Firma digital: cómo funciona en DocuSign y otras plataformas para suscribir un contrato en forma remota

La firma digital emerge como una herramienta crucial en la era digital, facilitando la realización de transacciones y contratos sin la necesidad de presencia física. Con el Decreto 734/2024, publicado el martes en el Boletín Oficial, el Gobierno nacional busca desregular y modernizar el marco legal en la Argentina.

Para entender la importancia de este decreto, es fundamental entender cómo funciona la firma digital, especialmente a través de plataformas como DocuSign, así como los requisitos legales y tecnológicos que permiten su uso.

¿Qué es la firma digital y cómo funciona en DocuSign?

La firma digital es un método criptográfico que permite verificar la autenticidad e integridad de un documento electrónico. A diferencia de una firma manuscrita, la firma digital proporciona un nivel de seguridad superior, ya que utiliza algoritmos de cifrado que aseguran que el documento no ha sido alterado después de ser firmado. DocuSign es una de las plataformas de firma digital más reconocidas a nivel mundial. Su funcionamiento se basa en los siguientes pasos:

• Carga del documento: El usuario carga el documento que necesita ser firmado en la plataforma.
• Identificación de firmantes: Se identifican los firmantes que deben participar en el proceso. DocuSign permite enviar el documento a múltiples firmantes en un orden específico.
• Firma electrónica: Los firmantes reciben un enlace a través de correo electrónico. Al acceder, pueden revisar el documento y firmarlo electrónicamente. La plataforma ofrece diferentes métodos de firma, incluyendo la firma dibujada, la firma con un clic, o incluso la autenticación biométrica.
• Almacenamiento seguro: Una vez firmado, el documento se almacena de forma segura en servidores de acceso remoto (computación en la nube, en la jerga informática) garantizando su accesibilidad y protección contra alteraciones.
• Registro de auditoría: DocuSign proporciona un registro de auditoría que incluye detalles sobre cuándo y cómo se firmó el documento, lo que añade una capa adicional de seguridad y transparencia.

Otras plataformas de firma digital

Además de DocuSign, existen otras plataformas que ofrecen servicios de firma digital, cada una con características particulares:

• Adobe Sign: Integrado con el ecosistema de Adobe, permite a los usuarios firmar documentos PDF y otros formatos, con funcionalidades avanzadas de seguimiento y gestión de documentos.
• HelloSign: Con un enfoque en la simplicidad, HelloSign permite a los usuarios firmar documentos de manera rápida y eficiente, integrándose fácilmente con aplicaciones como Google Drive y Dropbox.
• SignNow: Esta plataforma se destaca por su interfaz amigable y su capacidad para manejar grandes volúmenes de documentos, siendo ideal para empresas que requieren una solución escalable.

Requisitos legales para el uso de la firma digital

El uso de la firma digital en la Argentina está regulado por la Ley 25.506, que establece su validez legal en documentos electrónicos. Sin embargo, con el Decreto 734/2024, se busca simplificar y flexibilizar la normativa existente. Los requisitos legales incluyen:

• Identidad del firmante: Es esencial que el firmante sea identificado de manera confiable. Esto puede lograrse mediante métodos de autenticación como el uso de contraseñas, códigos SMS o identificación biométrica.
• Consentimiento: El firmante debe dar su consentimiento explícito para utilizar la firma digital en el documento.
• Integridad del documento: Debe asegurarse que el documento no haya sido alterado después de la firma. Esto se verifica a través de la tecnología de cifrado utilizada por las plataformas de firma digital.

Requisitos tecnológicos para la Firma Digital

Para utilizar la firma digital, se requieren ciertos elementos tecnológicos:

• Dispositivo: Puede ser una computadora, tablet o teléfono inteligente que permita acceder a la plataforma de firma digital.
• Conexión a Internet: Es fundamental contar con una conexión estable a Internet para cargar documentos y recibir notificaciones.
• Software de firma digital: Los usuarios deben registrarse en una plataforma de firma digital y, en algunos casos, descargar aplicaciones específicas.
• Certificados digitales: Aunque muchas plataformas manejan la certificación de manera interna, es importante que los usuarios comprendan la necesidad de un certificado digital en ciertos contextos legales.

Impacto del Decreto 734/2024 en la firma digital

El Decreto 734/2024 de Javier Milei representa un cambio significativo en la regulación del uso de la firma digital en la Argentina. Este decreto busca eliminar regulaciones que limitan la capacidad de las empresas para operar de manera más eficiente y competitiva. Entre sus implicancias se encuentran:

• Desregulación: La eliminación de normativas que complicaban el uso de la firma digital puede facilitar su adopción por parte de empresas y particulares.
• Facilitación de procesos: Al simplificar los requisitos para la firma digital, se espera que más empresas y ciudadanos adopten esta tecnología, lo que podría acelerar los procesos comerciales y administrativos.

Conclusión

Con la implementación del Decreto 734/2024, la Argentina, según afirmó el Gobierno en los considerandos de la medida, está dando pasos hacia una mayor desregulación y modernización de su marco legal, lo que podría tener un impacto positivo en la adopción de la firma digital.

Es crucial que tanto empresas como individuos comprendan los requisitos legales y tecnológicos necesarios para utilizar la firma digital de manera efectiva y segura. A medida que el entorno legal se adapte a las nuevas realidades tecnológicas, la firma digital seguirá jugando un papel fundamental en la transformación de las interacciones comerciales y legales en el país.