Selección de personal en tiempos de crisis: ¿cómo suman valor las herramientas digitales?

La crisis del coronavirus afectó de manera notable a las empresas que hoy atraviesan un proceso de reactivación gradual. En ese contexto, la selección de personal plantea una clara tendencia hacia lo digital.

Aunque los datos no parezcan a primera vista alentadores, las organizaciones están reactivando la contratación de nuevos empleados con todo lo que esto implica en un contexto de incertidumbre. Evidentemente hay sectores con mayores necesidades de contratación que otros, pero lo importante es que los procesos no se han pausado en su totalidad.

Sí es importante destacar la acelerada digitalización del ciclo de reclutamiento y selección, y el uso de herramientas digitales para maximizar los tiempos y la eficiencia. Aquí, un sistema de reclutamiento online cobra vital importancia tanto para las áreas de Recursos Humanos como para los candidatos.

Muchas empresas debieron evitar las entrevistas personales, reducir los viajes y movimientos de sus empleados actuales, cambiar las reuniones físicas y adoptar el teletrabajo como nueva modalidad. En sintonía, los procesos de reclutamiento y selección deberán ser flexibles y contemplar ciertas modificaciones.

De esta forma, se hace necesaria una adaptación del proceso de incorporación de empleados teniendo en cuenta el nuevo paradigma laboral. Así, surgen interrogantes que deben ser atendidos y encarados a través de modelos más flexibles.

¿Cómo afrontar el proceso de selección en tiempos de crisis?

Con el progresivo regreso a la actividad y con la nueva normalidad como realidad, muchas empresas están retomando las contrataciones. Aun así, es probable que muchas de ellas no logren recuperar sus niveles de actividad tan rápidamente. De aquí la importancia de pensar muy bien los puestos a cubrir, la redistribución de las funciones y reestructuración de las necesidades internas de cara a una estrategia de reactivación y/o ampliación de la nómina.

En estos tiempos es necesario contar con una estrategia clara sobre quién se contratará, cómo será la modalidad de trabajo y cómo se gestionará el proceso desde la creación de la oferta hasta el onboarding del nuevo miembro del equipo.

Es aquí donde las herramientas digitales y las nuevas tecnologías cumplen un rol clave en los procesos de selección y contratación de personal. Deben estar presentes en cada etapa del ciclo del candidato como parte de la digitalización de la empresa.

Ejemplo de ello son los ATS (Applicant Tracking System), un  software que gestiona este tipo de procesos, acelerando la gestión de candidatos y reduciendo significativamente el tiempo de cobertura de las vacantes. Desde publicar un aviso en línea hasta realizar un seguimiento de la actividad que tiene lugar en el equipo de reclutamiento. 

Por otra parte, resulta interesante señalar una tendencia en auge durante las entrevistas: las preguntas que ponen la pandemia y el coronavirus en el centro para indagar cómo el candidato transitó este período, su capacidad de resiliencia, adaptabilidad y aprendizaje en tiempos de crisis. 

En materia de selección de personal: ¿cuáles son las herramientas en tiempos de post pandemia? El reclutamiento digital implica al menos dos herramientas tecnológicas que deberían estar presentes en todo departamento de Recursos Humanos: un software de Recursos Humanos y una plataforma para realizar entrevistas de manera virtual.

Contar con un software facilitará enormemente todos los pasos necesarios para contratar a un nuevo miembro del equipo.

Desde la necesidad de un ATS hasta un gestor documental que permita que todo el papeleo tradicional (currículums incluidos) se realice de forma digital, y que a su vez integre todo. Esto optimizará todos los procesos, mejorando los tiempos de contratación, maximizando la eficiencia y potenciando la imagen de marca empleadora.

La videollamada se volvió una herramienta muy útil para las instancias inciales de un proceso de selección

Otro gran aliado en estos tiempos es la implementación de videollamadas como herramienta de selección. Una modalidad cada vez más frecuente y efectiva.

El intercambio entre entrevistado y entrevistador sigue siendo prácticamente igual que en el pasado, cuando se efectuaba de manera presencial. Habrá quienes piensen que la calidad d evaluación que se puede hacer del candidato será menor, pero en realidad la misma comodidad o libertad que experimentan ambas partes permite que las respuestas sean más fluidas y se comparta incluso más información.

Entre las múltiples ventajas que permiten las plataformas de videollamadas, una es la de entrevistar a candidatos que se encuentran a gran distancia, reduciendo los tiempos o incomodidades que puede implicar el desplazamiento. Esto también aplica a quienes, trabajando de manera presencial, hubiesen tenido que modificar su agenda para trasladarse al lugar de la entrevista.

Claridad sobre necesidades y perfiles

Verónica Menéndez, Gerente de Recursos Humanos en Planexware

Más allá de las distintas etapas del proceso, hay un común denominador que resulta fundamental: la definición precisa de la necesidad interna, ya que de ella se desprende la puesta en marcha y la metodología de selección. Puede ser que estemos ante una desvinculación, la búsqueda de un refuerzo para una tarea específica, el inicio de un nuevo proyecto, o la necesidad de cubrir una baja temporal.

Será fundamental definir correctamente cuál es esa necesidad para integrarla en la estrategia de reapertura de la empresa. ¿Conviene redistribuir las tareas? ¿Se está ante una situación de crecimiento o falta de personal que amerita poner en marcha un proceso de contratación?

Esto resonará de seguro entre las empresas que más se vieron afectadas por la pandemia como las vinculadas al turismo, la hotelería, la construcción, etc.

En relación al perfil del puesto, es fundamental tener en cuenta si se tratará de un trabajo remoto, cuál es la duración de la jornada, el salario destinado o las condiciones flexibles propias de la posición: esto ayudará a una correcta comunicación hacia los candidatos que estarán muy atentos a estos detalles a la hora de aplicar. 

Con respecto al diseño del aviso a publicar y la elección de los canales, lo más importante es que sea claro en relación al tipo de puesto y que tenga la impronta que identifique a la empresa convocante. Una redacción atractiva y canales estratégicamente seleccionados orientados al tipo de candidato serán fundamentales para tener éxito.

Más allá del estilo que se elija, se recomienda dejar en claro todos los detalles relativos a la forma de trabajo y flexibilidad horaria frente al período de desescalada, así como los protocolos que sigue la empresa para garantizar la seguridad de sus trabajadores.

Pasos a seguir en la selección de candidatos

La tecnología sirve para acortar tiempos, optimizar recursos y costos en la selección de personal

Una vez recibidas las candidaturas, se procederá al filtro de los CV´s, que consistirá en promocionar o descartar a los candidatos siguiendo los criterios establecidos en la descripción del puesto. Se podrá hacer uso de los filtros incorporados en el software de selección, y de las respuestas a las preguntas que se le hicieron al candidato al momento de postularse.

Al llegar al momento de las entrevistas, considerar tanto las entrevistas por video como las evaluaciones en diferido que permiten grabar las respuestas y analizarlas luego.

También se puede hacer uso de los tests de personalidad o casos prácticos digitales, tareas que deberán ser resueltas y entregadas dentro del mismo encuentro virtual por el candidato en un tiempo determinado para su posterior evaluación.

También se pueden virtualizar las dinámicas de grupo, por ejemplo, a través de reuniones en Zoom donde se pueden plantear juegos de roles o evaluar el comportamiento de los aplicantes en relación a las otras personas. La logística de estos assessment centers remotos puede administrarse de la misma forma en la que se haría de manera presencial, a través de sistemas en línea que mejoran los tiempos, asistencias y recursos invertidos.

Una vez evaluado, comparado y decidido con qué candidato avanzar hacia una contratación, se le deberá enviar la carta oferta. 

Tanto si se está contratando un freelancer, colaboradores que viven en otros países o empleados para realizar teletrabajo, gran parte de esta comunicación se realizará en un entorno online.

Por ello, es muy importante también contar con un plan de bienvenida remoto, que hoy conocemos como onboarding.

Cuando se habla de digitalizar el plan de onboarding, se hace referencia a tener controlados todos los pasos para recibir al nuevo empleado desde una misma plataforma online. Entre sus ventajas se encuentran:

• Ahorro en tiempo de tareas administrativas
• Integración a ritmo del trabajador
• Actualización automática de los contenidos
• Seguimiento del avance de nuevos empleados
• Información compartida con quien se considere necesario
• Disponibilidad de documentos para los trabajadores

*Verónica Menéndez es Gerente de Recursos Humanos en Planexware