Teletrabajo: trucos para entrenar tu capacidad de atención y ser mucho más eficiente

Llegaremos a casi ocho meses de aislamiento social, preventivo y obligatorio (ASPO) y es evidente que a muchos empleados que pasaron ese tiempo prestando tareas desde sus hogares, esa modalidad les quedó como anillo al dedo.

A otros el cambio no los favoreció. Sin llegar a casos extremos de burnout, estrés o ansiedad –que los hay- simplemente la autogestión de tareas no es algo que todas las personas sepan realizar naturalmente de manera eficiente. Tampoco eso es algo que se aprenda en la etapa académica, y esa es quizás una de las grandes lecciones que se deberían incorporar para la futura "nueva normalidad".

Hubo también, y hay que decirlo, extensiones de la jornada laboral de parte de empresas y managers que consideraron que desde sus hogares los colaboradores deberían estar disponibles 24x7. Aprender a poner límites no siempre es sencillo, pero es una "soft skill" que estará en amplio crecimiento seguramente.

¿Pero qué hacer en esos casos en los que las jornadas interminables son consecuencia directa de la capacidad de atención y concentración de los propios trabajadores? En esos casos, está en sus propias manos la posibilidad de mejorar su propio bienestar y productividad.

Está claro que no es sencillo para quienes no cuentan con espacios adecuados en sus hogares para teletrabajar o que deben balancear el cuidado del hogar y de terceros con las obligaciones laborales. Es que el trabajo a distancia durante el ASPO no es lo mismo que teletrabajo tradicional.

Más allá de esas diferencias, hay cosas que las personas pueden hacer para entrenarse en lo que hace a mantener la atención, mejorar sus niveles de productividad y reducir las horas de más que están invirtiendo por la imposibilidad de concentrarse.

Tipos de atención

Cuáles son los principales distractores y cómo funcionan los tres tipos de atención.

Para lidiar con la falta de capacidad de atención, el primer paso es entender cómo funciona.

Coaching Group viene estudiando el tema hace tiempo y notó cómo en esta etapa de pandemia los colaboradores que trabajan desde la casa tienen múltiples elementos distractores que les hacen perder foco, atención y concentración en sus tareas cotidianas.

Entendieron que hay al menos tres tipos de distractores que complicaron a los teletrabajadores en esta etapa. Unos son los propios del hogar que no suelen estar presentes en la oficina (la tele, las consolas de juegos, etc.), otros son los que derivan de la convivencia familiar y el cuidado de la casa.

"El tercer factor está directamente relacionado con el anterior y son las personas que comparten este espacio antinatural de trabajo y las razones por las que están ahí. Puede que nuestra pareja también esté haciendo teletrabajo como nosotros y eso demandará también sus tiempos, espacios y obligaciones. Problema que se complica más aún si nuestros hijos mayores también hacen teletrabajo o estudian. Y para los pequeños en edad escolar, especialmente la primaria, el nivel en que nos demandan es aún mayor," explicó a iProfesional Pablo Gabriel Llanos, director ejecutivo de Coaching Group

A diferencia de lo anterior, en una oficina la organización está centrada en que todos los que conviven están en ese espacio por el mismo motivo, por una tarea en común y objetivos compartidos.

"Un cuarto factor que potencia las carencias en nuestras capacidades atencionales es el mismo contexto de la pandemia y la cuarentena obligada que provoca, en el mejor de los casos, miedos, ansiedad generalizada, tensión, incertidumbre y la preocupación lógica por los problemas de una economía deprimida. Todo esto preocupa aún más por no ver el final de esta historia", añadió el experto de Coaching Group.

La investigación de este grupo giró en torno al proceso cognitivo por el cual prestamos atención a una cosa, un trabajo o una acción determinada y desarrollamos un plan para controlarlo y entrenarlo. Así descubrieron que hay tres tipos de atención que usamos todo el tiempo pero de manera inadvertida o inconsciente.

Los tres tipos de atención son los siguientes:

• Atención Dividida: inicialmente tenemos múltiples estímulos que atender ante una situación determinada. Por ejemplo, al comenzar nuestra jornada laboral, tenemos por delante múltiples obligaciones y rutinas por cumplir, además de todas las tareas del hogar que también ocupan nuestro tiempo y atención.

"Encender la computadora, consultar nuestro WhatsApp, ordenar el escritorio de trabajo, o redactar un informe para muestro jefe son todos puntos o frentes que atender de nuestro trabajo. Tomar una taza de café, ducharnos, los niños que nos reclaman, la TV o radio encendidas, nuestra pareja que nos pide algo y los imprevistos que surgen todo el tiempo en el contexto de una casa son los elementos distractores de las anteriores", dijo Llanos.

• Atención Selectiva: se pone en juego cuando priorizamos y decidimos con cuál de todos estos pendientes empezar. Por medio de este tipo de atención elegimos poner el foco en un elemento o tarea determinada (por ejemplo, elegimos redactar el informe para nuestro jefe), aislándolo del resto de los estímulos del entorno.
• Atención Sostenida: es la que surge luego de las demás, el proceso por el cual mantenemos el foco en el elemento elegido (la acción o tarea concreta seleccionada) durante un tiempo de manera efectiva.

En este marco, Llanos explicó que lo le ocurre a las personas que tienen problemas para concentrarse en el trabajo es que no tienen desarrollada la atención sostenida. "Les cuesta concentrarse, se cansan rápidamente y son menos eficientes, es decir, tardan más tiempo que otras en realizar una determinada tarea debido a que se distraen permanentemente". Esto último puede llevar a que además cometan más errores al realizar una tarea.

"La atención sostenida tiende a decaer después de cierto tiempo, por eso es fundamental desarrollarla y entrenarla regularmente", dijo el experto.

El cambio está en tus manos

Mejorar la productividad personal es posible si se entrena la atención

Al ser consultado sobre la atención sostenida, que es la que permite mayor nivel de productividad, Llanos remarcó que "ese tiempo puede variar de 15 minutos hasta 45 minutos pero también, si se entrena, se puede aumentar, incluso hasta dos horas, con una pausa en el medio. Más allá de esos tiempos, nuestra atención decae indefectiblemente, perdiendo eficacia en lo que hagamos".

También el consultor y Master Coach Daniel Colombo coincide en que la capacidad de atención puede ser entrenada. Él remarca que cuando hacemos una tarea que nos motiva y es significativa para nosotros, el tiempo parece "pasar volando", y eso es porque cuando ejercitamos el enfoque conectamos con la "atención plena".

"La concentración requiere de un dominio donde se conjugan los dos hemisferios cerebrales: el izquierdo, más mental; y el derecho, de las habilidades blandas. Es cuando tiendes puentes entre las cadenas neuronales que se produce este estado de elevación por sobre lo cotidiano. Sin embargo, como vivimos en un mundo lleno de interferencias, es necesario reeducar el poder de la atención y en foco", asegura Colombo.

Por eso, el asegura que para mantener tu foco en una tarea, es necesario darle espacio y crear las condiciones para que el cerebro actúe de manera libre, aunque orientada sobre la base de un proceso de pensamiento inicial.

Soluciones

Para mejorar la productividad hay que evitar el "multitasking"

Llanos asegura que mediante entrenamiento es posible que las personas aprendan a perder menos tiempo en la etapa de atención dividida y selectiva, y a pasar más tiempo en la etapa de atención sostenida, multiplicando su productividad.

"El proceso es progresivo, mejora con el tiempo y el entrenamiento y se trabaja en forma de rutinas ordenadas, con intervalos de descanso entre tarea y tarea. En esos tiempos de descanso la mente se puede desconectar haciendo algo distinto pero saludable, que no nos saque completamente de ese ‘stand-by’ o intervalo (salir a caminar o escuchar música, por ejemplo) en el cual necesitamos ‘recargar baterías’", aseguró a iProfesional.

Entre sus consejos para entrenar el cerebro y evitar su deterioro, hay algunos muy básicos como dormir "las horas necesarias, con higiene y calidad de sueño"; ejercitarse; planificar pausas (y respetarlas) y evitar la multitarea: "Hacer más de una tarea a la vez no es sinónimo de trabajar más sino de menos concentración en cada una con peores resultados", afirmó Llanos.

En esto coincide Colombo: "Hasta hace unos pocos años, ser ‘multitasking’ era un bien preciado en todo tipo de actividades. Esta posibilidad de asumir muchas tareas al mismo tiempo ahora es desafiada por las neurociencias, que explican no sólo del estrés que produce, sino de la ineficacia. Es preferible tomar las tareas esenciales de a una, con total foco en el resultado."

Pero otros consejos de Coaching Gropup vale la pena recordarlos: eliminar distractores como la televisión, la radio o las alertas del celular en horario de trabajo, no chequear el email todo el tiempo, armar playlists motivacionales para trabajar con esa música de fondo, y finalmente, realizar ejercicios de estimulación y rehabilitación cognitiva como test y juegos mentales para trabajar los distintos tipos de atención.

Colombo por su parte, asegura que en principio hay tres pasos básicos para re-entrenar nuestra capacidad de atención. El primero es empezar de a poco y con temas sencillos. Luego ponernos plazos y cumplirlos a como dé lugar, lo que nos llevará a ejercer la atención plena sobre la tarea que tenemos que cumplir a tiempo. Y por último, reconocer la satisfacción cuando vas cumpliendo los procesos en tiempo y forma, en vez de postergar o dar vuelta a las decisiones. "Este punto es fundamental para darte ánimo", asegura el Master Coach de CEOs.

Dentro de estos objetivos generales, luego Colombo da algunas pautas más específicas. Recomienda iniciar la semana programando prioridades, o las 10 o 15 cosas fundamentales e importantes (no las urgentes) que debes lograr en esos días, y darles un orden de relevancia. Esos son los compromisos prioritarios a cumplir.

Para organizar el día a día, aconseja establecer media hora libre cada dos horas de trabajo continuado, para intercalar otras necesidades que aparezcan. Pero si se trata de tareas que requieran mucho foco, será necesario asignarle a ese punto asignarle al menos tres horas continuadas con descansos cada 45 minutos, desde la semana previa a la entrega final.

El autor y conferencista internacional también recomienda medir los progresos en este entrenamiento de la atención mediante los resultados concretos que se obtienen. Al avanzar en estas técnicas también es posible comenzar a poner atención en procesos de corto, mediano y largo plazo, no en eventos repentinos. "Esto te ayudará a sostener una visión más prolongada, en vez de atacar lo pequeño que suceda," afirmó.

Por último, Colombo recuerda: "Aparecerá siempre la tentación de interrumpir tu enfoque. No te hagas trampas. Estás entrenándote."