Kanban: cómo aplicar el exitoso sistema de separar las tareas en listas para organizarse

Los trabajos se acumulan en la mesa, los post-it se pierden entre los papeles y los emails de la bandeja de entrada no dejan de crecer… Organizarse no es fácil, pero al margen de agendas y recordatorios en el móvil, la técnica Kanban es un sistema de trabajo que promete un aumento de la productividad. Por algo la utilizan en tecnológicas como PayPal.

A diferencia de otros métodos de organización, el Kanban es bastante sencillo. Su nombre, que proviene del japonés, indica lo esencial para ponerlo en práctica: kan significa visible y ban tarjeta o tablón. Un tablón bien visible es el protagonista de este sistema para mejorar la administración del trabajo, y se divide, principalmente, en tres bloques por los que se distribuyen y mueven las tareas: por hacer, en curso y hecho.

Al comienzo de la jornada se elabora la lista de objetivos, que son los trabajos por hacer, y si trabajamos en equipo se establece quién hace qué. Las tareas pasarán a las siguientes listas según se vayan realizando, primero estarán en curso y finalmente hechas. La transparencia es uno de sus puntos fuertes, ya que todos saben a qué se dedica cada miembro del equipo en todo momento.

Otra de las ventajas es que, al tratarse de un formato de organización tan visual, los equipos pueden controlar el flujo de trabajo y, por ejemplo, limitar el número de tareas en progreso y obligar a terminar ciertos trabajos antes de comenzar otros o ligar varias tareas para que tengan que realizarse al mismo tiempo.

Además, aunque en su aplicación básica la organización de las tareas se reduce a tres apartados, el Kanban no es un sistema cerrado sino que puede modificarse añadiendo más columnas en función de las necesidades de cada proyecto. Un apartado o un color especial para destacar todo lo que sea urgente o prioritario, una casilla donde incluir los objetivos a largo plazo o una columna de preparación donde incluimos los trabajos que todavía están en fase de discusión.

Valores Kanban

La transparencia es una de las características de esta metodología, que trata de ser clara y directa para todos los miembros del grupo de trabajo, pero además, Kanban fomenta el equilibrio en la repartición de tareas para lograr un trabajo efectivo y de repartición igualitaria. Se creó para mejorar el trabajo colaborativo aunque el liderazgo no deja de ser necesario para que cada uno de los niveles funcione.

De todas formas, no se necesita trabajar en grupo para beneficiarse de este sistema, que puede ser útil incluso para trabajos no profesionales como planificar una mudanza, un viaje o una fiesta de cumpleaños. La app Trello, por ejemplo, sigue la filosofía Kanban y permite compartir el tablero con contactos para acceder a las tareas y ver fácilmente quién se está ocupando de cada cosa y así evitar confusiones.

Su origen

Se trata de un sistema proveniente de Japón, en concreto de las fábricas de automóviles de la marca Toyota en los años 50, creado para mejorar la eficiencia en la producción. Fue Taiichi Ohno, un ingeniero de la marca, quien desarrollaría el concepto. Para muchos, antes de ser Kanban, fue "el sistema Toyota".

Originalmente, el método Kanban señalizaba los diferentes procesos en la creación de automóviles y los materiales que se necesitaban en cada uno. De este modo, se limitaba el stock de piezas en la fábrica, a la vez que se automatizaba su reposición, para evitar que haya piezas ocupando espacio necesario para otras tareas o tener que parar la producción por falta de material. Los expertos señalan que la clave del éxito de un sistema tan sencillo, que perdura hasta hoy, está en su adaptabilidad a todo tipo de tareas.