¿Qué libros contables son obligatorios y por qué es importante tenerlos al día?

En la era digital, en donde la inteligencia artificial y el blockchain ganan terreno constantemente, es posible que suene raro hablar de libros contables. Lo sé. Sin embargo, todavía es obligatorio llevar algunos y la mayoría los tiene en formato físico.

Y dado que el Código Civil y Comercial establece cuáles son los registros indispensables que debe tener toda contabilidad, es importante realizar un repaso para conocer los detalles que no pueden pasar por alto ningún profesional.

Es importante recordar no sólo cuáles son los que hay que llevar de manera obligatoria, sino también las características que validan la información que contienen y las consecuencias de no cumplir con lo reglado. Por eso, sin más preámbulo, vamos a ello.

Cuáles son obligatorios

Lo primero que hay que mencionar es que el artículo 322 del Código es el que define cuáles son los registros indispensables (o, dicho más comúnmente, cuáles son los libros contables que hay que llevar de manera obligatoria).

El listado incluye:

• Diario.
• Inventario y balances.
• Aquellos que corresponden a una adecuada integración de un sistema de contabilidad y que exige la importancia y la naturaleza de las actividades a desarrollar.
• Los que en forma especial impone del mismo Código u otras leyes.

Dado que los dos últimos tienen reglas propias y específicas (y explicarlo requeriría más de una columna de opinión), vamos a poner la mira en el "Diario" y en el "Inventario y balances".

Ahora bien, ¿por qué es tan importante tener los libros "en regla"? El principal motivo es que los registros recogen toda la información financiera del ente, y esto favorece la toma de decisiones para incentivar el crecimiento del negocio y definir estrategias que ayuden a maximizar la rentabilidad.

Pero, además, tiene un valor adicional ante terceros, ya que son claves como prueba ante juicios o para demostrar la veracidad de las operaciones ante organismos de control.

El hecho de ser clave para demostrar la real existencia de todo movimiento, lo convierte en imprescindibles en la vida de todas las empresas. No por nada el Código los define como "indispensables".

Yanil González, gerente de Auditoría de Expansion Argentina

Todo en orden

Está claro que, para poder convertirse en una carta fundamental a la hora de defenderse en juicios o demostrar operaciones ante organismos de control, los libros deben cumplir con algunos requisitos que demuestran que se encuentran en "orden".

Uno de los indicios que pueden ayudar a saber si una persona o empresa está haciendo bien los deberes es el hecho de que los libros estén rubricados con anterioridad a la fecha en que se están copiando.

Una situación contraria, puede leerse como una desprolijidad. Pero, en los hechos, restaría credibilidad a una herramienta que, como se dijo, puede ser clave en distintas situaciones.

Por eso, al momento de analizar si el "Libro diario" se encuentra llevado en forma legal, es sustancial realizar los siguientes controles:

• Verificar que sea llevado con las formalidades previstas en el Código de Comercio. En concreto, hay que prestar atención a que:
  • Debe estar encuadernado, foliado y registrado en el Registro Público de Comercio.
  • No debe alterarse en los asientos el orden progresivo de las fechas y operaciones.
  • No deben dejarse blancos, huecos, intercalaciones, ni adiciones.
  • No debe tacharse asiento alguno, a menos que esté debidamente salvado.
  • No debe estar mutilado, ni habérsele arrancado alguna hoja o alterado la encuadernación o foliación.
• Si la Sociedad ha obtenido la autorización para aplicar registros de hojas móviles, medios mecánicos, magnéticos u otros, verificar que se hayan incluido en el libro Inventarios y Balances:
  • De corresponder, el informe trimestral del órgano de fiscalización sobre el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 334 de la resolución 7 del año 2015 de la Inspección General de Justicia (IGJ).
  • El informe especial anual suscripto por contador público independiente sobre la concordancia entre el sistema de registración contable utilizado y el oportunamente autorizado por la IGJ (según lo dispuesto por el artículo 335.I de la resolución 7 mencionada).
  • La certificación emitida por la IGJ (basada en el informe especial anual), sobre la inexistencia de observaciones al sistema aplicado.
  • El informe sobre obsolescencia técnica, a ser emitido cada dos años (según lo dispuesto por el artículo 335.II de la resolución 7 mencionada).
• En tanto, para el "Inventarios y balances" es importante prestar atención a lo siguiente:
  • Verificar que sea llevado con las formalidades previstas en el Código de Comercio. Para eso, hay que tener en cuenta:
  • Debe estar encuadernado, foliado y registrado en el Registro Público de Comercio.
  • No deben dejarse blancos, huecos, intercalaciones, o adiciones.
  • No debe tacharse registración alguna, a menos que esté debidamente salvado.
  • No debe estar mutilado, ni habérsele arrancado alguna hoja o alterado la encuadernación o foliación.
• Verificar que los estados contables y los informes de auditoría y del órgano de fiscalización se encuentren transcriptos y firmados.
• Verificar que el detalle de inventario coincida con la composición de los rubros activos y pasivos correspondientes al estado de situación patrimonial emitido.
• Verificar la inclusión del plan de cuentas y el sistema de códigos de identificación de las cuentas utilizado, firmados por el representante legal y el órgano de fiscalización en su caso.

Está claro que cumplir con las obligaciones no sólo permite tener la conciencia tranquila sino también estar preparados ante eventualidades. Por eso, hay que recordar la importancia de tener todos los registros actualizados. Siempre.

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Yanil González, gerente de Auditoría de Expansion Argentina