Teletrabajo: estas son las 9 herramientas que no te pueden faltar

Como resultado de la evolución de las tecnologías de la información y la comunicación, el trabajo remoto o teletrabajo no sólo es posible sino, que en muchos casos, es incluso preferible y a veces hasta indispensable, como lo ha demostrado la pandemia del coronavirus.

Los empleados que trabajan bajo esta modalidad de teletrabajo saben que uno de los factores determinantes del éxito es tener y saber el uso de las herramientas adecuadas.

El aumento en el uso de dispositivos móviles, el número de personas que trabajan de manera remota y los proyectos basados en tecnología, han tenido como consecuencia el crecimiento en el número de herramientas y aplicaciones destinadas a apoyar el teletrabajo.

Herramientas

La elección de las herramientas adecuadas para los equipos de teletrabajo es un desafío para las empresas. Hoy existen cientos de softwares disponibles para el teletrabajo, pero sería imposible explorarlos uno a uno mientras te instalas en tu oficina en casa.

Para los equipos experimentados de teletrabajo, cuya ley fue reglamentada por el Gobierno nacional, y para aquellos que recién empiezan, la clave del éxito está en tener a la mano las siguientes herramientas que pueden facilitar su labor de teletrabajo:

• Software confiable para video conferencias.
• Una aplicación para chat.
• Una aplicación para video.
• Herramientas para colaborar en la nube y para ordenar tus documentos.
• Un software para gestión de proyectos.

Existen herramientas para potenciar el teletrabajo.

Las herramientas para el teletrabajo que no pueden faltar en tu equipo

Los empleados que recién empiezan a trabajar de manera remota se dan cuenta rápidamente que adaptarse a un ambiente de trabajo fuera de la oficina no es tan simple como trabajar con la laptop desde el sillón de su sala.

Para dar lo mejor en teletrabajo se requiere de procedimientos claros, comunicación constante y sólidos conocimientos digitales. Con estas herramientas para trabajo remoto, tu equipo estará listo para el éxito en el teletrabajo.

Google Docs para la retroalimentación

• Cuándo usarlo en el teletrabajo: acabas de terminar la planeación de un proyecto importante y estás listo para el feedback de tu equipo. 
• Por qué es útil para el teletrabajo: con Google Docs los equipos se pueden comunicar con varias personas a la vez en tiempo real.

Google Docs también te permite utilizar diversas plantillas para tus documentos, tiene edición inteligente y herramientas que facilitan la colaboración para crear, editar y terminar proyectos de manera simple. Incluso tiene acceso móvil para que los usuarios puedan editar desde cualquier sitio (incluso cuando no hay conexión).

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Confluence para organizar tu lugar de trabajo

• Cuándo usarlo en el teletrabajo: tu equipo remoto debe tener una fuente de recursos y un espacio digital organizado. 
• Por qué es útil en el teletrabajo: Confluence es un lugar exclusivo para la gestión de la información y la organización de los documentos.

Ahí los equipos remotos pueden encontrar desde notas sobre las reuniones hasta planeación de proyectos, todo lo necesario para fomentar la participación desde un lugar de trabajo flexible.

Confluence también se puede utilizar para compartir los comunicados importantes de la empresa, las actualizaciones y para fortalecer la cultura de trabajo de la empresa, un factor muy importante para el éxito del equipo.

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Slack para comunicarse rápidamente

• Cuándo usarlo en el teletrabajo: quieres hacer una actualización corta, una pregunta rápida o simplemente quieres compartir el meme de un bebé hipopótamo súper lindo que encontraste en Instagram.
• Por qué es útil en el teletrabajo: el feed del chat de Slack te permite hacerlo de manera rápida y eficiente. El equipo remoto puede utilizar varios canales al mismo tiempo con conversaciones independientes de acuerdo con el proyecto, departamento o tema de trabajo.

Con Slack, los integrantes del equipo pueden responder cuando estén disponibles, es mucho más discreto que una videollamada pero más fácil de notar que un correo. Como en los equipos remotos hay personas que viven en distintas zonas horarias, es importante respetar las horas de trabajo de cada uno de los integrantes.

La extensión de zona horaria del equipo de Slack (para los planes Pro) es una herramienta para trabajo remoto muy útil porque permite crear fácilmente actualizaciones y visualizaciones de las personas que están durmiendo y de las que están en pleno horario productivo. A nadie le gusta recibir notificaciones del trabajo a las 3 de la mañana, ¡qué pesadilla!

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Zoom para las discusiones más importantes

• Cuándo usarlo en el teletrabajo: necesitas terminar algún proceso, algún problema o una lluvia de ideas por medio de un video chat o video en tiempo real. 
• Por qué es útil en el teletrabajo: las conversaciones frente a frente (incluso en video) ayudan a captar mejor el tono de las personas, sus reacciones a ideas más complejas y a entender mejor las explicaciones.

Muchos equipos remotos extrañan las relaciones que se generan cuando se trabaja en oficina. Por eso Zoom es perfecto para el trabajo remoto desde casa, porque genera un espacio en el que los integrantes del equipo pueden platicar de su fin de semana, colaborar en proyectos grandes y sentir esa conexión con los demás aunque estén a miles de kilómetros de distancia.

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Dropbox para intercambiar información de manera segura

• Cuándo usarlo en el teletrabajo: necesitas compartir archivos y presentaciones de manera segura con tus colaboradores. 
• Por qué es útil en el teletrabajo: dejar de usar USB de una vez por todas. Con Dropbox puedes enviar archivos y documentos de manera segura y colaborar activamente en los archivos que compartes.

Dropbox te ahorra tiempo en la organización de archivos, contenido y atajos en la web porque no pierdes tiempo buscando la última actualización de los documentos, y ese tiempo que liberas lo puedes aprovechar para seguir avanzando en tu proyecto.

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InVision para una colaboración más visual

• Cuándo usarlo en el teletrabajo: requieres retroalimentación de acuerdo con las especificaciones de un diseño, capturas de pantalla o el flujo de un nuevo producto. 
• Por qué es útil en el teletrabajo: InVision es detallista. La estructura misma del software facilita a los equipos de diseño crear verdaderas obras de arte.

Se pueden hacer comentarios sobre el prototipo y eso permite una retroalimentación en tiempo real. Viene con funciones divertidas como vistas múltiples del mismo proyecto, actualizaciones y comentarios en tiempo real, pizarrón digital para hacer lluvias de ideas, syncing, presentaciones y compartir pantalla.

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Trello para conectar todas las aplicaciones

• Cuando usarlo en el teletrabajo: varios equipos están trabajando en el mismo proyecto pero desde distintas aplicaciones, hace falta una herramienta de gestión de proyectos que permita unir todo y a todos.
• Por qué es útil en el teletrabajo: actualizar constantemente los proyectos grandes y complejos depende de varios factores. Y para esto Trello es perfecto, porque permite la consolidación, organización, integración y colaboración entre los distintos equipos y las distintas partes involucradas de los proyectos más importantes.

A los equipos remotos les gusta mucho usar Trello porque toda la comunicación se puede hacer desde un mismo sitio sin complicación alguna, y sin la necesidad de cadenas de correos que sólo confunden y retrasan el trabajo.

Trello tiene integraciones llamadas Power-Ups, que permiten tener vistas de calendario, campos personalizados, conectar aplicaciones entre si (como las que están en esta lista) como Slack, Google Drive, Dropbox, Invision y Zapier.

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Zapier para automatizar procesos

• Cuándo usarlo en el teletrabajo: necesitas hacer una "depuración digital" de las tareas de menor importancia. 
• Por qué es útil en el teletrabajo: los trabajadores remotos deben saber gestionar muy bien su tiempo y como sabemos, estar actualizando tareas repetitivas manualmente quita mucho tiempo.

Zapier conecta tus aplicaciones favoritas y automatiza flujos de trabajo. Esto es ideal para ti porque te libera tiempo que puedes usar para enfocarte en tu trabajo. Zapier elimina el error humano y los olvidos.

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Headspace para alejarse del trabajo

• Cuándo usarlo en el teletrabajo: sientes que debes tomarte un descanso. 
• Por qué es útil en el teletrabajo: si tu lugar de trabajo es la sala de tu casa, probablemente te cuesta trabajo desconectarte de tu trabajo después de todo el estrés de las fechas de entrega y las reuniones.

Headspace es una aplicación para meditar y llevar una vida sana que te ayudará a reducir el estrés, mejorar tu atención y puede ayudar a que los trabajadores no se agoten física y mentalmente. A veces hay que saber cuándo hay que parar y alejarse, en especial cuando trabajas desde casa.

Se descarga desde aquí. 

Las videoconferencias pueden ser muy útiles para el teletrabajo pero también convertirse en un lastre.

Agregá estas aplicaciones a tu caja de herramientas de trabajo remoto

Cuando estés explorando el mundo del trabajo remoto, recordá que aunque no todos los integrantes de tu equipo están en el mismo lugar, es posible ponerse de acuerdo. Estas herramientas para el teletrabajo te ayudan a gestionar tus asuntos personales, los asuntos de tu equipo y tus proyectos.

Coronavirus: un experimento de teletrabajo a escala mundial

Flexibilidad, accesibilidad, productividad, conciencia sobre el impacto negativo en el medio ambiente de trasladarse hacia el puesto de trabajo… Hay muchas razones por las cuales uno querría trabajar desde casa al menos algunos días por semana. Pero esta vez no es cuestión de elección: para muchos trabajadores, el coronavirus impuso el teletrabajo de forma obligatoria.

De alguna manera, se ha puesto en práctica un experimento de teletrabajo a escala mundial. Pero no es un experimento como todos hubiéramos deseado diseñar, ya que el cierre de las escuelas ha hecho que las personas con niños en el hogar tengan que hacer malabares para ocuparse de sus hijos al tiempo que trabajan; una realidad que muchos trabajadores independientes vienen enfrentando desde siempre. ¿Cuáles serán los resultados de esta intervención?

Teletrabajo: un concepto en movimiento

Al principio se hablaba de "oficina en el hogar", ya que el hecho de tener tecnología como computadoras e Internet en la casa abrió la oportunidad de trabajar fuera de la empresa.

Luego se pasó al concepto de "oficina móvil", ya que los teléfonos celulares, laptops y tabletas permitieron que el teletrabajo no tenga que ser exclusivamente desde el hogar, sino desde cualquier lugar donde haya una conexión a internet o a una red de datos.

La última etapa de esta evolución es la "oficina virtual", que expande el concepto anterior con la aparición de los teléfonos inteligentes y la capacidad de tener información en la nube. Hoy todo lo que necesitamos para teletrabajar entra en la palma de la mano.

El teletrabajo pone a prueba la convivencia familiar.

Ventajas y desventajas del teletrabajo

El teletrabajo ha sido uno de los temas más destacados en el contexto del coronavirus, ya que muchas empresas han pedido a sus empleados que trabajen desde casa. En este debate hay tres aspectos fundamentales que recogen algunas de las ventajas y desventajas de teletrabajar: los horarios de trabajo, el equilibrio personal-profesional, y la productividad.

En primer lugar, a pesar de que da mayor flexibilidad de horarios, el teletrabajo hace más difícil definir de qué hora a qué hora trabajamos, pudiendo tener efectos negativos en nuestra salud mental y física.

En segundo lugar, a pesar de que el teletrabajo puede considerarse una herramienta que tiene efectos positivos en el balance entre la vida personal y la vida profesional, también puede terminar teniendo justamente el efecto opuesto si se borran las fronteras entre estos dos ámbitos. Sobre todo teniendo en cuenta que en esta oportunidad las personas están teletrabajando con sus hijos en casa.

En cuanto a productividad, los efectos del teletrabajo dependerán de factores como la agilidad de los sistemas de información y comunicación de la empresa, la cultura corporativa y la capacidad de los supervisores de apoyar al trabajador.

El teletrabajo es un concepto con cada vez más aceptación en América latina. El teletrabajo en la región revela un choque entre dos mundos: el de la tecnología, que permite a muchas personas trabajar de donde sea (siempre que haya conexión a Internet), y el de las regulaciones laborales, muchas de ellas conceptualizadas a mediados del siglo XX (en donde no existía ni se soñaba con las tecnologías que tenemos hoy).