Paso por paso: cómo armar un plan de negocios y por qué es tan importante

El 2020 arrancó con muchos cambios: nuevo Gobierno, un plan económico que no se conoce, el retorno del dólar "blue" y una inflación que no se detiene. Por eso son muchos los argentinos que ya el 1 de enero mostraron su preocupación y pensaron dos alternativas: irse del país, o idear un nuevo negocio para subsistir.

Emprender una actividad sin experiencia no es tarea fácil, y para hacerlo, elaborar un plan de trabajo y saber para qué sirve es un paso clave que muchas personas no conocen, realmente, la utilidad que tiene. Sin embargo, para "llegar a buen puerto" en un proyecto, es fundamental tener escrito en qué consiste.

Qué es un plan de negocios

Parece simple de definirlo, pero no todos los emprendedores y empresarios tienen escrito en qué consiste un plan. Se trata de un documento en donde se explica un negocio que se va a realizar, así como los objetivos, estrategias para alcanzarlos, el proceso productivo, la inversión requerida y la rentabilidad esperada.

No existe una estructura o formato estándar que se use por igual para todos los planes de negocios, pero hay algo que ha cambiado con el tiempo y es muy importante.  Esto tiene que ver con la extensión, ya que no se precisan largos informes de 200 páginas, sino que mientras más breve y conciso, más efectivo.

Otro dato importante. En general, se piensa que un escrito de estas características solo se elabora al momento de iniciar una actividad nueva, pero este también se puede hacer cuando ya está en marcha y, por ejemplo, se va a sumar un producto al mercado.

Mucha gente también cree que el documento solo es necesario en las grandes empresas, pero lo cierto es que el desarrollo de un plan de negocios es una etapa por la que todo emprendedor debe pasar porque permite conocer la viabilidad y rentabilidad del trabajo, sirve de guía para ponerlo en marcha y operarlo (para no tener que tomar decisiones en el camino), y hasta es útil para conseguir financiamiento y demostrar la viabilidad del proyecto.

El plan de negocio, parte por parte

No existe una estructura única para redactar un plan, pero hay algunos pasos inevitables que deben cumplirse.

Lo primero que debe contener es un resumen ejecutivo de los puntos más importantes, siguiendo por la definición del negocio que se va a realizar, así como los aspectos básicos relacionados con este. Aquí se detalla el nombre del negocio, la ubicación, el tipo de empresa bajo el cual será constituida legalmente, la actividad económica y la descripción del negocio que se va a realizar, así como del producto o servicio que se va a ofrecer.

Luego se coloca el estudio de mercado. Además, tan importante como definir el público objetivo es tener en claro quiénes serán los competidores y conocerlos bien, ya que ello  permite formular estrategias de marketing que ayuden a competir de la mejor manera posible.

La organización del negocio es la parte siguiente, donde se cuenta cómo se relacionarán entre sí las diferentes áreas, departamentos o unidades orgánicas que lo conformarán.

El estudio de la inversión y financiamiento, los ingresos y egresos y la evaluación financiera son los últimos pasos fundamentales a contemplar.

Manos a la obras: cómo hacer el plan de negocios

Ahora sí, conocida la importancia de tener un plan y el contenido que debe tener, es hora de ponerse a trabajar. Y para eso, algunos pasos serán de gran utilidad para lograr los objetivos.

Lo primero que se debe hacer es una investigación de mercado para saber si hay otros planes del mismo negocio que se quiere emprender que sirvan como referencia. Además de buscarlos en Internet, una de las herramientas más útiles, existen centros de apoyo a emprendedores y universidades. 

Una vez hecho el trabajo de campo, se deben plantear los objetivos. "Desarrollar un plan de negocios teniendo en cuenta y de acuerdo a los objetivos aumenta las posibilidades de alcanzarlos", explican los expertos.

Luego, llega el momento de pensar en la audiencia, las personas a quienes irá dirigido, lo que ayuda a lograr que sea efectivo. Algunos ejemplos: si el plan está pensado para entidades de crédito, hay que fijarse en la oportunidad del negocio y en las proyecciones de ingresos y egresos; y si va dirigido a inversionistas, se debe tener en cuenta que lo más importante es el retorno de la inversión y se debe enfocar en eso.

Un plan de negocio conciso, fácil de entender y "conservador"

Con los objetivos y la audiencia delimitada ya se está en condiciones de dar un paso más. Y entonces comienza la parte más divertida, donde se sentarán, realmente, las características del negocio.

Es clave tener en cuenta que la extensión no lo hará más importante o creíble, sino que, mientras más breve y claro, será de mayor utilidad.

Un plan de negocios de pocas páginas no solo es más fácil de desarrollar, sino también tiene más probabilidades de ser leído. Lo importante es que tenga la información suficiente como para que se entienda y se pueda sustentar todo lo afirmado.

También debe estar, siempre presente, la idea de negocio, cómo se va a convertir en una realidad y cómo se podrá mantener el negocio por un determinado periodo de tiempo.

Paso seguido, para lograr conseguir en pocas palabras que todo lo importante quede expresado, se debe empezar describiendo lo más sencillo (evitará los momentos de frustración que pueden generar el no avanzar), y con una estructura de acuerdo a los objetivos y la audiencia.Hay que pensar los títulos y subtítulos de cada parte, y luego desarrollar cada una.

En cada etapa, es importante mantener una mirada conservadora sobre una exitista, especialmente en las proyecciones y estimados financieras, ya que conviene prometer cosas que se puedan alcanzar y que no generen dudas. Por ejemplo, decir que en el primer año se conquistará un 20% del mercado será más creíble que proyectar más del 50 por ciento.

Flexible y atractivo, así debe quedar el plan de negocio

Con las ideas plasmadas en un papel, es momento de pensar que elementos pueden contribuir al atractivo del escrito. Para eso, se pueden usar imágenes y gráficos que permitan describir o explicar mejor los elementos que lo conforman.

Las imágenes pueden ser de los productos o servicios que se van a ofrecer, u organigramas con las áreas o departamentos que lo conformarán.

También debe justificarse por qué la idea funcionará, incluyendo todas las variables que puedan tener un impacto en el resultado de ese plan. Al mismo tiempo, es útil mostrar por qué algunas variables no aplican a la situación del negocio planteado o explicar cómo se podrán superar o mejorar si surgiera un problema.

Por último, hay que tener en cuenta que todo plan de negocio es un documento flexible, que puede y debe ser actualizado constantemente, lo cual quita la presión por querer hacer algo perfecto y definitivo.

Lo que es importante, aunque quede sujeto a modificación, es revisarlo varias veces, que no tenga errores ortográficos que podrían restarle seriedad.