Los cuatro factores que hay que tener en cuenta al momento de delegar

Algunos jefes poseen una visión limitada sobre la acción de delegar. Sostienen que si se encomienda algo a un tercero se corre el riesgo de perder el control sobre la toma de decisiones, de la calidad del trabajo y de su resultado final. En realidad, la delegación es un proceso que potencia el desarrollo de las habilidades de las personas y genera un compromiso entre los miembros de un equipo para cumplir un objetivo común. Factores a tener en cuentaA la hora de decidir si se debe delegar o no una tarea hay que considerar cuatro factores importantes:

• Dificultad de la tarea: ¿qué se requiere para realizar adecuadamente la tarea?
• Riesgo de la tarea: ¿se pueden corregir los errores antes de que tengan efecto?, ¿cuál es el costo de equivocarse?
• Habilidades individuales: ¿la persona está capacitada para realizar la tarea?, ¿puede aprender a hacerlo?
• Actitud individual: ¿está dispuesto a asumir la responsabilidad?, ¿tiene la confianza para lograr el objetivo?

Cómo detectar los casos en donde se está delegando malDelegar tareas o responsabilidades puede facilitar o agravar un proceso de trabajo. La ausencia de confianza del jefe en un colaborador puede detectarse a través de algunos sí­ntomas. Uno de los errores más frecuentes es confundir "ordenar" con "delegar": en el primer caso se trata de una acción unidireccional y restrictiva en donde "uno dice" y "el otro hace" y allí­ termina la función del colaborador, sin lograr que participe en el proceso de toma de decisiones.

Otra de las equivocaciones más comunes es delegar sin darle al colaborador toda la información que se requiere para llevar adelante la actividad. Quien asume la tarea podrá empezar a trabajar, pero no llegará a cumplir los objetivos y posiblemente fracasará.

En algunos casos, se cree erróneamente que delegar supone asumir uno de los dos extremos posibles:

• eximirse de responsabilidades y dejar que la tarea sea realizada en un cien por ciento por el colaborador.
• delegar al colaborador sólo la tarea y mantener la responsabilidad absoluta de la misma.

Existe, en realidad, una responsabilidad compartida por el jefe y la persona a la que se encomienda la tarea. Delegar implica brindar la autoridad necesaria para tomar las decisiones que la tarea requiera y, al mismo tiempo, ofrecer asistencia basada en la experiencia y conocimiento mediante un espacio para consultas, reuniones de seguimiento y evaluación.

En ciertas ocasiones algunas empresas sólo tienden a delegar las actividades más repetitivas y básicas. Esto no está mal, siempre y cuando sea una etapa dentro de un proceso gradual de delegación y de asunción de nuevas responsabilidades. Capacidades que un jefe debe adquirirLo primero es desprenderse de los mitos asociados con la delegación (pérdida de control y poder, disminución de la calidad, no contar con el equipo adecuado, etc.)

Lo segundo es la capacidad de identificar las aptitudes y conocimientos de cada colaborador con el fin de delegar a cada uno la tarea más adecuada.

Al momento de delegar, un buen jefe deberá también ser capaz de comunicar con claridad qué se espera del colaborador y proporcionar la cantidad apropiada de información, herramientas y recursos necesarios para que la tarea sea realizada correctamente.Cómo preparar a los equipos

Existen algunas acciones que contribuyen a crear una cultura de delegación:

1. Comunicación: es necesario informar claramente, a quien realizará la actividad, los motivos de la delegación, el porqué de su elección y los resultados esperados. Cuando el colaborador conoce esos aspectos se siente más motivado y con la confianza necesaria para realizar la tarea.
2. Seguimiento: durante el proceso de realización de la actividad es importante que el jefe deje un canal abierto para tener reuniones de consulta o encuentros programados. Lo importante es testear si se va en la dirección correcta para el logro de los objetivos pactados previamente, o si se tienen que realizar acciones de corrección.
3. Reconocimiento: cuando las personas asumen una nueva responsabilidad y desarrollan el trabajo de acuerdo a los procesos definidos, es importante comunicar los logros, reconocer los esfuerzos realizados y celebrar los resultados. A medida que el colaborador se familiariza con la tarea o actividad que le fue delegada, adquirirá más confianza y más conocimiento para su crecimiento personal y profesional.
4. Evaluación: se debe realizar un feedback que vaya dirigido a que el colaborador aprenda del proceso y contribuya a su desarrollo. Debe estar orientado tanto a los aspectos positivos de su desempeño como a los aspectos a mejorar en una próxima realización de la tarea.

Por Manuel Ocampo

Especial para iProfesional.com