Cómo hacer un informe profesional en siete simples pasos
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Saber cómo hacer un informe profesional puede ser de gran utilidad en la carrera laboral.
Es cierto que hoy todos estamos acostumbrados a hacer informes en presentaciones de Power Point que se comparten en reuniones presenciales o a distancia.
Pero a veces es necesario además ser sintéticos y presentar una idea o una evaluación en un breve texto que, muy probablemente, leerán nuestros jefes y compañeros.
Por eso es necesario aprender cómo hacer un informe profesional bien escrito, que pueda sumarte un punto en tu carrera dentro de la empresa en la que te desempeñás. En el siguiente artículo te damos algunos consejos e instrucciones.
Qué es un informe profesional
Si te pidieron un informe en tu trabajo y nunca hiciste uno o no sabés cómo hacer uno profesional, no temas, no es algo complejo.
Segun la web Academia.edu un informe profesional no es más que "la descripción por escrito de las circunstancias observadas en el examen de la cuestión que se considera, con explicaciones detalladas que certifiquen lo dicho".
En esta descripción tenés ya una guía muy rápida de cómo hacer un informe profesional. Básicamente, es describir apoyado en observación y datos aquello que te corresponde evaluar.
Podés, como veremos más adelante en este artículo, incluir valoraciones o juicios personales, recomendaciones, etc. siempre que puedas apoyarlos con datos e información confiable.
Estos dos son simples pasos de cómo hacer un informe profesional, pero si necesitás más ayuda, considerá los siguientes pasos que te servirán para iniciar la tarea dividiéndola en pequeñas tareas a realizar.
Cómo hacer un informe profesional
El primer paso para saber cómo hacer un informe para presentar a tu jefe o a tus superiores es definir el tema del que vas a hablar -quizás sea algo que te hayan solicitado- y en segundo plano, qué querés decir sobre ese tema, todo antes de empezar a escribir.
Podés hacer un breve punteo de las ideas que querés transmitir en tu escrito, aquellas que quieras que queden claras y que no dejen de estar destacadas en el texto.
Podemos llamarlas tus "ideas objetivo", que son las que transmiten aquello que querés lograr. Es un muy buen primer paso sobre cómo hacer un informe que responda directamente a tus propias metas.
Para aprender cómo hacer un informe,esas ideas tienen que ser pensadas como títulos. Son breves, de no más de una oración.
Una vez que las tengas, podés escribír un párrafo corto sintentizando qué queré decir con cada una de ellas. No más de un párrafo, recordá que es un borrador para tener más claros los objetivos al presentar tu informe.
Este paso es además muy buena práctica sobre cómo hacer un informe porque la regla número uno en esta tarea es ser claro y conciso. A menos que tu jefe tenga todo el tiempo del mundo como para sentarse a leer un informe largo y complejo como un testamento, ser breve e ir al punto es la mejor estrategia.
Tratá de hacer tus párrafos de la forma más concisa y breve posible. Siete u ocho líneas serán suficientes para la estructura de cada uno de tus párrafos. Y esa será la estructura que seguirás al pasar al informe en sí.
Los distintos tipos del informe profesional
De acuerdo al tipo de informe que te pidieron o que querés hacer, al tipo de trabajo, y sobre todo, al punto que querés transmitir en el mismo, vas a elegir el mejor tipo de informe profesional.
De acuerdo a la web especializada en temas de carrera, Profesionistas, los distintos tipos de informe profesional se resumen en los siguientes tres tipos:
- Expositivos: que son una mera relación de los hechos acontecidos de forma cronológica.
- Interpretativos: que ofrecen al futuro lector un análisis desde el punto de vista del autor.
- Demostrativos: que incluyen las conclusiones después de un estudio científico o técnico de algo.
Como verás al leer estos tipos, cómo hacer un informe profesional depende en gran manera de tus objetivos, de las metas que quieras conseguir a través de este texto. Si solo buscás convencer a un cliente importante de comprar algo o cerrar un trato, si tu meta es obtener un ascenso o un aumento de sueldo, etc. en función del objetivo será la forma de cómo hacer un informe.
Ahora sí, cuando hayas definido qué tipo de texto querés redactar, y tengas resueltas tus ideas objetivo, podés empezar a escribir el informe profesional.
Cómo hacer un informe profesional: información y fuentes
Otro consejo útil antes de empezar a escribir es reunir toda la información que tenés para soportar las ideas y los datos que incluirás en el informe. Podés empezar en hacer una lista de los datos que necesitás chequear para fundamentar cada una de las ideas antes descriptas.
La información que te puede sumar sobre cómo hacer un informe profesional es muy variada: va desde análisis de datos sobre cualquier área operativa, hasta opiniones de la opinión pública o los resultados de ventas, etc.
Lo importante es que recuerdes que, el informe, así como en la escuela, debe de estar bien fundamentado; y, con la suficiente información, como para que no queden dudas de lo que deseas transmitir.
En este paso de organización de la información, también debés comprobar que ésta sea correcta y venga de fuentes adecuadas y confiables. Un buen consejo práctico sobre cómo hacer un informe profesional es nunca incluir datos de fuentes cuestionadas o poco confiables, o que no hayas podido constatar de manera fehaciente.
Tras obtener información, volvé al borrador con las ideas objetivo y los párrafos concisos y asigná la información para soportar cada una de las ideas que vas a incluir en tu reporte.
Ya con los objetivos claros y desarrollados brevemente, junto con la información confiable para apoyar cada uno, seguro obtuviste una primera estructura que te guiará sobre cómo hacer un informe.
Informe profesional y estructuras
Al aprender cómo hacer un informe profesional quizás recuerdes la estructura básica que conociste en la escuela primaria: cualquier texto tiene una introducción, un desarrollo o medio, y un final o conclusión. Esta estructura simple puede ser muy útil si no tenés claro cómo hacer un informe o no se te ocurre qué más podés profundizar.
Si vas a usar esta estructura, elegí qué puntos o ideas de las que listaste pertenecen a la introducción o al planteamiento del problema o tema a desarrollar; cuáles son parte del desarrollo, y finalmente tus conclusiones.
En este punto es importante destacar una regla sobre cómo hacer un informe profesional: el final debería incluir una recomendación o un juicio de tu parte al respecto de lo que estas hablando.
Por otra parte, Academia.edu describe una estructura básica de cómo hacer un informe profesional con algo más de detalle que lo que acabamos de mencionar.
La estructura que sugiere esa web especializada es la siguiente:
- Portada
- Índice
- Enunciación del tema o problema
- Introducción
- Antecedentes
- Limitaciones
- Alcance
- Objetivo General
- Objetivos particulares o específicos
- Justificación o desarrollo
- Conclusión o final
- Recomendaciones
Como verás, esta es una manera más compleja y casi académica de cómo hacer un informe profesional, que supera el planteo original de ofrecer a alguien más (un jefe, un superior, el equipo, un cliente) una descripción detallada de los hechos o de la situación, soportada por datos o información.
Pero el motivo de compartir este modelo más complejo de cómo hacer un informe profesional tiene que ver con que podés tomar aquellas ideas núcleo de las que partiste en el primer paso y definir en qué etapa de todas las listadas encaja cada una.
Esta descripción más larga de la estructura del reporte no es para que completes cada uno de los ítems, sino para que tomes los que te sirven y los uses para organizar tus ideas objetivo. Al finalizar este paso tendrás una estructura más o menos organizada para tu informe.
Cómo es la redacción y lenguaje para un informe profesional
Si hiciste bien los primeros pasos de esta guía sobre cómo hacer un informe profesional, en esta etapa solo te resta atar los cabos sueltos de esas ideas ya ordenadas con la información que las apoya.
Es probable que te sientas tentado o tentada a escribir mucho más, a extender cada idea y cada descripción, a expresar cada uno de tus pensamientos respecto de este tema en las conclusiones, etc.
Pero recordá que no es necesario, que las personas no leerán el reporte si se extiende demasiado. Ser conciso y breve, usando las palabras justas para expresar tus ideas sin divagar, es la mejor manera de cómo hacer un informe profesional con éxito.
Además de la extensión de la redacción, otro punto importante que debés cuidar sobre cómo hacer un informe profesional, es el lenguaje.
Según Académica, el informe debe ser redactado de forma impersonal de manera que el lector, cualquiera que este sea, pueda comprenderlo por sí mismo, esté o no familiarizado con el tema desarrollado en el texto.
Quizá igual de importante que decidir qué debés de decir en tu informe, también debés de utilizar un lenguaje formal que vaya de acorde a la situación. En ningún caso le escribirás de la misma forma a tu compañero de trabajo que a tu jefe, director o dueño de la empresa.
Así pues, procurá que el lenguaje utilizado sea claro, formal, pulcro y vaya de acuerdo a la situación que estás escribiendo; esto último quiere decir que utilices términos y palabras adecuadas que no confundan al lector.
Cómo avanzar en la edición
Tras elegir el tema del cual querés hablar y los objetivos que tenés para el reporte, desarrollar un breve párrafo para cada uno, seleccionar un tipo de informe profesional, seleccionar las fuentes y datos confiables para soportar tus ideas, elegir una estructura y ordenar en ella las ideas principales, y finalizar la redacción en el lenguaje adecuado, llega el séptimo y último paso de cómo hacer un informe profesional: la edición.
Es el paso que quizás más personas dejan de lado pero ese es el peor error que podés cometer en cómo hacer un informe profesional. Todas las personas que crean contenido lo editan, desde un periodista hasta un editor de cine.
La edición es el paso fundamental de cómo hacer un informe profesional porque en esa instancia te darás cuenta si hay errores o inconsistencias en tus planteos, si se te olvidó incluir alguna de las informaciones recabadas en la instancia de recolección de datos, si hay más chequeos que debas realizar, etc.
Por supuesto, en la edición de un reporte escrito es infaltable la edición ortográfica y gramatical. No dudes en hacer una edición específica para ello.
Una buena idea es pedirle a un tercero que no tenga que ver con el tema, que lea tu reporte, y ver si lo entiende, si encuentra él o ella errores que se te puedan haber escapado. Debe ser alguien de absoluta confianza.
Incluso, una buena práctica que podés tomar de los escritores profesionales es que ellos dejan el texto de lado por un par de días -si eso no es posible, tomá un recreo al menos por un par de horas antes de hacer la edición final- y así vuelven a editar su propio escrito con ojos "nuevos" y descansados. Esta técnica no es solo útil para detectar errores, sino también porque permite que surjan ideas que antes, mientras se redactaba el informe, no habían aparecido.
Y cuando estés conforme respecto de cómo ha quedado el resultado final, es hora de enviar el informe a las personas que corresponda.
Y no olvides, parte de saber cómo hacer un informe profesional será también aceptar el feedback que recibas de quienes lo lean. Todo puede mejorarse con el aporte de los demás.