La curiosa ley que explica por qué hay empleados cuya única función es convocar a reuniones inútiles
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¿Has notado que si tienes dos horas para hacer una tarea la terminas pero si tienes cinco, te toma todo ese tiempo?
"El trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización".
Eso escribió en un ensayo humorístico y paradójico para la revista The Economist en 1955 Cyril Northcote Parkinson, probablemente sin anticipar que iba a ser citada repetidamente por personas frustradas en todo el mundo.
Tuvo eco porque "captura algo que puedes reconocer instantáneamente como verdad", señala Phil Coggan, columnista de The Economist sobre gestión y trabajo.
"Posponemos las cosas y todos tratamos de prolongar las tareas si no tenemos nada más que hacer en el día".
La frase empezó a conocerse como la "ley de Parkinson" y, así como la ley de Boyle explica cómo el gas se propaga hasta ocupar un espacio, esta habla de cómo el trabajo se expande para llenar el tiempo.
Según el creador mismo, "es una ley fundamental de la burocracia".
"Es una ley de la naturaleza, por supuesto: yo no la inventé, la descubrí. Y tiene una serie de corolarios importantes", decía.
Y son esos, para Coggan, lo más interesante del ensayo.
Muchos para hacer poco
Después de los dos párrafos en los que explica la idea básica de que estiramos nuestra tarea hasta llenar el tiempo disponible, "la mayor parte (del texto) trata sobre la burocracia y cómo a los funcionarios les gusta nombrar a otros funcionarios para que trabajen para ellos".
El trabajo crea trabajo, para hacer frente a ese nuevo trabajo empleas subordinados, lo cual crea más trabajo...
Al final, el trabajo está infestado de empleados encargados de que se haga el trabajo, que en realidad no están haciendo ningún trabajo.
Es burocracia sin creatividad.
Coggan admira la sucinta observación de Parkinson sobre cómo la capacidad de trabajo añadido supera con creces la demanda.
"Tiene una explicación maravillosa de por qué ocurre eso: no empleas a un solo subordinado porque puede convertirse en tu rival, así que nombras dos o tres, para que compitan entre sí y no contigo.
"Luego, pasas mucho tiempo instruyéndolos sobre el trabajo que tienen que hacer, y revisándolo una vez que lo han hecho.
"Yo fui brevemente funcionario antes que periodista, y lo que ocurría era que escribías un memorándum que pasaba al siguiente nivel y luego al que estaba por encima, y eventualmente a otros tres superiores.
"Al final, se produciría algo que casi no tenía relación con el inicial. Pero eso creaba trabajo para muchos y justificaba sus posiciones y sus salarios más altos.
"Esa es la forma maravillosa en la que Parkinson explicó por qué la burocracia tiende a multiplicarse".
¿Hacemos una reunión?
Parkinson era un historiador naval pero su resumen sucinto y entretenido del comportamiento humano lo convirtió en un famoso comentarista sobre estructuras organizativas e hizo carrera como orador corporativo..
Y aunque estamos hablando de estructuras que crecían con relaciones internas cada vez más complicadas hace 70 años, muchos argumentan que en la actualidad tales problemas todavía existen: que muchos lugares de trabajo siguen siendo como un organismo vivo que crece y se reproduce.
"Algo similar sucede hoy, por supuesto, con las reuniones", señala Coggan.
"Cuando empecé a ser columnista inventé una ley que dice que el 80% del tiempo del 80% de la gente en las reuniones se desperdicia y creo que es una regla bastante general.
"La mayoría de los asistentes a las reuniones están ahí, cruzados de brazos o mirando sus teléfonos, esperando a que estas terminen".
Una regla que quizás debería existir es que no debería convocarse otra hasta que no se compruebe que algo tangible ha ocurrido desde la reunión anterior.
"¡Pero aún así probablemente convocarían una prerreunión para discutir qué se discutirá en esa próxima reunión!".
El coeficiente de ineficiencia
Como tantos, al físico matemático Peter Kilmek tampoco le gusta malgastar su tiempo en reuniones.
Es miembro del Centro de Ciencias de la Complejidad de Viena y, entre otros logros, fue el primero en demostrar matemáticamente que con el tiempo los gobiernos están destinados a volverse ineficaces.
Pero hace unos años, después de que su empleador, la Universidad Médica de Viena, hiciera una reestructuración, descubrió que el tiempo que tenía que dedicar a comités y otras tareas administrativas se multiplicó por cinco.
"Pasamos de ser un grupo de entre cinco y 10 personas a ser un departamento de 80, y pensamos que íbamos a ser más productivos. Pero ocurrió lo contrario: estábamos cada vez más agobiados por el trabajo burocrático, que es lo que queríamos evitar.
"Siendo investigadores, nos dio curiosidad".
Por casualidad, había leído un libro de Parkinson y quiso convertir la ley y algunos de sus corolarios en un modelo matemático que pudiera ser probado, en particular algo que llamó el "coeficiente de ineficiencia".
Y tras analizar gabinetes de todo el mundo, concluyó que el 20 era el número mágico, la cantidad de miembros que separaba a los órganos eficaces en la toma de decisiones de los que no lo eran.
El equipo de Kilmek, utilizando un modelo basado en redes de flujo de información, confirmó el descubrimiento.
El modelo matemático ha servido para evitar el crecimiento burocrático inútil y para aconsejar, con el respaldo de la ciencia, que "si tienes una decisión importante que tomar, no incluyas demasiadas personas".
Burocracia en cuarentena
Pero ¿sigue siendo válida la Ley de Parkinson en esta época en la que muchos trabajamos en casa?
Coggan argumenta que antes de la pandemia gran parte de nuestro comportamiento estaba impulsado por el hecho de que en cualquier organización había un jefe observando.
"Sabemos que tenemos que mostrarle a nuestro jefe que estamos ocupados, así que hemos desarrollado a lo largo de años estrategias —como mirar los documentos, hacer llamadas telefónicas, etc.— para llenar el tiempo.
"Pero en la cuarentena dejamos de ser observados directamente por el jefe y pienso que eso ha dividido a la gente en dos grupos.
"Los holgazanes pueden ser eficientes y hacer las tareas lo más rápido posible, para que el resto del tiempo sea de auténtico ocio, sin tener que pretender que están trabajando.
"Para ellos, la ley ahora es: 'el trabajo se encoje para llenar el menor tiempo requerido'.
"Pero hay otro grupo, que llamo los estajanovistas (personas de la ex Unión Soviética que eran excepcionalmente trabajadoras y productivas), que están ansiosos pues les preocupa que parezca que están holgazaneando en casa.
"Para ellos, se disolvieron las barreras entre la oficina y su hogar, de manera que hasta trabajan más que antes.
"Para ellos, 'el trabajo se expande para llenar todas las horas'".
Entre tanto, los jefes han tenido que encontrar maneras de hacerse notar.
"Los gerentes también tienen que demostrar su valor. Cuando estás en una oficina convencional, deambulan, vienen y charlan y así. Es más difícil hacer eso cuando la gente está trabajando desde casa, así que Zoom es ideal para este propósito", apunta el columnista.
"He hablado con muchos gerentes y dicen que se pasan los días en reuniones Zoom".
Así que para los gerentes, esa herramienta se ha expandido para llenar el tiempo disponible.
Parkinson no era un activista, escribió una broma que —como todos los chistes buenos— se basaba en una verdad que se vuelve más cierta a medida que crece la burocracia.
A él las instituciones le parecían graciosas. Si trabajas en una, es mejor que les encuentres la gracia o corres el riesgo de perder la cordura, o hasta tu empleo, si descubres que es uno de esos creados para que otro estuviera encargado de supervisarte, justificando el trabajo de otro más a quien ascendieron, porque su jefe quería un salario más alto y...