Comparar información: una tarea tediosa que la tecnología resolvió

En toda empresa, chica, mediana o grande, llega un momento donde los empleados se vuelven más propensos a cometer errores. A veces por cansancio, frustración o por el simple hecho de tener que estar durante toda una jornada laboral controlando stock o conciliando información. Sea por el hecho que sea, un mínimo error en este tipo de tareas podría implicar pérdidas millonarias para una compañía.

Uno de los momentos más susceptibles de equivocaciones es cuando las personas concilian información; es decir, cuando comparan registros (generalmente grandes) de datos. Muchas veces estos datos vienen de fuentes de información muy diversas y diferentes entre sí, haciendo que la comparación manual sea compleja y muy propensa al error humano.

Este tipo de actividades hace que muchas personas en sus negocios dediquen gran parte de su tiempo a entender y controlar transacciones, usando resaltadores, macros en hojas de cálculos e invirtiendo muchas horas ordenando toda la información.

A esto le sumamos que, si la cantidad de elementos a comparar es muy grande, probablemente la tarea de comparación pueda requerir del tiempo completo de una o más personas de un equipo.

Alguno de los ejemplos más comunes de comparación de información son: stock contra mercaderías recibidas, ventas contra cobros, sueldos contra liquidaciones, presupuestos contra gastos. No hay empresa que controle un proceso correctamente sin la necesidad de conciliar.

La bancaria, por ejemplo, es una de las conciliaciones más comunes y se da entre el extracto bancario y diferentes archivos, que puede ser cheques, liquidaciones, depósitos, transferencias, extracciones, o entre registros de ventas en ERPs y transacciones pagadas por las tarjetas.

Este es un problema que la tecnología ya resolvió, ya que, con la automatización del proceso, en minutos y de forma automática, las empresas pueden saber qué transacciones fueron pagadas y en qué fecha. Al día de hoy es posible para una empresa conciliar las ventas con tarjetas contra los pagos informados por las tarjetas y a su vez, estos pagos contra extractos bancarios, controlando el flujo completo de la transacción desde el momento en que se pasa la tarjeta hasta que el dinero es efectivamente recibido por la empresa.

Así, la automatización de la conciliación permite simplificar la tarea de comparación y superar muchos problemas, logrando un proceso claro con mayor transparencia y precisión; haciendo mucho más fácil el seguimiento de la información. La automatización también ayuda a mejorar la seguridad de los datos durante el flujo de trabajo de la conciliación. Esta mayor visibilidad permite que los encargados de tomar decisiones puedan gestionar los problemas de forma más rápida.

De esta forma, se puede reinvertir el tiempo que las personas dedicaban a tareas operativas para emplearlo en otras más valiosas y, al mismo tiempo, reducir el margen de error a cero, evitando pérdidas de dinero innecesarias.