¿Cuál es la llave tecnológica para que las empresas transformen sus espacios de trabajo?

¿Cuál es el mejor espacio de trabajo para ser productivo? ¿Le tocó trabajar en un espacio que impacte en forma negativa en su tarea laboral? Desde hace algunos años el espacio de trabajo empezó a cambiar y, de hecho, tomó mucha más relevancia que la que tenía.

El espacio laboral debe ser un lugar donde los empleados puedan acceder sin problemas a cualquier aplicación desde cualquier dispositivo, proveedor de la nube o conexión; tengan la posibilidad de aumentar su productividad con soluciones de flujo de trabajo inteligentes; y puedan trabajar de forma segura con un inicio de sesión único y control de acceso a las aplicaciones.

Pero a su vez, en este espacio de trabajo el equipo de tecnologías de la información (TI, más conocida como el "área de sistemas") de la empresa debe poder:

* Ofrecer cargas de trabajo portátiles que puede mover y escalar a través de múltiples proveedores de "cloud computing" sin el riesgo de un bloqueo del proveedor.

* Administrar todas sus soluciones en la nube como una sola, con visibilidad, control y experiencia del usuario consistentes.

* Aplicar controles de seguridad contextuales para proteger la información confidencial contenida en todas sus aplicaciones SaaS.

Juan Manuel Gómez, director de ventas de "workspaces" para América latina y el Caribe de Citrix, una corporación multinacional que suministra tecnologías de virtualización de servidores, conexión en red, software como servicio (SaaS) e informática en la nube, explica en la siguiente entrevista con iProfesional cómo es la llave tecnológica para que las empresas transformen sus espacios de trabajo.

-¿Cuáles son los problemas más frecuentes que tienen hoy los empleados de una empresa al momento de acceder a sus aplicaciones en dispositivos y/o en la nube informática y en las conexiones remotas con la oficina?

-Los resumiría en tres:

* La experiencia de uso.

* La capacidad de elección.

* La seguridad de los datos.

Cuanto más fluida es la experiencia de trabajo más productivo puede ser el empleado. Sin embargo, muchas veces al querer acceder a sus herramientas de trabajo tienen que pasar por múltiples instancias de "login", o conectarse a los datos corporativos a través de procesos lentos y engorrosos.

Incluso, muchas veces, tampoco cuentan con las aplicaciones que los hacen productivos. En definitiva, cuidar la experiencia de uso afecta su desempeño. Parte de esa experiencia de uso es darles la posibilidad de elegir desde donde les resulta más productivo trabajar.

Por ejemplo, hay personas que son más productivas utilizando Windows y otras en Mac ¿Por qué no darles la posibilidad de que usen la herramienta que mejor los potencie? En materia de seguridad, no puede pensarse un espacio de trabajo sin contemplar la seguridad.

Pero el enfoque de seguridad que se adopte no debe ir en detrimento de la productividad. Los usuarios no deben notarlo o sentirse restringidos, se trata de ofrecer los más altos niveles de seguridad, de extremo a extremo, con interacción mínima requerida por parte del usuario.

El objetivo debe ser crear un espacio de trabajo fluido, que se anticipe a las necesidades del usuario dándoles la posibilidad de elegir y optimizando su experiencia.  Todo esto, sin que el departamento de TI pierda el control de los datos y de la seguridad de los mismos.

-¿Cómo afectan estos problemas a la productividad del empleado? 

-Los empleados actuales demandan movilidad, experiencia y libertad a la hora de elegir desde qué dispositivo y lugar se sienten más productivos para realizar su trabajo diario.

Para ellos, ingresar a su espacio de trabajo debe ser simple y rápido, sin importar el equipo, red o aplicación desde el cual estén ingresando. La única información que precisan saber es su usuario, contraseña y dominio.

El trabajo flexible, acompañado de las herramientas adecuadas, lejos de ser un obstáculo en la productividad de los empleados, debería ser una solución. De hecho, un estudio realizado por Citrix en 2018 reveló que un 44% de los managers de TI de empresas de la Argentina comentó que han implementado estilos de trabajo flexible por requerimiento de los empleados.

Sin embargo, la seguridad continúa siendo una traba a la hora de que las empresas evalúen aplicar políticas que respondan a las necesidades de los trabajadores modernos.  El problema de la seguridad conlleva a que, en ocasiones, se establezcan procesos complejos que el empleado debe seguir para lograr acceder a la información desde algún punto fuera de la compañía, o incluso se llegue a restringir el acceso de manera remota.

Esto limita sus posibilidades de optimizar la productividad: hoy en día, los empleados buscan flexibilidad – el famoso "home office" es más una demanda que un beneficio en algunas industrias – y solucionar la mayoría de sus actividades desde un mismo dispositivo móvil, combinando la información personal con la laboral.

La búsqueda de la productividad necesita estar centrada en reducir el tiempo dedicado a procesos y no aumentarlos, es por eso que es importante contar con un enfoque de seguridad que permita a los empleados tener la libertad de elegir qué equipos necesitan para ser más ágiles en su trabajo, y a la vez mantenerlos protegidos sin importar cuál es esa preferencia.

También se trata de una optimización de tiempos, el estudio que mencionamos anteriormente reflejó que el principal motivo por el que los empleados demandan trabajo flexible está asociado con la administración del tiempo (29%) y en segundo lugar con la distancia (10%).

Llevando este reto a un ejemplo concreto, para algunos perfiles como los de equipos de ventas que tiene un régimen de visitas a clientes, el tener la posibilidad de acceder desde dónde estén a los datos corporativos en lugar de tener que pasar por la oficina para actualizar la información, les permite optimizar tiempo y recursos valiosos.

De esta manera, acceder a información remotamente permite a los trabajadores estar donde realmente ocurre el negocio, a la vez que mejora la experiencia de usuario y el balance entre la vida personal y laboral del empleado.

Esto también es visible para los encargados de TI de las empresas, sin ir más lejos, en el estudio que realizamos en 2018, un 75% coincidieron en que creían que la posibilidad de que los empleados puedan acceder a sus datos y aplicaciones desde cualquier lugar y dispositivos hace más productivo al staff.

En este sentido, es posible brindarles a los empleados herramientas para aumentar su productividad sin exponer a la compañía a amenazas de seguridad, y para ello la tecnología es un factor clave.

La investigación de Citrix reveló que un 68% de los managers de TI estaba total o parcialmente de acuerdo con que hay un vínculo directo entre la tecnología que se le proporciona a sus empleados y su nivel de productividad.

Teniendo en cuenta esto, se trata de descifrar cuál es el tipo de solución que permite a los trabajadores ser flexibles y productivos, sin descuidar la seguridad, y para ello la virtualización de aplicaciones y escritorios pueden ser grandes aliados.

-¿Cuáles son las principales amenazas a la seguridad en el espacio de trabajo físico y virtual de una empresa?

-Existen diferentes tipos de amenazas de seguridad. Uno de los más populares es el malware (troyanos, "spyware", virus, "ransomware", etc), que muchas veces se da a través de una técnica conocida como el phishing.

La misma consiste en que los empleados reciban un correo que les pide realizar alguna acción, puede ser una promoción increíble, o también se utiliza la técnica del temor para asustar a los empleados con alguna frase del estilo de "si no ingresas a este link en las próximas 48 horas se cerrará tu cuenta por falta de actualización", por brindar un ejemplo concreto.

De esta manera, los ciberdelincuentes juegan con las reacciones de las personas, para engañarlos y llevarlos hacia el link que contiene el malware y puede infectar el equipo. En este caso puntual, es importante que las empresas capaciten a sus empleados en hábitos para detectar correos que tengan como objetivo el "phishing" y, si bien las compañías suelen contar con herramientas para evitar que ingresen a la información del empleado desde un dispositivo corporativo, ¿qué sucede cuando el phishing llega al correo personal del empleado y éste lo abre desde su propio equipo, en donde también tiene información de la empresa?

Para evitar este tipo de situaciones es importante crear un perímetro digital seguro que proteja al empleado en todo momento, que permita tener la información personal y corporativa separada incluso en dispositivos particulares, y que le permita a los departamentos de TI contar con control personalizado de los datos de la compañía.

Otro tipo de amenaza es el robo o extravío físico de un dispositivo personal. Pongamos el ejemplo de Juan, un empleado que tiene en su propio smartphone el correo corporativo, y algunas aplicaciones particulares que necesita para su trabajo diario.

Juan perdió su dispositivo personal cuando estaba yendo con una presentación confidencial a visitar a un cliente, ¿qué pasa si la información alojada en ese dispositivo llega a manos equivocadas? Para estos casos, es crucial contar con herramientas de virtualización, que mantienen la información centralizada y separada del dispositivo.

De esta manera, el encargado de sistemas puede ayudar a Juan eliminando remotamente el acceso a la información corporativa desde ese dispositivo, y Juan podrá acceder desde cualquier otro equipo autorizado a la misma presentación que creyó haber perdido.

-¿Cuáles son las capacidades clave que debe tener un espacio de trabajo para que una organización sea considerada como digital? Por ejemplo, la colaboración en red.

-Para que una compañía sea digital es clave contar con un espacio de trabajo que no esté ligado a un lugar o dispositivo en específico. Las compañías deben ser capaces de crear un "workspace" que brinde a los empleados la posibilidad de acceder a todas las aplicaciones que necesitan de manera remota y segura.

Además, es importante que el equipo de sistemas tenga un control centralizado de las aplicaciones que utilizan los empleados, no sólo por una cuestión de seguridad, sino también para poder entregarles su espacio de trabajo personalizado.

Cada empleado en su rol tiene diferentes necesidades, y su espacio de trabajo tiene que estar creado a medida. Por otro lado, una organización digital debe tener conexiones de redes optimizadas, que les permitan garantizar la disponibilidad y continuidad del negocio en todo momento.

Para ello existen soluciones como la de tecnologías SD-WAN, que permiten a las compañías balancear la carga y optimizar los enlaces de ancho de banda para asegurar la mejor conectividad posible.

-¿Cómo pueden los departamentos de recursos humanos apoyar este desarrollo de mejora del espacio de trabajo?

-Los departamentos de recursos humanos pueden contribuir en el impulso de políticas de flexibilidad y trabajo remoto, teniendo presentes factores como la productividad, experiencia de usuario y la retención del talento.

A su vez, pueden aliarse con los departamentos de TI para entender el tipo de acceso que se requiere en cada rol, teniendo control personalizado en función del tipo de tarea y rol que tenga el empleado, y restringiendo las posibilidades de acceso en casos que lo sea necesario.

Por otro lado, un factor muy importante para las áreas de recursos humanos es el de impulsar el cambio cultural dentro de una compañía. En el estudio que realizó Citrix en 2018, un 67% de los encargados de TI de las empresas argentinas puntualizó que a los directivos de las compañías les hace falta confiar más en los empleados para posibilitar esquemas de trabajo flexible.

Teniendo en cuenta esto, desde recursos humanos debe tener en consideración, por un lado, capacitar a los empleados en prácticas seguras y, por el otro, concientizar a los directivos de las necesidades de los trabajadores modernos.

Para que una compañía sea considerada digital, necesita de un trabajo de colaboración entre las áreas de sistemas y recursos humanos. El trabajo en conjunto permitirá aumentar la productividad de los empleados, así como su satisfacción con el empleador.