10 funciones de Excel que todos deberían aprender, según una revista de Harvard

Según una publicación de la escuela de negocios de Harvard, 10 de las 500 funciones que ofrece el programa Excel son básicas y necesarias, y "todos deberíamos aprenderlas".

"Llevamos una década enseñando y probando Microsoft Excel", afirmó Harvard Business Review en un artículo, donde menciona "una encuesta que elaboramos a varios empleados de oficina sugiere que pasamos más de un 10% de nuestra vida laboral haciendo hojas de cálculo", aunque "para quienes trabajan en investigación y desarrollo o finanzas, esa cifra se eleva al 30%, unas 2,5 horas al día".

A continuación, un decálogo de funciones de Excel que Harvard Business Reviw considera "especialmente fáciles de aprender" y que "pueden marcar la diferencia" a la hora de "ahorrar tiempo y mejorar la productividad".

Pegado especial

Excel permite copiar toda la información de una selección de celdas y pegar los datos en otras celdas especificadas, pero puedes utilizar una opción llamada "pegado especial" para pegar la información de otra manera. El pegado especial sirve para que puedas elegir qué elementos copias y cuáles no. De esa manera evitas copiar formatos o fórmulas indeseadas.

¿Cómo ejecutarlo?: cuando copies lo que hay en tu celda (Ctr+C) pulsa Ctrl+Alt+V para hacer un pegado especial y selecciona lo que quieres copiar. Alt+E+S+V es el comando para pegar esos elementos. También puedes usar el menú desplegable y elegir la opción en el cuadro de diálogo.

Insertar varias filas

A veces, necesitas añadir varias filas de vez a una tabla, y hacerlo una por una no siempre es lo más práctico. Esta función agiliza la tarea. ¿Cómo ejecutarlo?: usando un atajo del teclado (Ctrl, shift, +) selecciona el número de filas que quieres agregar y haz clic en el botón derecho para insertadas. También puedes usar el comando "Insertar filas de hoja", siempre y cuando selecciones antes las filas que vas a añadir.

Relleno rápido

"El relleno rápido (Flash Fill en inglés) es como magia y puede usarse en diferentes situaciones", afirma Harvard Business Review. "Es un ahorro de tiempo fantástico cuando necesitas ingresar o cambiar muchos datos de forma rápida y precisa; es un método asombroso".

Se trata de un sistema que le permite a Excel aprender ciertas cosas del trabajo que haces e identificar patrones para completar algunas celdas, rellenándolas automáticamente. Por ejemplo, sugiere un nombre completo si pones nombres y apellidos en dos columnas diferentes, o permite separarlos si los pones juntos.

¿Cómo ejecutarlo?: debes pulsar Ctrl + E, o ir a la pestaña de "Datos" y activar "Relleno Rápido". Si no te aparece esa opción, prueba en "Avanzado" y "Relleno Rápido Automático", informó Microsoft en su página de ayuda.

Índice y coincidir

"Índice" y "Coincidir" se usan ampliamente en Excel para realizar búsquedas complejas. Por separado no son demasiado interesantes, pero cuando las combinas se aprecia su poder, afirma Harvard Business Review.

Ambas permiten extraer datos y valores concretos que necesitas de grandes hojas de cálculo, de manera que "una tarea tediosa y rutinaria resulte rápida y sencilla". Este método requiere un poco más de tiempo (y paciencia) para aprenderlo, pero te permitirá ser mucho más veloz a la hora de buscar ciertos datos.

¿Cómo ejecutarlo?: "Índice" tiene dos sintaxis: matricial y de referencia. La primera (matriz; núm_fila; [núm_columna]) sirve para hacer búsquedas. "Coincidir"(valor_buscado,matriz_de_busqueda;[tipo_de_coincidencia]) se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista.

Suma rápida

Según Harvard Business Review, esta es una de las primeras funciones que seguramente aprendiste en Excel: cómo sumar una fila o columna. Pero, ¿sabías que puedes seleccionar la celda al final de una fila o columna en apenas unos segundos? ¿Cómo ejecutarlo?: Selecciona la celda y haz clic en Ctrl + Shift + = para activar la función. Equivale a "Autosuma".

CTRL Z / CTRL Y

Probablemente ya sepas que el Ctrl + Z se usa para revertir errores. Pues bien, existe otra opción para recuperar lo que borraste: el comando Ctrl + Y. Es como un pase gratuito que te salva de cualquier problema, afirma Harvard Business Review. ¿Cómo ejecutarlo?: muy fácil: pulsa Ctrl + Y para revertir cualquier "error" que eliminaste con Ctrl + Z.

Eliminar duplicados

Esta fórmula es sencilla y rápida de usar. Obviamente, sirve para lo que uno esperaría: eliminar valores que se repitan en cualquier conjunto de datos en Excel. Harvard Business Review recomienda colocar en otra hoja lo que desees borrar. El sistema deja por defecto el primer valor que aparece en la tabla.

¿Cómo ejecutarlo?:seleccionar la tabla, ve a la pestaña "Datos" de Excel y haz clic en "Quitar Duplicados". El programa te preguntará a qué columna le aplicarás ese cambio.

Congelar paneles

Inmovilizar filas y columnas puede servir para contrastar datos que tienes lejos de otros en la hoja de cálculo. Al hacerlo, los verás en la pantalla cuando navegues por ella. ¿Cómo ejecutarlo?:elige la parte de la hoja de cálculo que quieres congelar y haz clic en el menú "vista" o "visualización". Después selecciona "inmovilizar fila superior" e "inmovilizar columna", haciendo clic en lo que quieras congelar.

F4

F4 tiene dos funciones específicas en Excel: crear una referencia absoluta y repetir tu acción o comando más reciente. ¿Cómo ejecutarlo?: sencillamente, pulsa F4 cuando quieras hacer una de esas dos cosas. La mayoría de las veces repetirá la última acción. Si presionas la tecla mientras tienes resaltada una celda con una fórmula, te dará opciones de posibles referencias.

Ctrl + flechas

Esta opción es especialmente práctica para grandes bases de datos, pues permite acceder a la última cifra en cuestión de segundos, sin pasear por toda la tabla de forma manual.

¿Cómo ejecutarlo?: ejecuta el comando con Ctrl + Abajo para llegar al final de documento, o desplázate por él con las flechas. También te servirá para seleccionar datos en segundos y maximizar tu productividad.