Nuevo paradigma laboral en IT: las mejores herramientas para el trabajo colaborativo con propósito

El trabajo remoto que aterrizó en muchas organizaciones post pandemia del Covid-19, impuso nuevos retos para mejorar la productividad de las personas. Sin embargo, las empresas IT llegaron a esta instancia con un camino recorrido y conocido.

En la actualidad, cada vez más empresas optan por una modalidad remota de trabajo, o híbrida al menos, permitiendo que sus empleados puedan trabajar desde cualquier parte del mundo sin la necesidad de tener que trasladarse a un lugar físico para cumplir con sus tareas.

Pero, si bien son muchos los beneficios que tiene esta forma de trabajo también presentan determinados desafíos a la hora de tener que coordinar encuentros o reuniones. Incluso, en determinados casos, se requiere que sean varias las personas que trabajen al mismo tiempo en ciertos documentos, por lo que se podría pensar que esa actividad no puede realizarse a distancia.

En Planexware, cada equipo define la frecuencia de su presencialidad en la oficina con el objetivo de que ese dia sea distinto, generando interacciones con otros equipos o áreas con el fin de resolver o acordar diferentes compromisos. Estos encuentros muchas veces terminan en un after office para afianzar aún más la integración y generar vínculos afectivos.

No hay recetas mágicas para la flexibilidad

A pesar de lo declarado hasta acá, en el último tiempo, se generó un dilema en el mundo laboral que se debate entre la apuesta al empleo remoto y la cultura colaborativa que se nutre del cara a cara y son muchas las empresas que han dado marcha atrás con la implementación del home office extremo entendiendo que no funciona correctamente en todos los casos.

El espacio de trabajo es clave para la generación de innovación y creatividad porque el encuentro entre las personas favorece el intercambio de ideas, genera cultura y fideliza. Ahora bien, si lo que necesita la empresa es elevar la productividad a nivel individual, el poder trabajar de modo autónomo, flexible y sin interrupciones produce niveles de eficiencia mayores.

De qué manera organizar esquemas de trabajo en el nuevo paradigma laboral

De todos modos, no hay una receta mágica que nos garantice productividad o innovación y creatividad, lo ideal es que cada organización encuentre su mejor modelo y flexibilizarse cuando lo considere oportuno. Desde la visión de Germán Castaños, Entrenador en Procesos de Creatividad e Innovación "será siempre preferible un equipo motivado y comprometido trabajando en forma remota pero colaborativa, que un equipo forzado a innovar sin compromiso".

Ningún extremo es bueno, si bien hay muchos trabajos y tipos de personas a los que les rinde excepcionalmente el home office hay otros a los que no. Por lo tanto, aprender a balancear adecuadamente los días de trabajo en la oficina y días de trabajo en el hogar parece ser el desafío que se plantea en estos tiempos.

Herramientas para ser productivos en el trabajo colaborativo

Con todo lo dicho hasta acá, la tecnología nos nutre de herramientas que nos permiten realizar un trabajo colaborativo, sin la necesidad de que todas las personas se encuentren en el mismo lugar físico.

¿Cuáles son las herramientas más utilizadas para el trabajo colaborativo en las organizaciones actualmente?

1. Videoconferencias y comunicación: Zoom, Google Meet, Hangouts y Microsoft Teams.

Estos programas brindan la posibilidad de hacer videoconferencias en tiempo real, con múltiples personas, ofreciendo otras funcionalidades alternativas como la posibilidad de compartir pantalla y enviar mensajes escritos a través de un chat.

2. Almacenamiento de archivos: Google Drive y Dropbox.

Estas aplicaciones sirven para compartir archivos en un espacio común, de manera que distintas personas puedan acceder a ellos. Además, Google Drive brinda la posibilidad de que diversas personas, en simultáneo, puedan editar documentos y ver las modificaciones que realizan los distintos usuarios.

Qué herramientas de trabajo colaborativo contribuyen a la productividad

3. Edición de archivos: Microsoft 365, Google Docs, Google Sheets y Google Slides.

A través de estos sitios web, los usuarios tienen la posibilidad de editar documentos al mismo tiempo. Se puede acceder con una cuenta de mail y permite el trabajo colaborativo con personas que se encuentran en diferentes espacios físicos.

4. Envío de archivos: WeTransfer.

En muchas ocasiones, los archivos que se deben enviar a los compañeros de trabajo son muy pesados y las plataformas de correo electrónico no los soportan para su envío. Por eso, se puede utilizar el sitio web WeTransfer para compartir esos documentos de forma ágil.

5. Acceso remoto: TeamViewer y Anydesk.

Estos programas permiten el acceso remoto a computadoras que se encuentran ubicadas en otros lugares, de manera de poder acceder a las funcionalidades y archivos que se encuentran en ellas, sin la necesidad de transportarse hasta ese lugar.

6. Trabajo en equipo: Slack y Asana.

Estas plataformas tienen como objetivo facilitar el trabajo de los distintos grupos de trabajo de una empresa u organización. Su objetivo es el de reunir todo lo que necesita un equipo de trabajo en un mismo espacio, de manera que cada uno de los integrantes sepa qué están haciendo los demás para agilizar las gestiones determinando, además, fechas límite de actividades y prioridades.

Verónica Menéndez, Gerente de RR.HH. de Planexware

7. Gestión de proyectos: Trello, Miro y Monday.com.

Estas aplicaciones tienen como objetivo principal la organización de las actividades. Para ello permiten compartir listas, tareas y archivos, realizando todas las anotaciones que sean necesarias para que las vean los demás miembros del grupo de trabajo. Los Desarrolladores suelen utilizar "Github" para el trabajo colaborativo a distancia con el repositorio de Git.

8. Diseño: Figma.

Esta herramienta es de suma utilidad para todas aquellas personas que trabajen en diseño, porque permite realizar prototipos y wireframes que se pueden compartir con el equipo de trabajo para que todas las personas puedan colaborar y trabajar en simultáneo.

9. Mapas mentales: MindMeister.

En diversas empresas, el proceso de creación de mapas mentales resulta sumamente importante para llevar a cabo sus tareas. Por ello, este programa sirve para desarrollar ideas y compartirlas de manera visual, permitiendo que distintos usuarios accedan a ellas para transmitir las ideas a un equipo de trabajo.

En conclusión, es clave estar aggiornados al nuevo paradigma de trabajo. Ser equilibrados, flexibles en nuestras políticas de RR.HH. y tomar a la presencialidad con un propósito que  tenga que ver con fortalecer los vínculos y las relaciones interpersonales.Escuchar a nuestros equipos y acompañarlos en el día a día. Sin duda, eso nos permitirá ser más productivos y mantener un buen clima laboral donde cada persona se sienta identificada con la propuesta de valor.