Coronavirus: cómo trabajar desde casa si cierran tu oficina

La crisis del coronavirus está afectando a distintos sectores, no sólo al sanitario. Con las bolsas mundiales resintiéndose y unas previsiones de crecimiento empresarial mermadas, hay empresas que empiezan a contemplar el teletrabajo como una opción segura para sus empleados. Además, de esta forma, evitan paralizar la actividad total de la empresa.

Compañías como Google han instado a sus trabajadores a trabajar desde casa. Por ejemplo, la sede de la compañía en Dublín, que suele albergar a 8.000 trabajadores, está vacía desde que uno de sus empleados presentó síntomas parecidos a la gripe, según informó el diario inglés The Guardian.

Otras empresas como Twitter también están tomando medidas similares, "A partir de hoy, alentamos encarecidamente a todos los empleados de todo el mundo a trabajar desde casa si pueden", se pudo leer en el blog de la red social este lunes.

En primera instancia, para el empleado, el teletrabajo puede parecer una opción cómoda: siestas, descansos asaltando la heladera, más libertad para la crianza de los hijos; pero no está exenta de desafíos.

Tanto la empresa como los trabajadores deben adoptar nuevas prácticas y dinámicas, confiar en aplicaciones basadas en la nube o en otras tecnologías, que, por ejemplo, permitan una conexión remota con el ordenador de la oficina para garantizar un trabajo eficiente.

Los más importante de todo es asegurar que se tiene acceso a los programas de la empresa (de edición, gestión o maquetación, entre otros). A veces basta con ingresar una dirección específica en el navegador, introducir unas claves y comenzar a trabajar. En otras ocasiones, este acceso no es posible sin utilizar una conexión VPN o teniendo una conexión remota directamente con el ordenador del puesto de trabajo.

La red privada virtual (VPN en inglés), es un tipo de conexión que permite crear una red local sin necesidad de que sus integrantes estén físicamente conectados entre sí (como sí ocurre en las redes locales dentro de una oficina). Tiene las ventajas de una red local en cuanto a seguridad y la flexibilidad que ofrece funcionar a través de Internet.

Existen distintas aplicaciones que permiten conectar la computadora de casa a la red corporativa, como si estuvieras en el lugar de trabajo. Las hay gratuitos, pero obviamente estas tienen funciones limitadas. Otra cosa a tener en cuenta es que al no ser una conexión directa como en la oficina, la velocidad se resiente de conexión se resiente.

Puedes usar el servicio de VPN que tenga la empresa, o crearte tu uno propio con plataformas como OpenVPN, aunque lo más normal es que la empresa facilite este servicio. Conectarse a una red VPN es relativamente fácil.

Para conectarse desde Windows no se requiere ninguna instalación. Desde el "centro de redes y recursos compartidos" presiona "crear una nueva conexión". Haz clic en "elige conectar a una red de trabajo" y rellena la información del servidor, tipo de VPN y tus credenciales de usuario.

Si eres usuario de un Mac, abre "preferencias del sistema", haz clic en "red" y pulsa "añadir" ( ) en la parte inferior de la lista de servicios a redes. Selecciona VPN en el desplegable y rellena los ajustes de tipo de conexión y autenticación.

Para acceder desde un móvil Android basta con ir a "ajustes", pulsar "redes inalámbricas, conexiones de red o similares" y buscar conexiones VPN en "otros" o "más redes". Dentro del menú de VPN pulsa 'más' ( ) para configurar la conexión. Para terminar, rellena nombre, tipo, dirección y cifrado.

Con un iPhone iOS el proceso es todavía más sencillo: en "ajustes" pulsa "general", busca VPN y pulsa "añadir configuración VPN". Elige el tipo, rellena los datos del servidor y nombre de usuario.

Hay servicios que permiten prescindir del correo electrónico para coordinar equipos o comunicarse con los compañeros. Uno de los más usados es Slack, que permite mantener el contacto con el resto de los trabajadores de la oficina a través de mensajes en tiempo real, así como tener comunicación constante entre diversos grupos.

Gracias a este servicio, además de prescindir del correo, no harán falta aplicaciones de terceros para enviar archivos. Asimismo, otra de sus ventajas es la posibilidad de integración con diversas herramientas como Google Drive, HubSpot, Twitter, Dropbox o Skype.

Teniendo en cuenta que las empresas que aún no han tomando medidas como la de tener a la mayoría de la plantilla trabajando desde casa, sí están restringiendo viajes de negocios y cancelando eventos públicos, buscar soluciones para celebrar reuniones de trabajo a distancia se convierte en prioridad.

La herramienta más usada para reuniones y entrevistas de trabajo remotas es Skype. Esta plataforma de videollamadas de Microsoft permite conectar hasta 10 personas a la vez de forma gratuita.

También se puede compartir pantalla, documentos, tener acceso a las conversaciones a través de su aplicación en distintos dispositivos e incluso cuenta con una pizarra virtual, a la que todos los asistentes a la videollamada tienen acceso, para realizar presentaciones. Además, Skype puede integrarse con equipos domóticos como el Amazon Echo Show 5.

Una de las dificultades que arrastra el teletrabajo es el control horario. Existen opciones rudimentarias como enviar un correo electrónico al inicio y al final de la jornada, llevar a cabo un control del encendido y el apagado de los dispositivos o directamente registrar en una hoja de Excel estos movimientos.

En la actualidad existen aplicaciones que facilitan esta tarea. Algunas como Control horario o Cucorentde, además de registrar la jornada laboral a distancia, también sirven para reflejar las tareas concretas en las que se está trabajando y gestionar tanto vacaciones como ausencias.

Siendo conscientes de los problemas que puede presentar el teletrabajo y para aportar un granito de arena en la gestión de esta crisis sanitaria, el gigante de Silicon Valley ha anunciado su plan para ayudar a los negocios e instituciones educativas que se estén viendo afectados por el coronavirus.

Google concede acceso gratuito (hasta el 1 de julio) a sus herramientas de trabajo remoto Hangouts Meet y Google Classroom, hasta ahora disponibles en las ediciones para empresas y educación de su G Suite.

Estas aplicaciones permiten trabajar en remoto y emitir formaciones en directo con videollamadas de hasta 250 participantes y retransmisiones de hasta 100.000 espectadores, con la posibilidad de almacenar estos directos en la nube.

Además de estas dos herramientas, Google posee de forma permanentemente gratuita otras aplicaciones de ofimática en la nube que permiten el trabajo cooperativo y desde casa. Por ejemplo, se pueden trabajar en común hojas de cálculos y archivos de texto (Google Docs). En los documentos aparecerán señalados los cambios realizados por cada usuario, además de marcar con un cursor de diferente color el lugar en donde está editando cada uno.

Además, gracias Google Drive se podrán crear carpetas en común para compartir archivos, con la posibilidad de enviarlas (con o sin posibilidad de modificación) a terceros a través de un enlace.

Otra de las herramientas indispensables que ofrece la compañía es Google Calendar, un calendario común que además se integra con otros servicios de la empresa como Google Keep y Task, que sirven para crear anotaciones y recordatorios.