¿Cuáles son las 4 claves para que el trabajo remoto sea eficiente?

En el marco del día internacional de los trabajadores y frente a un contexto global donde el trabajo remoto pasó a ser la clave para la continuidad de los negocios, la empresa TransparentBusiness, en colaboración con Telefónica, MIT Solve. Wayra, Cisco Systems, BID, everis, Citrix, ConnectAmericas y Exma, anunció el lanzamiento en Iberoamérica de Cloudworking Academy, una academia para gestión de equipos virtuales.

Cloudworking Academy es una plataforma educativa que entrenará a coordinadores y supervisores de organizaciones de todos los tamaños a enfrentar los desafíos de la implementación de equipos remotos y brindará métodos, procesos y herramientas para la gestión eficiente y transparente.

Con la mitad de la población mundial en cuarentena y cientos de millones de personas trabajando desde su casa, la COVID-19 redefinió el trabajo remoto -haciendo que pase de ser una alternativa eficiente de gestión de talento a la clave para la continuidad de negocios de empresas de todos los tamaños.

En esta crisis sanitaria, ejecutivos de empresas de todo el globo se enfrentaron de la noche a la mañana con la necesidad de gerenciar a sus equipos sin las herramientas, procesos y protocolos adecuados. Dar continuidad a este modelo de trabajo es el desafío que directores generales ejecutivos y gerentes deben asumir para asegurar la supervivencia de los negocios.

"Con CloudWorking Academy proponemos un espacio de aprendizaje para que líderes de todo el mundo incorporen tecnología, las mejores herramientas y prácticas de la industria para que gestionen sus equipos distribuidos con éxito", afirmó Silvina Moschini, presidenta y fundadora de TransparentBusiness.

Los programas de cuatro semanas comenzarán el 4 de mayo e incluyen clases maestras semanales, charlas con expertos, una plataforma educativa con material de soporte, acceso perpetuo a una comunidad exclusiva y un certificado de finalización.

Las clases maestras estarán a cargo de Moschini, y Fernando Anzures, director general ejecutivo de Exma, quienes conducirán conversaciones con oradores invitados como Laura Chinchilla, ex presidenta de Costa Rica; Moe Vela, consejero senior del ex vicepresidente de Estados Unidos Joe Biden; Paula Santilli, directora general ejecutiva de PepsiCo para América latina; Gustavo Sorgente, director de Cisco System para América latina; entre otros.

En la siguiente entrevista de iProfesional, Moschini (en las fotos superior e inferior) analiza la situación del trabajo remoto en el marco de la pandemia por el coronavirus.

-¿Qué recomendaciones puedes compartir a las empresas que hoy deben trabajar en modo remoto?

-La expansión del coronavirus ocasionó que casi 3 900 millones de personas, la mitad de la población del planeta, tenga que permanecer en sus casas para evitar la propagación. Con ello, para miles de compañías trabajar de manera remota es la única opción para seguir operando.

Si antes el trabajo remoto era una "vitamina" para las compañías porque representaba beneficios para retener y atraer talento, además de menos costos de infraestructura; con esta emergencia sanitaria es una "aspirina" porque no hay otra opción para garantizar la continuidad del negocio de manera segura para los empleados.

Muchas empresas están en un contexto de transición y temen por la falta control que trae el trabajo remoto. La clave para que los programas de trabajo remoto funcionen es que se utilice tecnología y procesos para resolver los desafíos asociados a la gestión de equipos distribuidos que son la falta de confianza, las dificultades para coordinar el equipo y la rendición de cuentas.

En nuestro caso. nacimos como una empresa "remote first", sin oficinas físicas, y desarrollamos nuestra solución inicialmente para nuestro propio uso y luego para otras empresas, con las herramientas necesarias para coordinar trabajo remoto con transparencia y verificación del trabajo realizado por el equipo y derribe las barreras y miedos que los CEO y supervisores pudieran tener con el trabajo remoto.

Para ayudar a organizaciones de todos los tamaños en la gestión del trabajo remoto, el 4 de mayo comenzaremos con CloudWorking Academy, una academia para que líderes de empresas gestionen sus equipos virtuales con éxito .

-¿Cuáles son las fallas más comunes que observas en los procesos de trabajo remoto? ¿Cómo se solucionan?

-Esta crisis ocasionó que cientos de millones de compañías envíen a sus empleados a trabajar a sus casas de manera abrupta para preservar su salud. Las compañías debieron aplicar planes de contingencia para el trabajo remoto sin contar con las herramientas de tecnología adecuadas para su implementación.

Como fundadora y presidenta de una compañía que no sólo ayuda a otras empresas a implementar programas de trabajo remoto sino que toda nuestra fuerza de trabajo está distribuida desde el día uno, para que el trabajo remoto sea eficiente y productivo creemos que los supervisores y líderes deberían enfocarse en cuatro pilares:

1. Usar la tecnología para la transparencia y la verificación en el proceso de trabajo

Una de las resistencias más comunes al trabajo remoto es el temor a no poder controlar si un empleado está efectivamente trabajando o haciendo otras cosas en el horario de trabajo. Esta falta de confianza puede solucionarse con herramientas tecnológicas especialmente diseñadas para verificar el proceso de trabajo, lo que reemplaza el monitoreo de personas físicas en una oficina por el seguimiento de su performance y sus resultados.

2. Dar consignas y establecer procesos de trabajo claros

Generar reuniones de seguimiento frecuentes fortalece el vínculo entre los líderes y sus equipos. El mercado ofrece infinidad de herramientas para el trabajo colaborativo en línea, pero para la mejor articulación de los proyectos es importante que cada persona sepa qué tareas tiene que realizar y que todo el equipo esté alineado con el objetivo final.

3. Crear cultura y comunidad

Generar espacios y actividades en salas virtuales para que la fuerza de trabajo distribuida tenga ese sentido de pertenencia aún estando a miles de kilómetros de distancia. El nuevo cara a cara son las videoconferencias, que ayudan a evitar el aislamiento, fomentan la colaboración y a construir el espíritu de equipo.

4. Gestionar el talento

La tecnología es un gran facilitador, porque permite acceder al mejor talento dondequiera que esté nos da las mismas oportunidades a todos. Las empresas que implementen el teletrabajo pueden acceder y reclutar para sus equipos a las personas más idóneas del mundo.

-Luego de la pandemia del coronavirus, ¿no habrá vuelta atrás para el trabajo remoto? ¿Dejará de ser una opción para ser la clave para la continuidad de negocios?

-Vemos cada vez mayor cantidad de compañías que se vuelcan al teletrabajo y, sin dudas, esta será una tendencia en crecimiento. No será fácil "el día después" pero creemos que esta pandemia nos enseña que lo que fue por mucho tiempo el plan B de las compañías puede instaurarse como la modalidad de trabajo principal. De hecho, un reporte de Gartner revela que el 74% de los CFO considera trasladar algunos empleados a trabajar remoto de manera permanente luego del COVID-2019.

Sin duda, este contexto es la tormenta perfecta para que las compañías redefinan sus procesos de trabajo e incorporen tecnología y herramientas para optimizar la gestión de sus equipos distribuidos.

Según Gartner, un 88% de las compañías impulsaron el trabajo remoto como consecuencia de la pandemia. Esto sin duda marcará un antes y un después en las empresas.

En nuestro caso particular como compañía que ofrece una solución para gestionar de manera eficiente y transparente del trabajo remoto, hemos tenido una explosión de demanda de compañías en busca de nuestra plataforma, consistente con los países en donde se ha declarado la cuarentena obligatoria o la recomendación del gobierno de permanecer en la casa. Y no sólo eso, también nos han contactado empresas interesadas en la distribución de nuestro producto.

Es importante entender los beneficios del trabajo remoto. Para las empresas son múltiples, ya que permite expandir sus contrataciones fuera de un espacio físico o fronteras determinadas, ayudando así a elegir a las personas por su talento y desempeño y no simplemente por su ubicación geográfica.

Ahorra costos al evitar tener grandes instalaciones físicas y reduce significativamente el impacto ambiental, ayudando a redireccionar los recursos a otras áreas de la compañía, además de ayudar a los empleados a ahorrar tiempo y dinero en transporte. Los empleados que pueden administrar los tiempos y trabajar en momentos que se sienten más productivos, hacer más pausas y ganar mayor tranquilidad.

-¿Cuáles son los desafíos que expuso la pandemia a la gestión de equipos a distancia?

-De mi experiencia como fundadora y presidente de una compañía que no sólo ayuda a otras empresas a implementar programas de trabajo remoto sino que toda nuestra fuerza de trabajo está distribuida desde el día uno, para que el trabajo remoto sea eficiente y productivo los supervisores y líderes deberían enfocarse en cuatro pilares:

• Cultura y comunidad: crear espacios y actividades para que una fuerza de trabajo, que en las circunstancias tradicionales estaba unida, ahora pueda tener ese sentido de pertenencia aún estando distribuidos.
• Gestión del talento: la tecnología es un gran facilitador para rodearse del mejor talento del mercado. Rompe con todas las barreras geográficas y abre un abanico de oportunidades para las compañías y para las personas que están distribuidas en distintas partes.
• Tecnología para brindar transparencia y verificación a gerentes y supervisores del equipo que está trabajando desde su casa.
• Procesos de trabajo claros: el mercado ofrece infinidad de herramientas para el trabajo colaborativo y gestión de proyectos para que cada miembro del equipo sepa qué le corresponde realizar y hacer y todos estén alineados con los objetivos a conseguir.

-A la luz de lo que sucede en estos tiempos de pandemos, ¿cuáles son los principales obstáculos para la gestión remota de equipos? ¿Tecnológicos o culturales?

-La realidad es que nadie está preparado para una pandemia y una crisis de continuidad de negocios de esta magnitud. Las compañías ya tomaron la decisión de enviar a sus empleados a la casa, articulando algunos procesos para comunicación. Pero si no hay un soporte tecnológico y procesos que permitan traer transparencia para la verificación de la gestión del trabajo distribuido y una estructura que permita organizar el trabajo remoto es muy difícil que esto pueda funcionar en escala y tan abruptamente.

El uso de la tecnología y herramientas digitalizan el proceso de trabajo y hace que el foco pase del monitoreo de la presencia física de las personas hacia el monitoreo del trabajo realizado.

El tema de la resistencia era cosa del pasado y estaba basada en la desconfianza de los desafíos que brinda el trabajo remoto. Sin embargo, ahora con la pandemia el trabajo remoto se convirtió en la norma y en la oportunidad de asegurar la continuidad de los negocios de las empresas que de otra manera estarían en riesgo de desaparecer.

La primera reacción de las compañías es garantizar la protección sanitaria enviando a los empleados a la casa, pero a partir de la segunda semana se dan cuenta de la importancia de garantizar la continuidad del negocio y tener procesos, políticas y tecnología que les permita gestionar en forma eficiente el trabajo distribuido.

-¿Cuáles son las actividades y modalidades de formación que brindará la CloudWorking Academy? ¿Quiénes las dictarán? ¿Quiénes podrán participar ¿Cuál será el costo de participación?

-CloudWorking Academy es una iniciativa que llevamos adelante desde TransparentBusiness en colaboración con Telefónica, MIT Solve. Wayra, Cisco Systems, BID, everis, Citrix, ConnectAmericas y Exma, a través de la cual se brindará entrenamiento gratuito para que Líderes Reales aprendan a Gestionar Equipos Virtuales con transparencia y eficiencia. Además cuenta con el apoyo de Concamin, Cámara de Comercio de Bogotá y Cámara de Industria de Guatemala.

Este programa para coordinadores y emprendedores de Iberoamérica comenzará el 4 de mayo y contará expertos internacionales en el mundo de la transformación digital en el mercado del trabajo. Contará Masterclasses; fireside chats con expertos; una plataforma educativa y acceso perpetuo a una comunidad exclusiva destinada a actualizar en forma permanente sobre las tendencias y herramientas para la gestión exitosa del trabajo remoto.

La nueva norma del trabajo es remoto y queremos preparar al universo para tomar ventaja de esta oportunidad para que el trabajo sea algo que se hace y no un lugar al que se va.