Gmail: los mejores trucos y consejos para conquistar tu bandeja de entrada

Gmail es una fabulosa herramienta gratuita de Google. Sin embargo, el correo electrónico en sí mismo realmente podés sobrepasarte. Una forma de evitar que tu cuenta de Gmail te deprima es aprender todos los consejos y trucos para la interfaz de Gmail que aumentarán tu productividad, mejorarán tu eficiencia e incluso te ahorrarán un tiempo precioso.

Desde programar correos electrónicos para que se envíen en un momento futuro hasta anular el envío de un correo electrónico importante que acabás de darte cuenta de que contiene un error masivo, estos trucos te permitirán dominar tu cuenta de Gmail en lugar de tenerte miedo.

Para realizar cambios significativos en tu Gmail, deberás acceder al menú completo de configuración de Gmail. Para hacer esto en un navegador, necesitás hacer clic en el ícono del menú "Configuración" en forma de engranaje en la parte superior derecha de tu pantalla.

Una vez que hacés clic aquí, Gmail te ofrecerá un menú de "Configuración rápida", pero si deseás seguir las instrucciones de esta nota, deberás hacer clic en el botón "Ver todas las configuraciones" para continuar correctamente.

Cómo personalizar el tema de la bandeja de entrada de Gmail

El aspecto predeterminado de Gmail es aburrido. Podés cambiar con facilidad el fondo de Gmail eligiendo un "tema" nuevo para agregar imágenes con estilo de papel tapiz al fondo de tu bandeja de entrada. Para hacer esto, dirigíte a tu configuración. En la pestaña "General", mirá el submenú, hacé clic en "Temas" y luego en "Establecer tema".

Ahora verás una ventana emergente que te da la opción de elegir tu tema. Desde aquí, podés elegir entre una de las imágenes destacadas precargadas de Gmail, que son fotografías de paisajes y abstractas, así como colores en bloque y algunas ilustraciones, o podés seleccionar tus propias imágenes. Si deseás cambiar el tema de Gmail a tu aspecto original, seguí el mismo proceso, pero desplazáte hacia abajo para ver la opción "Predeterminado" y seleccionála.

Cómo agregar pestañas a tu bandeja de entrada de Gmail

Una cosa que muchas personas encuentran útil es la opción de dividir la bandeja de entrada de Gmail en pestañas de categorías. Esto separa tu correo en categorías, como notificaciones de plataformas de redes sociales y correos electrónicos promocionales de empresas de comercio electrónico, para brindarte una vista más ordenada de tu correo importante.

Si deseás hacer esto, o al menos experimentar para ver si es un cambio útil, dirigíte a tu configuración. Desde allí, seleccioná la pestaña "Bandeja de entrada". Mirá hacia abajo en la página para ver las opciones de "Categorías". Aquí podés seleccionar tantas categorías diferentes como te convenga. Ahora tu bandeja de entrada contará con pestañas de categorías en la parte superior.

Simplemente hacé clic en cada pestaña para ver el contenido. Si deseás volver a cambiar tu bandeja de entrada a una versión sin pestañas, simplemente seguí el proceso anterior y desmarcá las casillas debajo de la sección de categorías.

Los mejores atajos de teclado de Gmail

Si eres un usuario inteligente de computadoras sos entonces un fanático de los atajos de teclado, por lo que te encantará saber que Gmail ofrece una gran cantidad de ellos. Para usarlos, primero debés asegurarte que estén habilitados. Dirigíte a la configuración. Luego, en la pestaña "General", desplazáte hacia abajo para ver la opción para activar los atajos de teclado.

Ahora podés hacer clic con el teclado para acceder a una variedad de acciones de Gmail. Visitá las páginas de asistencia de Gmail para ver la lista completa de acciones que ahora están disponibles para vos.

Incluso podés cambiar los atajos de teclado de Gmail por opciones personalizadas que se adapten mejor a tus necesidades. Para hacerlo, dirigíte a la configuración, luego hacé clic en la opción "Avanzado" en el menú "General". Hacé clic para habilitar atajos de teclado personalizados.

Una vez que tu pantalla se haya actualizado, regresá a la configuración. Ahora verás "Atajos de teclado" como una opción de pestaña en la configuración del menú "General". Hacé clic en esto para ver tus opciones para crear tu propia configuración personalizada de atajos de teclado.

Aprovechá al máximo la función de redacción inteligente de Gmail

Gmail tiene una función muy interesante que puede ahorrarte mucho tiempo al ayudarte a escribir correos electrónicos más rápido: se llama "Redacción inteligente". Esta herramienta, impulsada por el aprendizaje automático, ofrece sugerencias a medida que escribís, lo que reduce la escritura repetitiva y la posibilidad de errores ortográficos y gramaticales.

Además de terminar oraciones por vos, Smart Compose también puede sugerir frases contextuales para agregar. Smart Compose debe estar activado de forma predeterminada, pero para asegurarse de que está aprovechando al máximo esta inteligente funcionalidad, dirigíte a tu menú de configuración. En las opciones "Generales", aseguráte de que las sugerencias de redacción de Redacción inteligente estén activadas. 

También te recomendamos que habilités la configuración de personalización de Redacción inteligente. Esto significa que las sugerencias se personalizarán según tu estilo de escritura único.

Cuando escribas, verás que las sugerencias de redacción inteligente de Gmail se muestran en texto atenuado. Para que formen parte del texto de tu correo electrónico, simplemente tocá la tecla de tabulación para aceptarlos.

Cómo organizar tu bandeja de entrada de Gmail a través de reglas de filtrado

Gmail te permite crear "reglas" para filtrar tus correos electrónicos. Esto significa que podés administrar tus correos electrónicos entrantes utilizando los filtros de Gmail para enviar correos electrónicos a una etiqueta en particular, o archivarlos o eliminarlos automáticamente. También podés utilizar reglas para marcar los correos electrónicos con una estrella o reenviarlos automáticamente a otra dirección de correo electrónico.

Para configurar la regla de la bandeja de entrada en función de un término de búsqueda, simplemente ingresá el término en el cuadro de búsqueda en la parte superior de la pantalla y presióná la flecha hacia abajo que aparece a la derecha del cuadro. Ahora, hacé clic en "Crear filtro". Esto abre el menú de acciones que te muestra todas las opciones que tiene.

Si deseás cambiar, administrar o eliminar tus filtros de reglas en cualquier momento, dirigíte a tu menú de configuración. Debés ir al área "Filtros y direcciones bloqueadas". Desde aquí podés editar o eliminar las reglas de filtrado que has creado.

Cómo utilizar las tareas de Gmail para maximizar tu productividad

Google ofrece una herramienta de "Tareas" en Gmail, Google Drive y Google Calendar para brindarte una lista digital de tareas pendientes. Esta es una excelente herramienta gratuita que te ayudará a estar al tanto de lo que necesitás hacer y cuándo. Podés crear hasta 100.000 tareas independientes o repetidas, agregar detalles y notas, establecer una fecha y hora de vencimiento y agregar subtareas.

Hay dos formas principales dentro de Gmail de crear tareas. Cuando estés en Gmail, busca el panel lateral. Hacé clic en el icono de Tareas, el círculo azul redondo con una línea y un punto. Desde aquí podés crear, administrar y eliminar tareas y agregar fechas y detalles.

En forma alternativa, podés crear una tarea a partir de un correo electrónico. Simplemente abrí la pestaña Tareas y arrastrá y soltá el correo electrónico individual que deseás convertir en una tarea en la ventana Tareas. Esto crea una nueva tarea basada en el correo electrónico que has seleccionado.

Cómo programar correos electrónicos en Gmail

Google ofrece una herramienta útil que te permite programar tus correos electrónicos para enviarlos más tarde. Una vez que hayas redactado tu correo electrónico, no presiones "Enviar". En su lugar, hacé clic en la flecha hacia abajo junto al cuadro de envío.

Aparecerá una ventana emergente con tres horas sugeridas para enviar el correo electrónico: mañana por la mañana, mañana por la tarde o al día siguiente por la mañana. Podés hacer clic para seleccionar los tiempos sugeridos.

Alternativamente, podés hacer clic en la opción "Seleccionar fecha y hora" para ver una vista basada en el calendario de cuándo deseás que se envíe tu correo electrónico. Podés parecer obvio, pero es importante tener en cuenta que tus correos electrónicos se enviarán en función de la zona horaria en la que los programaste.

Cómo anular el envío de un correo electrónico en Gmail

No podés "anular el envío" de ningún correo electrónico antiguo de Gmail, pero este servicio te brinda una breve ventana de tiempo después de presionar el botón Enviar para cambiar de opinión.

Para recuperar un correo electrónico de Gmail con la función "Deshacer envío", una vez que hayas enviado el correo electrónico, siempre que no hayas actualizado la pantalla, deberías ver un pequeño mensaje emergente que te indica que tu correo electrónico ha sido enviado. con la opción de "Deshacer". Hacé clic en esto tan pronto como puedas y el correo electrónico no se enviará y se abrirá en tu pantalla como un borrador.

Podés personalizar la cantidad de tiempo que dura la ventana de tiempo de anulación de envío en tu configuración. En el menú de configuración "General", buscá las opciones "Deshacer envío".

Hacé clic en el menú desplegable y podés seleccionar un período de cancelación de envío de 5, 10, 20 o 30 segundos. Recomendamos configurarlo en un máximo de 30 segundos.

Cómo utilizar la función de "autodestrucción" de Gmail

Google ofrece a los usuarios de Gmail una opción de "modo confidencial" que ayuda a proteger la información confidencial. De ninguna manera es infalible, pero podés detener el acceso no autorizado y el intercambio hasta cierto punto.

Podés usar el modo confidencial de Gmail para establecer una fecha de vencimiento para los mensajes (la opción de autodestrucción) o revocar el acceso en cualquier momento. También se evita que los mensajes confidenciales se reenvíen, copien, impriman y descarguen.

Si deseás crear un correo electrónico en modo confidencial, buscá en la parte inferior de la ventana de redacción de correo electrónico el icono del modo confidencial: el candado con un reloj delante.

Una vez que hacés clic aquí, aparecerá una ventana emergente que te dará tus opciones confidenciales. Podés establecer cuándo deseás que el correo "caduque" (o si lo preferís, "autodestrucción").

También podés decidir si deseás que el destinatario solicite un código de acceso SMS para acceder al correo electrónico aquí también ingresando el número de teléfono del destinatario.

Para revocar el acceso a un correo electrónico confidencial antes de la fecha de vencimiento que estableciste originalmente, deberás encontrar el correo electrónico confidencial original en los elementos enviados.

Abrílo y, hacia la parte inferior de la pantalla, buscá la opción "Eliminar acceso". Es muy importante tener en cuenta que los destinatarios pueden tomar capturas de pantalla o incluso fotografiar correos electrónicos en modo confidencial.

Cómo proteger tu bandeja de entrada con la función de seguridad de verificación en dos pasos de Gmail

Podés hacer de Gmail un servicio de correo electrónico más seguro activando el proceso de "verificación en dos pasos". Esto significa que cada vez que inicies sesión en tu cuenta de Google, necesitarás tanto tu contraseña como un código de verificación que se te enviará, generalmente a través de un mensaje SMS, pero hay otras opciones disponibles.

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Para activar la verificación en dos pasos en tu cuenta de Google, debés abrir tu cuenta. En el panel de navegación del lado izquierdo de la pantalla, seleccioná "Seguridad". En las opciones de "Iniciar sesión en Google", activá la verificación en dos pasos y seguí las instrucciones que aparecen a continuación.