Productividad: gestión y uso del tiempo

Muchas veces, durante una jornada laboral, surgen situaciones que hacen que las horas se escapen de la mano como agua provocando una sensación de "no haber hecho nada". Algunos de estos "ladrones del tiempo'' pueden ser: mails, llamadas telefónicas, conexión a internet, consultas, ruidos externos, pedidos de información, etc.

Lograr tener una buena organización de los periodos de trabajo y de las tareas prioritarias no es algo que se deba pasar por alto. 

Para ello, Natalia Heredia proporcionó diferentes matrices en las cuales el colaborador puede distinguir los quehaceres importantes de los que pueden esperar y así lograr tener un mejor rendimiento.

No es necesario aplicarlas todas, sino conocerlas y activar la que resulte más eficiente para alcanzar los objetivos finales.

Por ejemplo, la denominada Matriz de Eisenhower se basa en distinguir y ubicar las tareas a realizar en función del nivel de urgencia e importancia de las mismas, comenzando por aquellas que agregan valor y se ejecutan a largo plazo, dejando para el final todo aquello se pueda resolver fácilmente o un breve período de tiempo. 

También, en estos casos, se puede usar la técnica de Moscow que consiste en poder distinguir entre una lista de tareas cuáles son las actividades totalmente imprescindibles; aquellas otras que se deberían llevar a cabo si es posible; las que podrían incluirse si no afectan a nadie más y por último las que no se ejecutarán en la etapa que se está planteando, pero lo pueden estar en un futuro.

Además de estas dos matrices "el colaborador puede centrarse en una que establezca la relación entre el  impacto y el esfuerzo que requieren las actividades a planificar. Entonces, en la última sección se encasilla el nivel de dificultad para implementar la solución y en la primera el rango de impacto de valor/beneficios al momento de resolver el problema". Comenta Natalia Heredia.

En otras palabras, se empieza por lo que tenga mayor impacto y menor esfuerzo en el día a día. Lo que implique un desafío va a ser lo que se tenga que planificar ya que lleva un gran impacto y un gran esfuerzo. 

Un último enfoque está basado en un sistema de organización de una lista de actividades específicas para cada contexto.

Cualquiera sea el método que se utilice, lo importante es poder descubrir los periodos productivos de cada uno. Muchas veces eso va en concordancia al equipo de trabajo al que se pertenece, otras no.

También es necesario poder distinguir aquellos momentos de alta productividad para desarrollar nuevas ideas, reuniones claves y creativas, de las instancias en las que el rendimiento baja y ahí realizar trabajos cotidianos, comunicaciones esenciales, lecturas, etc.

"No necesitamos llenarnos en nuestra cabeza de cosas que tenemos que hacer y tener una lista eterna sin resolver. Empecemos a hacer. Si es algo que te ocupa dos minutos resolver hacelo, sacatelo de encima y continúa", es lo que aconseja el autor David Allen según su metodología "Getting things done".

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