Uno al lado del otro: cómo es la nueva versión de Microsoft Teams para que las videollamadas sean menos "aburridas"

Microsoft Teams es una de las aplicaciones del mayor fabricante mundial de software que más fuerza obtuvo como consecuencia de la pandemia del coronavirus.

Se trata de la herramienta de la empresa cofundada por Bill Gates para mejorar el trabajo en equipo, ya sea en entornos profesionales o educativos y que el 8 de julio anunció nuevas funciones y mejoras.

Más posibilidades como las que ahora llegan con la última actualizaciones. Novedades entre las que se encuentra el llamado una vista dinámica que facilita el trabajo a la hora de compartir archivos o la posibilidad de unir a todos los participantes en una videollamada en una especie de sala virtual gracias al "Mode Together".

Microsoft dedicó los últimos meses a aprender de sus usuarios de Microsoft Teams y a conocer la manera en que utilizan las herramientas. También colaboró con expertos en estudios de realidad virtual, inteligencia artificial (IA) y productividad para ayudar a entender cómo será el futuro del trabajo. Los hallazgos ayudaron a diseñar tecnologías que ayuden a los clientes ahora y en el futuro y que te contamos a continuación.

Más conexión, menos desgaste en Microsoft Teams

Con el objetivo de ayudar a reducir la fatiga que producen las videollamadas, el Modo Juntos de Microsoft Teams incorpora IA para ubicar a los participantes en un fondo digital compartido, esto produce la sensación de estar todos en la misma sala.

Este modo hace las reuniones más interactivas, ya que ayuda a las personas a enfocarse en la cara y en el lenguaje corporal, de esta manera permite captar las señales no verbales que son tan importantes para la interacción humana.

Es ideal para las reuniones en las que hablarán muchas personas. El Modo Juntos con la vista de auditorio ya empezó a desplegarse y estará disponible para todos en agosto, según informó Microsoft a iProfesional en un comunicado.

Vista Dinámica en Microsoft Teams

Esta función da mayor control sobre la manera en que se comparte el contenido con otros participantes. Los nuevos controles incluyen la capacidad de mostrar contenido compartido y participantes específicos uno al lado del otro y permite personalizar la vista para adaptarla a cada necesidad.

La vista dinámica se desprende de las mejoras en Teams anunciadas en junio, incluye una vista de galería ampliada (disponible en agosto), que hace posible ver hasta 49 personas en una reunión al mismo tiempo y salas virtuales que permiten a los organizadores de la reunión dividir a los participantes en grupos más pequeños.

Filtros de video en Microsoft Teams

Se incorporan filtros de video como los que se utilizan en redes sociales y aplicaciones de edición de fotos. Además, antes de unirse a una reunión, las personas pueden utilizar los filtros para ajustar el nivel de luz y disminuir el enfoque de la cámara.

Extensión de mensajes Reflect en Microsoft Teams

Crear un ambiente que brinde apoyo emocional es clave para que las personas puedan mantenerse sanas, contentas y enfocadas. La nueva extensión de mensajes Reflect da la posibilidad a los líderes y docentes de comunicarse con los equipos o estudiantes para saber cómo se sienten de una manera fácil, ya sea respecto a su estado de ánimo general o a temas específicos (el balance entre el trabajo y la vida personal, el proceso de un proyecto, las noticias o algún cambio dentro de la organización, etc.)

Los administradores de tecnología de cada organización podrán instalar la extensión Reflect desde GitHub y luego ponerla a disposición de los demás usuarios en el menú de extensiones de mensajes.

Una vez instalada, la extensión ofrece preguntas sugeridas para saber cómo se sienten los empleados/estudiantes y ofrece la capacidad de agregar preguntas personalizadas que los integrantes de los equipos pueden responder a manera de encuesta que puede o no ser anónima. La extensión de mensajes Reflect estará disponible en las próximas semanas.

Reuniones más inclusivas en Microsoft Teams

En las reuniones online muchas veces es difícil captar los gestos, lo que impide a las personas que presentan percibir las reacciones del público. Próximamente, los participantes podrán reaccionar durante una reunión con emojis que se mostrarán a todos.

Reacciones Live es una función compartida con Live Presentations de PowerPoint, que permite al público dar feedback en tiempo real. Próximamente se incorporará PowerPoint Live Presentations en Microsoft Teams, para impulsar aún más la participación del público directo desde Microsoft Teams

Burbujas de chat en Microsoft Teams

Por ahora los usuarios de Microsoft Teams tienen que abrir de forma manual la ventana del chat para ver la pantalla de conversación, pero próximamente las conversaciones que se envíen durante una reunión en Microsoft Teams aparecerán en la pantalla de todos los participantes. De esta manera, los chats se convertirán en parte integral de la conversación.

Transcripciones en tiempo real e identificación de quién habla en Microsoft Teams

Microsoft Teams ofrece subtítulos en tiempo real, pero próximamente se agregará una nueva función que permite designar a la persona que habla para que en los subtítulos se indique quién está hablado. 

Una vez que termina una reunión, el archivo de la transcripción se guardará de forma automática en la pestaña del chat de esa reunión. La función de contar con subtítulos en tiempo real en otros idiomas estará disponible próximamente.

Reuniones interactivas para más de 1.000 participantes en Microsoft Teams

Microsoft Teams se amplía para para admitir hasta 1.000 participantes de manera tal que se puedan llevar adelante reuniones interactivas en las que todos los asistentes puedan conversar, desactivar el modo de silencio y encender su cámara para colaborar en tiempo real.

Para los casos en los que sea necesario reunir a más personas para ver una presentación, Microsoft Teams apoyará este tipo de experiencia de reunión para hasta 20.000 participantes.

Actualizaciones a Microsoft Whiteboard

Las herramientas visuales pueden lograr que las reuniones y los ambientes educativos sean más eficaces e inclusivos. Whiteboard en Microsoft Teams pronto se actualizará con funciones nuevas que incluyen: tiempos de carga más rápidos, notas adhesivas, texto y funciones que permiten arrastrar y soltar.

Estas características permiten que los integrantes del equipo que no cuentan con pantallas táctiles también puedan participar en las sesiones de Microsoft Teams con pizarrón.

Tareas más simples en menos tiempo en Microsoft Teams

Disponible a partir de julio, la aplicación de Tareas en Microsoft Teams ofrece una nueva vista unificada de las tareas en Microsoft To Do, Planner y Outlook. Las listas inteligentes como "Asignado a mí" unifican las tareas de los diferentes planes compartidos, ya sea que utilicen un dispositivo de escritorio, web o móvil.

Respuestas sugeridas en Microsoft Teams

Las respuestas sugeridas en el chat de Teams utilizan IA asistencial para crear respuestas cortas con base en el contexto del mensaje anterior. De esta manera, cuando alguien pregunte, por ejemplo: "¿Tenés tiempo de reunirte hoy?", podrán responder por sí o por no sin tener que usar el teclado. Esta función estará disponible a partir de julio.

Cortana en Microsoft Teams

Cortana, que utiliza IA y Microsoft Graph para ofrecer asistencia por voz, llegará pronto a la aplicación móvil de Microsoft Teams. Si las personas tienen las manos ocupadas, pueden pedirle a Cortana que haga distintas cosas (hacer una llamada, unirse a una reunión, enviar mensajes por chat, compartir archivos, etc.)

Estas experiencias de asistencia por voz se brindan mediante los servicios empresariales de Cortana, que adhieren a los compromisos de privacidad, seguridad y cumplimiento de Microsoft 365. Cortana estará disponible en la aplicación móvil de Microsoft Teams en iOS y Android en las próximas semanas para los usuarios de Microsoft 365 Enterprise en Estados Unidos en inglés.

Pantallas interactivas con Microsoft Teams

Es una nueva categoría de dispositivos all in one que incorporan una pantalla táctil y una experiencia de manos libres a través de Cortana. Los usuarios pueden usar lenguaje natural para interactuar con Cortana. Estos dispositivos se integrarán de forma transparente en las PC y ofrecerán acceso a los archivos, calendario, llamadas, reuniones y conversaciones en Teams.

Además, con las opciones para desactivar la cámara y silenciar el micrófono, las conversaciones se mantienen privadas. Lenovo ThinkSmart View será la primera pantalla de Microsoft Teams en comercializarse, mientras que Yealink también será uno de los primeros dispositivos en esta categoría. Las pantallas de Microsoft Teams con Cortana estarán disponibles en Estados Unidos a finales del 2020.

Experiencias de reuniones sin contacto en Microsoft Teams

Actualmente Microsoft Teams permite a las personas unirse a las reuniones y compartir contenido desde sus propios dispositivos. Más adelante se habilitarán estas capacidades también en Surface Hub.

Estas funciones se desarrollaron en una nueva sala remota en la experiencia móvil de Teams que ofrecerá controles adicionales en las reuniones (por ejemplo: la capacidad de unirse o salir de la reunión, activar o desactivar el sonido en la sala, ajustar el volumen, encender o apagar las cámaras, etc.)

Además, próximamente se habilitarán comandos de voz para los dispositivos Microsoft Teams Room que permitirán a los participantes unirse o salir de una reunión, o sumar a otras personas o número telefónico. Estas funciones estarán disponibles a finales del 2020.

Otras funciones en Microsoft Teams

A fines de junio Microsoft informó que se amplía Microsoft Teams para uso personal en iOS y Android. Este anuncio amplió el campo de influencia de la aplicación, por lo cual es oportuno recordar otras funciones que ya están disponibles en este programa de colaboración.

Por ejemplo, muchos usan Microsoft Teams haciendo seguimiento de los equipos que necesitan para mantenerse al día o por ser parte de ellos. Esta herramienta es una manera fácil de supervisar los proyectos que deseas monitorear.

Sin embargo, a la larga puede transformarse en algo abrumador, ya que podés llegar a tener varios equipos y canales asociados que deberás jerarquizar constantemente para obtener la información que deseas.

Una de las formas de lidiar con esto es simplemente desplazar a tus equipos, algo que muchos usuarios no saben que se puede hacer. Seleccioná un equipo, haz clic y arrástralo a la parte superior de tu lista de Microsoft Teams en el lado izquierdo de la ventana.

La lista completa pronto se volverá gris, lo que significa que donde sea que arrastres y sueltes ese equipo, esa será su nueva ubicación en la lista. Repetí esto para mover todos tus equipos importantes en Microsoft Teams a la cima, en un orden que tenga sentido para vos.

Microsoft Teams se integra a los programas de Microsoft y Office 365.

Fija tus aplicaciones favoritas en Microsoft Teams

¿Empleas aplicaciones para avanzar el trabajo mientras te comunica por Microsoft Teams? Fijá estas aplicaciones en el lateral de la ventana de tu equipo para acceder fácilmente cuando lo necesites. 

Para ello, ve a la sección Aplicaciones, localizá la que deseas, hacé clic con el botón derecho y seleccioná Anclar. También podés gestionar su orden en la sección Políticas de configuración de la aplicación del tablero en Microsoft Teams.

Microsoft Teams se destaca por su versatilidad.

Otras aplicaciones gratuitas de videoconferencias

FaceTime es la aplicación de videollamadas patentada de Apple. Si tenés un iPhone, iPad o Mac, esta funciona sin problemas y te permite iniciar un chat de video con cualquiera de tus contactos (siempre y cuando también sean usuarios de dispositivos Apple), tal como lo harías con una llamada telefónica o un mensaje de texto.

Y aunque el objetivo principal de FaceTime son los chats de video, como su nombre lo indica, también podés hacer llamadas solo de audio si te encontrás en un lugar con Wi-Fi o conexión de datos, pero con poca señal telefónica.

Desde el lanzamiento del sistema operativo iOS 12 en 2018, Apple también agregó la opción Group FaceTime, que te permite chatear con hasta 32 personas a la vez, suponiendo que todas tengan dispositivos Apple, por supuesto.

Videoconferencia por Marco Polo

Si deseas chatear por video con alguien, pero no podés hacerlo en tiempo real —tal vez la persona tiene un horario de trabajo complicado o vive en otra zona horaria—, Marco Polo es la aplicación para vos.

Podés enviar mensajes de video individuales o chats grupales, que las otras partes pueden ver y responder cuando deseen. A diferencia de Snapchat, Marco Polo guarda todos sus mensajes de video para que puedas volver a ver tus conversaciones, y no limita la extensión de los videos. También podés agregar divertidos filtros y efectos de voz para animar tus conversaciones.

Videoconferencia por Zoom

Zoom ofrece funciones de conferencias de video y audio, chats y seminarios web en dispositivos móviles, computadoras de escritorio, y sistemas para salas de conferencias.

Ofrece un nivel básico gratuito que te permite contar con hasta 100 participantes y tener reuniones individuales ilimitadas.  Sin embargo, sí fija un límite máximo de 40 minutos para las reuniones grupales. Zoom también tiene versiones para pequeñas y medianas empresas, así como una versión empresarial, que cuesta 20 dólares al mes por anfitrión.

Si la organización para la que trabajás no utiliza ningún servicio de videoconferencia y buscás una opción profesional mientras trabajás desde tu hogar, al menos en el corto plazo, Zoom puede ser una buena opción para vos.