Es el más popular de Office, pero pocos saben usarlo: las claves y alternativas para dominar Excel online

Excel online es un gestor de hojas de cálculo, muy prácticas en la vida diaria. Con ellas podemos realizar todo tipo de cálculos, llevar nuestra contabilidad, crear gráficos, manejar la cuenta de nuestro inventario, generar formularios e incluso abrir listas de tareas o de la compra con facilidad.

El programa más conocido para crear y usar hojas de cálculo es Excel, una de las aplicaciones de Microsoft incluidas por defecto en Office. Excel es quizás el programa más popular de la suite de Office. Con él podemos abrir y crear todo tipo de hojas de cálculo desde nuestra computadora personal. También se emplea en trámites gubernamentales.

Para poder usar este programa debemos comprar una licencia de Office, o suscribirnos a Office 365. Algo que muchos usuarios, por motivos de ahorro, no quieren hacer.

En Internet podemos encontrar una serie de alternativas a Excel que nos permitirán aprovechar al máximo el potencial de las hojas de cálculo hasta el punto de que no echaremos de menos al software de Microsoft, salvo para tareas complejas.

Las planillas de cálculo como Excel son uno de los programas informáticos más usados en todo el mundo.

Excel online, la primera alternativa

La primera de las alternativas gratis al Excel de Office es el propio Excel online. Microsoft cuenta con una suite ofimática en la nube de OneDrive totalmente gratuita. Esta alternativa a Office online, aunque es un poco más limitada que la versión de escritorio, cuenta también con una serie de ventajas sobre ella.

Por ejemplo, podemos usarla gratis solo con tener una cuenta de Microsoft, y además nos permite guardar todos nuestros documentos en la nube, de manera que estarán protegidos y podremos acceder a ellos desde cualquier lugar.

Cómo usar Excel online

Excel online es una versión de la hoja de cálculo que ha sido adaptada para trabajar desde un navegador de Internet. A partir de febrero del 2014, el servicio de Excel online reemplazó a la versión previamente conocida como Excel Web App.

La intención de Excel online en línea jamás fue la de reemplazar la versión de escritorio sino que es una herramienta complementaria que nos ayuda a abrir libros de Excel con solo tener una conexión a Internet y sin la necesidad de tener una versión de Office instalada en la computadora.

Para usar Excel online es necesario tener una cuenta de correo de alguno de los servicios de Microsoft como Hotmail, Live o Outlook. Una vez que proporciones tu cuenta de correo y tu contraseña deberás poner atención a la barra horizontal superior y hacer clic en el menú desplegable que está ubicado a la derecha del título Outlook.com:

En cuanto hagas clic, se mostrarán varias opciones que te permitirán trabajar con el Office Online entre las cuales encontremos a Excel online. Al hacer clic sobre Excel online se abrirá la aplicación y se mostrarán tres opciones en pantalla: Nuevo libro en blanco, Examinar plantillas y Documentos recientes en OneDrive.

Una vez que creamos un nuevo libro en blanco, se mostrará la pantalla inicial de Excel online que es muy similar a la interfaz que conocemos de la herramienta.

Las pestañas que tenemos disponibles en Excel online son las siguientes:

• Archivo: Contiene los comandos de Excel online para crear un nuevo libro, abrir alguno ya existente, guardar los cambios e imprimir el libro.
• Inicio: Encontraremos los comandos de Excel online para copiar y pegar así como para dar formato a las celdas y su contenido.
• Insertar: El comando Función de mostrará un cuadro de diálogo con la lista de las funciones de Excel online disponibles. También podremos insertar tablas y gráficos de Excel online a nuestras hojas.
• Datos: El comando Calcular libro actualizará el cálculo de las fórmulas de nuestro libro en Excel online.
• Revisar: Esta pestaña nos permite administrar los comentarios de la hoja en Excel online.
• Vista: Podemos alternar entre la Vista de edición y la Vista de lectura en Excel online.

Aunque los comandos disponibles en la versión de Excel online no son todos los que conocemos en la versión de escritorio, serán suficientes para visualizar archivos de Excel y crear nuevos libros con una funcionalidad básica.

Excel Online se puede usar en cualquier equipo.

Plantillas de Excel online

Además de poder crear un nuevo libro en blanco en Excel online tenemos la opción de hacerlo basados en plantillas predeterminadas. Al abrir Excel online deberás elegir la opción Examinar plantillas y tendremos acceso al catálogo de plantillas disponibles para Excel.

Al hacer clic en alguna de las platillas se mostrará el detalle de la misma y también un botón que nos permitirá crear un nuevo libro basado en la plantilla seleccionada.

Excel online es una versión de la hoja de cálculo que se ejecuta desde la nube informática en Internet, y por lo tanto los archivos que creamos serán también almacenados online.

El servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft es conocido como OneDrive y si ya tienes una cuenta de correo con Microsoft, entonces tienes disponibles hasta 7GB para almacenar cualquier tipo de archivo.

Los archivos de Excel online se guardan automáticamente en tu cuenta de OneDrive y solamente pueden ser accedidos por vos, pero es posible compartir los archivos con tus contactos o hacerlos visibles para cualquier persona.

Al usar Excel online podés acceder a tus documentos haciendo clic en el vínculo OneDrive > Documentos que se encuentra en la barra superior: Al abrir la carpeta Documentos podrás realizar acciones sobre los archivos como cambiar su nombre, moverlos a una carpeta nueva, copiarlos, o eliminarlos.

Otra manera de acceder a los documentos almacenados es ingresar directamente al servicio de OneDrive desde https://onedrive.live.com/

‎Compartir un libro de Excel online

Los libros de Excel online solo pueden ser vistos por vos a menos que decidas compartirlos. Para compartir un libro de Excel podés hacer clic en el vínculo Compartir que se encuentra en el extremo derecho de la barra superior de Excel online.

Al hacer clic en ese vínculo se abrirá un cuadro de diálogo que te permitirá indicar el correo electrónico de las personas con las que compartirás el documento. También podés compartir un documento desde OneDrive y para eso debes seleccionar el archivo y hacer clic en la opción de menú Compartir.

Cómo trabajar con Excel online

Es probable que después de haber creado un libro de Excel en la nube decidas abrirlo en tu computadora para continuar la edición. Para abrir un libro creado con Excel online en tu versión de escritorio de Excel debes hacer clic en el vínculo Abrir en Excel que se encuentra a la derecha del recuadro "¿Qué desea hacer?" que a la vez se encuentra a la derecha de las pestañas:

Como tal vez lo podés suponer, también es posible abrir un libro directamente en Excel desde OneDrive y para eso podés hacer clic derecho sobre el libro, y al mostrarse el menú emergente, seleccionar la opción Abrir en Excel.

Al abrirse Excel se solicitará el usuario y contraseña de tu cuenta de Microsoft para tener acceso directo al archivo almacenado en OneDrive y de esa manera cada vez que guardes algún cambio se almacenará directamente en la nube.

Si en lugar de modificar la versión online del libro de Excel deseas tener una copia local en tu equipo entonces podés utilizar la opción de menú Descargar y dicha versión será totalmente independiente de la versión almacenada en OneDrive.

También podés utilizar Excel para guardar directamente en tu cuenta de OneDrive. Lo único que debes hacer es ir a la ficha Archivo y seleccionar la opción Guardar y enviar y posteriormente la opción Guardar en la Web donde deberás iniciar sesión con tu cuenta de Microsoft para entonces guardar tu archivo de Excel directamente en la nube.

Una vez que has guardado el archivo en OneDrive podrás abrirlo utilizando Excel online o también podrás volverlo a abrir directamente en Excel tal como lo mostré en la sección anterior.

Excel online es una excelente alternativa para compartir tus hojas de cálculo con aquellas personas que no cuentan con una versión de Office instalada en sus equipos. También es de gran utilidad para la colaboración entre los miembros de un equipo al trabajar sobre un mismo archivo de Excel.

Alternativas gratis a Excel

Todos los usuarios pueden usar alternativas de forma totalmente gratuita y sin limitaciones al Excel online y sus funciones. Algunas se pueden usar directamente desde el navegador, sin necesidad de instalar ningún software adicional, pero otras tendrán que instalarse en la PC.

Además, no es posible instalar la alternativa a Excel de manera independiente, por lo que en la mayoría de los casos tendremos que instalar la suite ofimática completa.

Google Drive

Google Drive es el sucesor de Google Docs, la suite ofimática de Google en la nube. Dentro de Drive podemos acceder, de forma totalmente gratuita, a las aplicaciones de Google, igual que con Excel online. En el caso del Excel, el programa se llama Hojas de cálculo, Spreadsheet en inglés.

De esta manera podemos alejarnos de la mano de Microsoft y tener acceso a una de las alternativas online más completas a Excel gracias a Google. Todos los documentos que realicemos se guardarán en la nube de Drive, estando así siempre seguros.

LibreOffice Calc

LibreOffice es la alternativa OpenSource más cercana a Office. Esta suite ofimática, desarrollada por The Document Foundation, permite a la mayoría de los usuarios sustituir Office por una completa alternativa gratuita y que cuenta con prácticamente las mismas funciones y características que la suite de Microsoft y que Excel online.

LibreOffice Calc es compatible con las hojas de cálculo creadas con Office, por lo que no deberíamos tener problema para cambiar de una aplicación a otra.

OpenOffice Calc

Si no nos gusta LibreOffice, podemos encontrar otra alternativa muy similar desarrollada por Apache: OpenOffice. Aunque para muchos usuarios Apache OpenOffice se ha quedado atrás y ha sido adelantada hace tiempo por LibreOffice, sus desarrolladores defienden que se trata de una suite mucho más estable y ligera que la de The Document Foundation, y es una gran alternativa sobre todo para entornos empresariales al Excel online.

iWork Numbers

Si Microsoft tiene una suite ofimática, y Google también la tiene, por supuesto Apple no iba a ser menos. Y tiene su propia versión al Excel online. El gigante de la tecnología cuenta con una suite llamada iWork que permite a los usuarios olvidarse de Office ofreciendo programas mucho más sencillos, ligeros e intuitivos que los de Microsoft.

La versión de escritorio de iWork solo está disponible para los usuarios de macOS, por lo que ni desde Windows ni desde Linux podremos usarla. Sin embargo, si tenemos una cuenta de Apple, podremos acceder a las aplicaciones de iWork (como Numbers, el rival de Excel online) directamente desde nuestro navegador. Si tenemos un Mac, podemos descargar Numbers de forma gratuita desde la App Store.

OnlyOffice

OnlyOffice es una suite ofimática de código abierto 100% compatible con Office. Esta suite tiene una versión gratuita, orientada a usuarios, y otra paga, alojada en sus propios servidores, enfocada a empresas. De esta manera, cada usuario podrá elegir la edición que mejor les convenga en función de sus necesidades. 

Entre sus característica se destaca la seguridad de los datos, la administración de todos los documentos corporativos y una gran cantidad de funciones de productividad, similar al Excel online. También podemos acceder a la suite ofimática en la nube, tanto alojada nosotros mismos (gratis), como en su propia nube (paga).

Alternativas pagas a Excel online

Es posible que no nos importe pagar por una buena suite ofimática, pero el precio que nos pide Microsoft por Office (que incluye desde 2019 la posibilidad de manejar Excel con la voz) nos parezca excesivo. En ese caso, las siguientes alternativas nos van a permitir tener suites ofimáticas pagas.

WPS Spreadsheets

WPS Office es una alternativa al Excel online para Windows, macOS, Linux, Android y que también cuenta con versión web. Esta suite se caracteriza por traernos las principales aplicaciones de la suite de Microsoft con una interfaz más intuitiva, basada en pestañas, que nos permite mejorar nuestra productividad. Podemos bajar una versión gratuita de esta suite, o comprar la licencia de la versión paga, más completa.

SoftMaker Office

SoftMaker, otra de las alternativas a Office más conocidas y completas que podemos encontrar. Dentro de esta suite ofimática (hay una versión gratuita y otra paga) podremos encontrar las mejores alternativas a los programas de Microsoft Office, entre ellos, a Excel online.