte masivamente de la transformación digital que atravesó y seguirá atravesando a las empresas argentinas. Es cierto que la respuesta estaba planteada desde 2011, con normativas existentes, pero la pandemia ayudó a acelerar decisiones, políticas y procesos como nunca.
En rigor, desde hace casi una década existen normas que establecen procedimientos de aprobación del Ministerio de Trabajo para que las empresas puedan implementar el recibo en formato digital. Sin embargo, eran largos y tediosos, y muchas empresas llegaron a desistir en el intento.
Esta situación cambió hace poco más de un año y se vio acelerada en los últimos meses. Con el dictado de la Resolución 346/19 del Ministerio de Trabajo, las compañías pueden optar entre recibos de sueldos en formato papel o digital.
Además, elimina la necesidad de contar con el permiso de la autoridad de aplicación para emitir el recibo digital. Por supuesto, aquellas que se inclinen por el formato digital deben garantizar el cumplimiento de los requisitos de la Ley de Contrato de Trabajo (LCT) y la Ley de Firma Digital.
Ventajas ecológicas del recibo de sueldo digital
Históricamente la importancia legal del documento ha llevado a las empresas a dedicar tiempo, dinero y espacio (mucho de los tres) para la gestión de los recibos de pago.
La despapelización derivada del formato digital, no sólo conlleva ahorros monetarios para las empresas, sino que es amigable con el medioambiente y coopera con la sustentabilidad.
Estas ventajas asociadas son otro punto a favor destacado por los equipos de Recursos Humanos, en especial por aquellos dedicados a la liquidación del payroll. También trae otro beneficio, ya que el equipo de Outsourcing de Nómina puede trabajar tanto con clientes nacionales como internacionales con la misma velocidad y seguridad en el intercambio de la documentación.
La oferta de herramientas para implementar el recibo digital es variada. En el mercado existen distintas plataformas que permiten cumplir con todos los requisitos formales, que facilitan la gestión de los recibos de sueldos y otros documentos laborales.
La lista de ventajas asociadas a este cambio es la siguiente:
- Simplifica el proceso de entrega, firma, control, seguimiento y guardado de los recibos.
- Reduce costos, tiempos y espacio.
- Minimiza errores operativos propios de la gestión manual.
- Incrementa la seguridad de la información.
- Asegura la confidencialidad y el resguardo.
- Brinda accesibilidad en cualquier momento y desde cualquier dispositivo con Internet.
La seguridad de la firma digital
El Ministerio de Trabajo incorporó en 2011 la posibilidad de emitir el recibo de haberes mediante soporte digital, y así contar con una alternativa a los recibos de haberes en papel que habitualmente se utilizan.
Para acreditar la autenticidad de la firma del recibo de haberes en forma electrónica se requiere la implementación de un sistema que debe estar aprobado por una autoridad certificante.
Esto permite garantizar que la identidad del empleado no ha sido alterada, que la firma electrónica se corresponde con la persona a quien se la atribuye, y que, por ende, es el titular de esta, según los defensores del mecanismo.
Desde la empresa deberá garantizarse la recepción por parte del trabajador mediante su acceso a la Intranet en donde se lleva adelante la firma o desde Internet en forma segura, con la utilización de usuario y clave y un sistema de firma digital debidamente instalado.
Incluso, se deberán arbitrar los medios para posibilitar su eventual impresión de manera gratuita por parte del interesado. Estos tienen una clave pública y una privada que actúan en forma diferenciada. Se vale de una tecnología llamada "criptografía asimétrica" para generar dos claves matemáticamente complementarias:
- Una "privada", solo conocida por el que firma el documento
- Otra "pública", que utilizan los terceros para verificar la firma digital
Si el signatario estampa una firma de puño y letra para su identificación, de modo similar puede hacerlo con una firma digital en el documento electrónico. Esa marca efectuada sobre el documento electrónico permite detectar cualquier alteración producida sobre éste en forma posterior a su firma, evitando así la comisión de cualquier tipo de fraude.
Esto fue sostenido muchas veces por la Justicia del Trabajo al referir que no se puede verificar que el trabajador haya sido quien suscribió el recibo. Para esta situación es donde aparece la figura del "certificador licenciado".
El certificador licenciado puede ser una persona de existencia ideal, registro público de contratos u organismo público que expide certificados, que presta otros servicios en relación con la firma digital y cuenta con una licencia para ello, otorgada por el ente licenciante que es el propio Estado nacional.