10 técnicas para facilitar equipos de trabajo en forma remota y mantenerlos motivados

El home-office y otras formas de teletrabajo han puesto de relieve la importancia de los líderes de equipos: de éstos depende en gran medida el éxito de la gestión a distancia.

Además de la cooperación que se espera de los colaboradores, es su habilidad de conducción la que se pone a prueba, ya que no es lo mismo estar frente a frente en la oficina, que conectados online y manteniendo el ritmo de trabajo lo mejor posible.

Para esto existen técnicas de facilitación que se pueden aplicar para obtener resultados superadores.

La gran clave es que el foco del líder en estos casos estará puesto no sólo en los resultados y las tareas para alcanzarlos, sino en las personas de su team. Es decir que, además de contemplar la dinámica organizacional, necesita esforzarse por estar aún más cerca de cada uno de los colaboradores.

Desde esta mirada, no basta con hacer una reunión todos los días y bajar órdenes, sino que es necesaria una labor más minuciosa, de seguimiento preciso, de acuerdos operativos claros y de dinámicas para distender al equipo en ciertos momentos, sobre todo cuando se trabaja bajo presión o en condiciones fuera de las habituales.

El factor motivación

Un líder-coach no es un psicólogo del equipo

Tan relevante resulta el trabajo en sí, como mantener alta la motivación y la moral del equipo.

Es el líder el responsable de hacerlo, sin necesariamente colocarse en la posición del psicólogo del equipo. Aunque sí es recomendable que asuma el rol del "líder coach" que llevará adelante al team, estimulando para conseguir los resultados esperables, impulsando a atravesar las dificultades que puedan presentarse, y ayudando a hacer cambios generativos pro-positivos para que todos salgan fortalecidos de la experiencia.

En este modelo de liderazgo todos salen ganando ya que siempre se aprende y evoluciona.

Hay organizaciones que no se fijan en este aspecto: les interesa el resultado final, y es entendible.

Mi sugerencia es que la motivación del equipo esté basada en el logro individual y del conjunto, y que sea proyectada potenciando las herramientas de auto-liderazgo de cada colaborador, y puesta en valor en cómo impacta ese desempeño en todos, y como consecuencia, en lo que se necesita alcanzar.

La motivación adopta dos formas: intrínseca y extrínseca. La primera depende exclusivamente de la disposición a cooperar y de la energía y espíritu de superación de cada persona. La segunda, de factores externos, y aquí entra el rol del líder coach en toda su magnitud: el que acompaña, guía, orienta, informa, comparte, transmite, es sólido en sus convicciones y fuerte en la toma de decisiones.

Una persona que inspira confianza no sólo desde su rol, sino desde quien es con su congruencia personal y profesional.

Una persona que genera incentivos emocionales para que el equipo se mueva, además de buscar las mejores prácticas salariales a nivel empresarial en beneficio del equipo.

Liderazgo de influencia

Mi maestro, John Maxwell, y quienes formamos parte de su equipo entrenamos, entre otras cosas, la habilidad de la influencia de los líderes.

Influencia es el impacto que tienen todas tus acciones en el otro, en este caso tu equipo, basadas en pensamientos e ideas que permitan desplegar el enorme potencial de cada persona.

Si el líder no confía en el potencial de sí mismo, auto liderándose y en base a un profundo auto conocimiento, podrá tener a cargo un grupo de personas y hacerlas trabajar; la imagen es que sería más bien un domador de leones de un circo a punto de extinguirse -y, afortunadamente, ya los circos no son con animales-, que un líder cercano que inspira y genera adhesión.

El líder no necesita generar seguidores, sino personas a quienes seguir: el líder con influencia es aquel capaz de ser generador de otros líderes, haciendo surgir lo mejor de cada talento y ayudando a que confluya en un torrente participativo, colaborativo y horizontal, donde todos se sienten partícipes del logro en común.

A su vez, este tipo de liderazgo tiene impacto social, y deja huella y legado.

10 técnicas para facilitar equipos de trabajo a distancia

10 técnicas para liderar equipos a distancia

1.- Evalúa tu estado emocional diario

En varios momentos del día, y fundamentalmente al iniciar y terminar la jornada de trabajo, evalúa tu estado interno. Lo mismo puedes invitar a hacer a tus colaboradores. Transfiere tus experiencias; lo valoran especialmente.

Aquí, algunas preguntas que pueden orientarte: ¿Qué emociones sientes?, ¿Qué problemas dominan tu mente?, ¿Cuál es tu índice de satisfacción versus preocupación?, ¿Qué acciones puedes tomar para equilibrarte y ayudar a que lo que sucede transcurra de la mejor forma? ¿Echas más combustible al fuego o aportas soluciones permanentemente?

2.- Técnica Check in / Check Out.

Esta herramienta permitirá tener un termostato acerca de cómo están los miembros del equipo, y la puedes aplicar al comienzo de una reunión de trabajo, e incluso en conversaciones individuales.

Se trata de destinar un minuto a cada persona para que comente cómo se siente y qué está experimentando. Puedes dar la opción de que expresen lo que quieran libremente, tanto de su plano personal de la vida como en el laboral. La técnica se hará al comienzo, y luego al final de cada instancia, para observar cómo está el colaborador antes y después.

Puedes variar la consigna de vez en cuando, y aquí entra a jugar tu potencial creativo, haciendo el Check in orientado a algo más específico; por ejemplo: ¿Qué experiencia de ayer podrías mejorar hoy?, ¿Cuál ha sido el desafío más grande de esta semana y cómo lo resolviste?, ¿De qué manera piensas que has influido en positivo en tu equipo?.

3.- Evalúa el estado emocional de cada colaborador.

Lo mencioné al comienzo y reitero que es fundamental que te conectes con las personas más allá de los roles. Es importante rescatar emocionalmente a las personas que lo necesiten.

En la mayoría de los casos lo único y mejor que puedes hacer es colocarte en posición de escucha asertiva: sólo escuchar, prestar suma atención a lo que expresan y a su lenguaje corporal, tono de voz y emociones. Sin juicios ni interpretaciones; sin consejos. Escucha neutral y totalmente presente.

Por ejemplo, la técnica del Check in te dará información valiosa de quiénes están más fortalecidos ese día, y aquellos que pueden necesitar más apoyo de tu parte. Así podrás desplegar una estrategia especial para quienes lo requieran, por ejemplo, con videollamadas personalizadas, instancias de feedback 1-to-1- de ida y vuelta, y feed-forward (el feedback acerca del futuro que imaginas para esa persona desde sus talentos y habilidades).

4.- Realiza "afters" durante la jornada laboral: pausas recreativas

La idea es que cada hora y media de trabajo establezcan un mecanismo de pausas activas, tal como necesita hacer cada colaborador cuando trabaja a distancia. Interrumpirán las tareas y se dedicarán a descansar media hora, para volver conectados.

El "after" será durante la jornada laboral; puede ser una vez a la semana, por ejemplo, donde se delegará la organización creativa a un sub-equipo de los colaboradores. La intención es que sea un momento de compartir coloquialmente, por ejemplo tomando una bebida favorita cada uno desde su lugar remoto, y compartiendo cosas que no tengan que ver con el trabajo. Puede haber música acompañando.

La duración podría ser de media hora de distensión y conexión desde otro lugar. El horario se puede intercalar durante la jornada, por ejemplo, durante la pausa del almuerzo.

5.- Propone un desafío semanal o mensual.

Un proyecto especial donde intervengan distintas áreas de tu equipo, incluso de sectores externos, puede ser estimulante para dar un salto de innovación en algún aspecto que consideres que puede estar trabado.

La idea es que convoques abiertamente a quienes quieran participar; lo ideal es que no los elija el líder, sino que se postulen espontáneamente. Luego, brindarás la metodología, el horario, las herramientas necesarias para llevar adelante la tarea, y la forma en que te sumarás ayudando y supervisando el desarrollo. Al final, se expondrá el resultado.

Lo importante de esta facilitación es el proceso, no tanto el resultado final; idealmente, si puedes agregar un estimulo representativo para los participantes funciona mucho mejor.

6.- Desayunos o almuerzos de aprendizaje.

Se pueden hacer desayunos de aprendizaje a distancia

En este caso, la dinámica de facilitación es entrenar al equipo en ciertas habilidades de utilidad. Pueden convocar a un orador externo, o bien ser los mismos miembros quienes preparen una exposición sobre un tema específico y la brinden a sus compañeros de trabajo. Incluso el líder puede participar de estos equipos.

Recomiendo que tenga una frecuencia quincenal o mensual, para no sobrecargar la agenda.

7.- Da libertad de movimiento.

Algo muy apreciado por los colaboradores es la libertad de acción. Cuando trabajan en forma remota sería importante que estimules la autonomía, el pensamiento lateral y las resolución de problemas, que también servirá para el auto liderazgo de cada persona.

8.- Amplía las atribuciones de decisión de tu equipo.

A su vez, al no estar todos juntos en la oficina, deja libertad para que la gente decida dentro de los marcos que sabes que puedes hacerlo.

Cierta vez, en mi empresa que lideré por 20 años, hacía esto tangible cada día pidiéndole a las personas que, por cada problema que traían, vuelvan con 3 soluciones. Automáticamente bajé el nivel de consultas hacia mi como responsable en más del 85%, lo que me permitió enfocarme en aspectos relevantes del negocio.

Tienes que saber que en todo este proceso habrá personas que cometerán errores, y que forman parte del aprendizaje.

9.- Trabajar con un "body" o compinche de apoyo.

Una técnica que funciona es que se elija aleatoriamente un compinche que será la persona de apoyo durante el tiempo de trabajo a distancia -si es temporal- o lo que dure un proyecto específico. El "body" será soporte, apoyo, inspiración, motivación y cuidado del otro, y viceversa.

Se dan situaciones virtuosas, sobre todo si las personas no se conocen tanto, o no se han frecuentado, e, incluso, cuando pudiesen haber tenido algún problema de relación en el pasado: ayudará a pulir ese aspecto y se colocarán en poco tiempo en modo colaborativo.

10.- Trivias e interacción virtual

La idea es generar juegos virtuales, trivias, infografías de procesos de trabajo y cualquier otra iniciativa que te permita mantener la interacción social mediante el juego, y que, a su vez, ayude a la dinámica del equipo. Hay muchos recursos disponibles online para adoptar y adaptar a tu empresa.

Como vemos, los procesos de facilitación no se limitan exclusivamente a mantener reuniones, hacer seguimiento de informes y asegurarse de que el trabajo se realice en tiempo y forma. El rol del líder que dirige equipos a distancia va mucho más allá y requiere de herramientas, paciencia y, sobre todo, humanidad.

* Daniel Colombo es facilitador y Máster Coach Ejecutivo especializado en alta gerencia, profesionales y equipos; comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 30 libros. LinkedIn Top Voice América Latina 2019.