Coronavirus: cómo usar Skype Web y Skype Empresarial para trabajar desde casa

Skype, la herramienta de mensajería instantánea de Microsoft, se ofrece como una alternativa idónea para la comunicación laboral a distancia en tiempos de aislamiento por la pandemia del coronavirus.

El estado de alarma por la crisis sanitaria causada por el virus SARS-CoV-2 supone el confinamiento de millones de personas. Sin embargo gracias a las tecnologías de la información y la comunicación, existen opciones para comunicarse y mantener el contacto social de forma casi presencial, directa y en tiempo real, tanto con colegas de trabajo como con profesores y compañeros de clase y por supuesto con parientes y amigos.

Entre esas opciones algunas son conocidas y muy populares, como WhatsApp o Messenger, que además de la mensajería permite hacer llamadas y también video llamadas grupales o individuales.

Sin embargo dependiendo de las necesidades del momento —como el número de participantes o si se hace desde el móvil o la computadora— algunas aplicaciones son más adecuadas que otras. Y entre ellas, la preferida por miles de empresas es Skype, que recibe actualizaciones frecuentes de Microsoft. 

Para los profesionales y las pymes se recomienda la versión gratuita de Skype.

Diferencias entre Skype gratuito y Skype Empresarial

Skype, por la cual Microsoft pagó 8.500 millones de dólares, cuenta con dos versiones distintas: de un lado, tenemos la gratuita, la que pueden descargar y usar todas los personas.

Del otro lado, tenemos la Empresarial, una versión orientada a entornos empresariales que proporciona una capa adicional de seguridad y hace posible que se conecten más personas a una videoconferencia.

¿Cuáles son realmente la diferencias entre las herramientas Skype y Skype Empresarial? ¿Qué es lo que más conviene para una persona común y para una empresa? Estas preguntas son habituales y generan muchas dudas en las personas que no saben cuál de las dos versiones elegir.

En realidad, es algo entendible que exista esta duda, porque en 2015 Microsoft modificó el nombre de su herramienta de mensajería para oficina, Microsoft Lync, por Skype Empresarial, lo que, si bien logró que aumente el reconocimiento de la marca, también provocó un gran torbellino de interrogantes acerca de qué diferencias hay entre las dos versiones del servicio de mensajería. Skype gratuito y Skype Empresarial (For Business) tienen varias diferencias entre sí, a pesar de que comparten el nombre, funciones en común, el logotipo y el patrón de colores.

¿Cuál es la diferencia entre Skype gratuito y Skype Empresarial? La versión sin costo de Skype es la estándar del software de videoconferencias de Microsoft. Permite que hasta 25 personas estén conectadas en simultáneo en una misma llamada y, si bien no es lo más recomendado, se puede usar en un contexto empresarial.

El mensajero está provisto con herramientas elementales y posibilita intercambiar mensajes y archivos de audio y video.Hoy es ofrecido por Microsoft como un servicio de mensajería instantánea, parecido a WhatsApp y Messenger, aunque su función central siempre fue la de un espacio adecuado para videoconferencias.

Las personas pueden usar todas sus funciones de manera gratuita, a no ser que deseen realizar llamadas a líneas fijas o móviles; en cuyo caso, es preciso hacer una compra de créditos. Los suscriptores de Office 365 cuentan con el beneficio de usar 60 minutos gratuitos del servicio al mes.

De todos modos, Skype Empresarial es un servicio orientado a grandes clientes empresariales. En efecto, se trata de un paquete extra de Office 365, que tiene un valor de 2 dólares mensuales para cada cliente.

Permite videoconferencias con un máximo de 250 usuarios en línea, muy práctico para presentaciones de negocio y conferencias. Con Skype For Business, el usuario puede crear presentaciones en PowerPoint mientras mantiene una conversación, y puede ingresar de forma fácil a una conferencia por medio de enlaces específicos; hasta 10 usuarios no abonados (visitantes e invitados externos a la empresa) pueden participar al mismo tiempo.

Permite la grabación y transmisión de las videoconferencias para hasta 10.000 espectadores, quienes pueden agregar documentos adjuntos o contestar a las encuestas creadas por quien lleva a cabo la transmisión, con la ayuda de las funciones colaborativas.

Como viene integrado a Office 365, Skype Empresarial permite reuniones instantáneas y citas programadas por adelantado a través de Outlook, creando enlaces para futuras videoconferencias, que permite a los usuarios que no poseen esta herramienta tener participación en las reuniones por medio de una aplicación web.

Ambas versiones incluyen criptografía de las conversaciones, aunque Skype Empresarial cuenta con una seguridad superior porque los datos empresariales son más delicados. Microsoft asegura que las conexiones de audio y vídeo están íntegramente blindadas y no pueden ser vulneradas, aunque reconoció que las puede "pinchar".

SKYPE Web y Skype Empresarial para trabajar desde casa: ¿cuál conviene? 

¿Qué te conviene: Skype gratuito o Empresarial?

Es un interrogante con varias respuestas, ya que cada versión de Skype se especifica para un tipo de usuario distinto. Además de que el acceso a Skype Empresarial está limitado a empresas, cuenta con un conjunto de funciones que tienen más utilidad para entornos corporativos.

Sin embargo, para la gran mayoría de las personas, la versión gratuita será suficiente y cubrirá todas sus necesidades. Para usuarios particulares y pequeñas empresas, la versión gratuita de Skype proporciona lo básico y necesario: llamadas de grupo de hasta 25 participantes, compartir archivos y mensajes.

Es posible que muchas compañías ni siquiera necesiten la integración total de Office 365, Cloud PBX o transmisiones para 10 mil personas. Del otro lado, para las empresas que acostumbran a hacer lanzamientos en línea, seminarios y conferencias con mucho público, la opción ideal sería Skype Empresarial, ya que ofrece opciones avanzadas.

Skype Web: cómo registrarte y empezar a usarlo

Por lo general, Skype siempre ha sido una aplicación que tienes que instalar en el escritorio para poder utilizarla, pero desde hace un tiempo Microsoft también tiene una versión que puedes utilizar directamente desde el navegador.

Las funciones principales del Skype para escritorio están también en Skype web. Esto quiere decir que podés actualizar tu estado y ponerte activo o ausente, entrar en los perfiles de Skype, añadir crédito o suscripción telefónica para llamadas, obtener y utilizar un número de Skype, y acceso a la configuración.

Por supuesto, también puedes usar el chat y hacer videoconferencias sin tener que instalar nada en la computadora. La principal ventaja de esta versión web es esa, la de no tener que instalar nada y poder utilizar Skype en cualquier equipo con sólo abrir el navegador e iniciar sesión.

También vas a poder activar las notificaciones en el navegador para tener una experiencia más nativa, y en la configuración podrás cambiar prácticamente todos los aspectos de tu cuenta y Skype, incluso el color del diseño.

La versión web de Skype se puede usar de manera sencilla en cualquier navegador.

Cómo registrarte en Skype Web

Para utilizar Skype y Skype Web necesitás la misma cuenta, la de Microsoft. Por lo tanto, si no tenés ya una cuenta el proceso es exactamente el mismo que para crearte un correo de Outlook o Hotmail.

Si tenés correo de Microsoft tienes cuenta dentro de los servicios de esta empresa, y por lo tanto puedes usar Skype. Si no lo tienes, tenés que registrarte. Lo que debés hacer es entrar en la web de Skype Web. Si no tenés iniciada la sesión en el navegador verás una pantalla en la que debes iniciar sesión con tu cuenta de Microsoft.

Si no tenés una cuenta, pulsá en el enlace Cree una que te aparece justo debajo del espacio para escribir tu correo. Irás a la pantalla de creación de una cuenta de Skype. Como entras desde esta web Skype, la primera opción es la de crear la cuenta utilizando un número de teléfono.

Sin embargo, si no quieres dar este dato también tendrás la opción de crear la cuenta utilizando una dirección de correo electrónico en su lugar. Y si pulsás sobre Usar una dirección de correo electrónico en su lugar, irás a una pantalla en la que debes escribir un nombre para tu nuevo correo electrónico de Microsoft.

Esta es la opción que elegimos para crear la cuenta, y con ella tendrás que escribir un correo terminado en @outlook.com, o @hotmail.com. Si la dirección está ocupada, la página no te dejará continuar.

El siguiente paso es el de crear una contraseña. Aquí sólo tendrás que escribir la contraseña que quieras usar en tu cuenta y pulsar en Siguiente. Una vez elegida la contraseña, las siguientes dos pantallas te pedirán que des tu nombre y apellidos y tu fecha de nacimiento para crear tu perfil. Rellená los datos en estas dos ventanas y pulsando siempre el botón Siguiente. Y ya está, después de tener que demostrar que no eres un bot escribiendo una serie de códigos, entrarás ya a Skype con tu cuenta.

Allí, primero tendrás que seleccionar tu imagen de perfil y leer un par de páginas de introducción en las que puedes configurar tu cámara o importar tus contactos. Y ya estarás listo para poder empezar a utilizar Skype.

Cómo utilizar Skype Web

Después de crearte una nueva cuenta de Microsoft o de iniciar sesión con la que ya tengas en la web de Skype Web, ya puedes empezar a utilizar Skype. En ella, los elementos importantes están en la columna de la izquierda, donde tendrás un buscador y las categorías en las que encontrar tus chats, tu historial de llamadas, tus contactos y tus notificaciones.

Cuando pulses sobre el perfil de uno de tus contactos podrás chatear con ellos, enviar imágenes contactos, e incluso pedirles dinero. También hay sistema de emojis y todo lo que le puedas pedir a una aplicación de chat, incluyendo galería de los archivos multimedia compartidos o un buscador interno.

Arriba a la derecha tendrás tres controles importantes para iniciar una videoconferencia, una llamada de voz o añadir a la persona a tus contactos. En el buscador que tienes en la parte superior de la columna de la izquierda podés empezar a escribir un nombre para localizar el contacto.

Además, si pulsás sobre el botón de tres puntos se abrirá un menú en el que podés entrar en la configuración de Skype pulsando sobre la opción Configuración que aparece en primer lugar.

Dentro del menú de Configuración, te aparecerá una ventana con una columna izquierda donde están las diferentes secciones, dejando el resto para ver las opciones que hay dentro de cada una.

Reuniones virtuales por Skype Empresarial

Skype Empresarial forma parte de la solución Office 365 utilizada en miles de empresas como solución de correo electrónico y calendario (Outlook), de productividad (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) y de colaboración (OneDrive).

B rinda la posibilidad de realizar videoconferencias con audio y video de alta calidad, utilizando cualquier dispositivo (PC, notebook, tableta, teléfono inteligente) y hasta 250 participantes por videoconferencia. Por sus características amplía la red y el equipamiento de videoconferencia disponible en cada dependencia de una organización. 

Skype Empresarial incorpora la función de realizar Reuniones Programadas donde un organizador invita a los participantes quienes podrán interactuar mediante audio y video y colaborar utilizando diferentes opciones.

Para reunir equipos de trabajo el proceso resulta sencillo, solo se debe compartir un vínculo (URL) con los participantes. Con un solo clic, cualquiera de los participantes puede unirse a la reunión en línea.

Se puede elegir reunirse al instante o programar la reunión utilizando Outlook. También hay eficaces herramientas de colaboración que están disponibles: grabar las reuniones, compartir pantallas y archivos, hacer anotaciones en PowerPoint, usar pizarras, sondeo, sesiones de preguntas y respuestas, y la mensajería instantánea integrada para lograr reuniones más productivas.

También existe la posibilidad de administrar las reuniones mediante las opciones avanzadas de llamadas, como silenciar a uno o a todos los participantes y transferir el control del moderador.

¿Cómo organizar una reunión en Skype Empresarial?

Quien programe la reunión deberá poseer una cuenta Office 365 activa y disponer de la siguiente información:

* Fecha de realización de la reunión.

* Horario de inicio y cierre.

* Participantes y dirección de correo electrónico de cada uno.

* Tema o motivo de la reunión.

La manera más sencilla de realizar la programación (invitación) de una reunión de Skype es utilizando el Calendario de Office 365 al que se puede acceder desde la URL: https://login.microsoftonline.com , ingresando el usuario (dirección de correo electrónico institucional) y contraseña.

¿Cómo participar de una reunión en Skype Empresarial?

Para poder participar de una reunión deberás disponer o conocer la URL de la sala de reuniones, enviada mediante el evento del calendario o por correo electrónico. Los participantes de las reuniones podrán utilizar una cuenta de Office 365 activa, Skype Empresarial configurado en el dispositivo utilizado para acceder a la reunión y aprovechar todas las posibilidades de interacción y colaboración disponibles.

Para acceder a la reunión deberán abrir el correo electrónico con el enlace a la sala de reuniones, hacer clic en el mismo y elegir la opción Unirme con Skype Empresarial. También podrán acceder a la reunión y participar de ella quienes no dispongan de una cuenta de Office 365.

En este caso, para acceder a la reunión deberán abrir el correo electrónico con el enlace a la sala de reuniones, hacer clic en el mismo y elegir la opción Instalar la aplicación Reuniones de Skype (web) y unirme a ella.

Al seleccionar la opción se iniciará la instalación de la aplicación (solamente la primera vez) y al finalizar brindará la posibilidad de acceder a la reunión. Finalmente, antes de acceder a la sala de reuniones, se podrá ingresar un nombre con el que será identificado en la reunión.