Los expertos te cuentan cuáles son los errores más frecuentes en Zoom y cómo preparar mejor las videoconferencias

Un hombre que aparece desnudo en una reunión de la Federación de Industrias de San Pablo con el presidente de Brasil, Jair Bolsonaro. Un estudiante de la UBA que tomaba una clase virtual en su bañera y se le prendió la cámara del teléfono sin querer. Otro encuentro virtual de ejecutivos donde los hijos se convierten en un inesperado cotillón ruidoso. Los ejemplos de situaciones hilarantes, incómodas y hasta de mala educación son casi una constante de los convites y conferencias virtuales de distinto tipo. No importa quiénes son los participantes, los errores cruzan a todos los públicos y, a sabiendas de que las reuniones remotas serán uno de los comportamientos que dejará la pandemia, un grupo de expertos da una serie de recomendaciones a tener en cuenta para evitar ser el próximo trend toppic de Twitter.

Cómo ingresar a las salas de reuniones virtuales, qué hacer antes, cómo manejar las dinámicas de grupos, qué tener en cuenta para no dar lugar a equívocos son los puntos que los expertos consultados por iProfesional abordaron para que las conferencias remotas, los encuentros empresariales, y hasta el dictado de clases no sucumban ante la falta de conocimiento de comportamientos básicos, además de la tecnología.

Zoom, Google Meet, Jitsi, Whatsapp, Teams. Aunque siempre puede aparecer otra, este es el pelotón de aplicaciones de videoconferencia más populares. Hay una coincidencia entre los expertos consultados es que, cada vez que se ingresa a una sala de reunión virtual, hay que hacerlo silenciado, o "muteado", en la nueva jerga coloquial que nos dejan los hábitos del coronavirus.

"Ingresar muteado es algo que suele olvidarse cuando uno se pone los auriculares. Uno no escucha el ruido ambiente pero sí lo escuchan el resto de los participantes de la reunión", dijo a iProfesional, Paula Fernández, socia en la agencia HT Contenidos.

Conocer las plataformas

Otro punto en el que también hubo consenso es que hay que conocer bien cómo opera cada plataforma para evitar inconvenientes durante un encuentro remoto. Porque de su falta de conocimiento es que suceden los accidentes ya conocidos y los que continuarán amenizando las noticias y redes sociales.

"Si uno es quien organiza la reunión, hay que saber si es un ámbito para que pueda participar cualquier persona o debe considerar la validación de quien se conecta", detalló Carlos Mazalán, presidente de Mazalán Comunicaciones. Para el ejecutivo, también es necesario aclarar a los auditorios si la reunión se grabará "pues no es lo mismo hablar y dejar algo grabado que no, por cuestiones de responsabilidad y privacidad".

Conocer bien las plataformas es uno de los secretos para que la experiencia de la videoconferencia se perciba cuasi presencial

Configurar bien las plataformas, sobre todo cuando son multitudinarias, resulta clave, siguió. "Muchas veces se producen situaciones no deseadas porque alguna persona ajena a la organización usa herramientas habilitadas para molestar", amplió y esto ocurre porque el administrador lo permite.

Para Diego Sethson, de la consultora BeComm "los errores que se cometen, como habilitar el permiso del lápiz para escribir sobre la pantalla, se debe a que no se conocen ciertas normas de seguridad porque los usuarios no entran a los programas, no leen sobre las funcionalidades. Los errores por el mal uso del micrófono o la cámara se cometen un montón".

Respecto de las dinámicas grupales en modo remoto, Mazalán subrayó que "son  muy importantes pues se pueden generar espacios para consultas e interacción no necesariamente al final, puesto que hay herramientas de chat, votación y participación que logran que la gente tenga una condición activa y no pasiva", situación que sólo logra abandonos de reunión cuando las charlas son monotemáticas o con speakers que no manejan la oratoria. 

La cuestión ambiental es otro de los temas a tener en cuenta. "Es necesario avisar en tu casa que vas a hacer una reunión virtual y que ese encuentro es importante. Que por favor no interfieran de ninguna manera", detalló, por su parte, Alejandra Fernández, estratega en comunicación e imagen. 

Para la especialista los ruidos del ambiente son otro error común, por lo que aconsejó que aquellos que vayan a exponer "no olviden estar en un lugar donde no sea una molestia para quien está del otro lado".

Chicos e imagen

En ese sentido, Paula Fernández, indicó que "no es necesario correr de pantalla a los hijos que interrumpen como si fueran moscas". Si bien recordó que, en una conferencia con mucha gente una alta directiva de una empresa fue interrumpida por su hija pero nunca se puso nerviosa, se puso a la nena a upa, la presentó a todos y siguió con lo que estaba diciendo como si nada, no siempre se tiene la misma paciencia o la misma habilidad para manejar la situación.

Alejandra Fernández aconsejó también "ir al baño antes de empezar. Traemos las cosas que vamos a necesitar para la reunión, igual que cuando entrábamos a la sala de reuniones antes. Es común ver a la gente que se para, que va y viene mientras otros hablan", y tampoco queda bien.

Tener todo preparado antes de ingresar a la sala de reunión virtual es otro de los puntos a tener en cuenta

Consideró, en este punto, que otro error es que los participantes terminan de arreglarse con la cámara encendida. Eso tampoco va. Y hay que vestirse bien arriba, y también abajo, aclaró Sethson, para evitar cualquier rídiculo si uno no combinó y debe levantarse porque  no hay alternativa.

Sethson, quien también es productor de TV, subrayó que "es necesario poner una foto de perfil y prestar atención a si son varias las personas que usan la misma computadora o la misma aplicación de videoconferencia porque cuando es así, quien ingresa tal vez lo hace con el nombre de su hijo". Muchas veces se impide el ingreso a las reuniones por la imposibilidad de identificar a quien quiere entrar por esa razón.

La luz y la cámara

Del mismo modo se deben cuidar aspectos más operativos como la iluminación y la cámara que, pese a que llevamos más de 100 días de encuentros remotos, son detalles que no se ajustan. Los expertos también coinciden en este punto.

"Desde lo estético es importante trabajar con buena iluminación, enfocar bien la cámara, hablar mirando de frente y no de arriba o abajo", apuntó Mazalán. Paula Fernández agregó que "la luz debe iluminarte de adelante, no de atrás".

También calibrar "una distancia apropiada entre la cámara y nuestra cara. Que se nos vea bien y que lo que tenemos a nuestro alrededor no distraiga a las personas que van a estar del otro lado". Que a Jimena Barón le haya resultado el tender de fondo no quiere decir que sea una regla para el resto de los mortales.

Por esta razón, en aquellos casos en que la aplicación de videoconferencia tiene la funcionalidad del cambio de fondos hay que usarla, apuntó Mazalán, "porque mejoran la estética".  La socia de HT Contenidos indicó que lo recomendable es "colocar un fondo de pantalla que blurea o recorta al que habla" y desaconsejó aquellos "que simulan destinos como playas o montañas, y que sólo deben reservarse para situaciones muy informales".

Evitar chequear el celular mientras se está en reunión y, una vez más, silenciar el micrófono para evitar ruidos y comentarios inapropiados, o hasta el tipeado del teclado, son las ¿últimas? recomendaciones de los expertos. Reglas de reuniones remotas que replican las de los encuentros presenciales pero que, además, deben tener en cuenta estos detalles, tecnológicos y no tanto. Porque serán uno de los usos y costumbres que más quedará a medida que dejemos la pandemia atrás.