Vuelven los viajes corporativos: ¿qué deberían tener en cuenta las organizaciones?
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A medida que las organizaciones van animándose a realizar nuevamente viajes de negocios, deberán prepararse mejor, considerando las ventajas de las nuevas tecnologías que otorgan más tranquilidad, mayor automatización y controles más robustos.
Si bien aún la inesperada crisis sanitaria no tiene un final claro, afortunadamente las medidas para controlarla han logrado bajar los índices de internaciones y mortandad en forma abrupta. Sabemos que, en 2020, los gastos totales de viajes de negocios a nivel mundial se contrajeron (según diferentes estudios) entre un 60% a 70%. Durante el 2021 se comenzaron a verificar subas significativas en los viajes corporativos. Sin embargo, las cosas no volverán a ser como antes.
Los expertos afirman que, si siguen incrementándose las dosis de vacunación, y si se consigue vacunar a los menos adeptos, el momento de la inmunidad colectiva seguramente se acelerará. Pero se trata de un terreno tan poco preciso que los más expertos tienen opiniones desencontradas. El hecho es que muchas organizaciones están comenzando a volver a las oficinas, en su mayoría, con algún régimen híbrido (combinando el trabajo presencial con el virtual). En nuestro caso, hemos comenzado durante el último trimestre de 2021 a tener reuniones internas presenciales y a visitar o recibir clientes en nuestras oficinas.
No sabemos a ciencia cierta en qué medida las reuniones virtuales reemplazarán a los viajes corporativos. Pero no tenemos dudas que las organizaciones deberán prepararse para la vuelta de los viajes de negocios.
El cambio más significativo que da forma a nuestro pensamiento sobre el regreso de los viajes corporativos es el aumento de las tasas de vacunación en el mundo y el éxito de la misma respecto de las consecuencias graves de los contagios. Ahora bien ¿Cuándo será la vuelta a la normalidad? ¿Habrá normalidad? ¿O nueva normalidad? Recordemos que cuando hablamos de "normal" nos referimos en general a lo que actúa como regla o modelo, y a lo que se ajusta, debido a su naturaleza, a preceptos establecidos con antelación.
Un ejemplo que podríamos haber utilizado hace años atrás podría ser "Es normal que para cerrar un negocio importante las partes se conozcan personalmente" ¿Sigue siendo esto así? Hace poco una persona conocida compró una propiedad muy relevante a miles de kilómetros, sin haberla visitado y firmando electrónicamente. O bien, "es normal que un coleccionista que desea una obra de arte se pueda palparla físicamente antes de adquirirla"; otra cosa que ha cambiado si vemos cómo funcionan los NFT (tokens no fungibles), que son activos digitales únicos que generalmente se utilizan para representar obras de arte y objetos de colección. ¿Parece una locura? Un reciente boom ha visto cómo muchos NFT individuales se venden por más de $1 millón de dólares cada uno.
A pesar de los riesgos que presentan las nuevas variantes del COVID-19 sus mutaciones, y la limitada duración de la inmunidad a la vacuna, el aumento de las tasas de vacunación está mejorando parte de la ansiedad y/o necesidad de viajar.
Muchas organizaciones y sus responsables de "Travel Management" nos consultan en forma creciente respecto de las tendencias en viajes de negocios.
El COVID-19 ha sabido dotar a las organizaciones de mayor flexibilidad en sus lugares de trabajo. Se ha incrementado increíblemente la cantidad de trabajadores temporales y "freelancers" a partir de la pandemia, según datos duros que proveen las plataformas tecnológicas creadas para estos fines. Asimismo, muchas empresas han comenzado a adoptar acuerdos permanentes de trabajo remoto para un subconjunto de sus empleados donde esta modalidad es viable.
A primera vista y sin mucho análisis, quienes tenían el potencial de trabajar en forma remota, han adaptado sus rutinas y tecnologías para hacerlo. En una primer etapa que ya ha quedado atrás, la adaptación fue de todo lo mínimo e indispensable para operar. Luego, y es lo que está ocurriendo actualmente, los temas de ciberseguridad y control interno son los que están ocupando a las organizaciones. Es sabido que al cambiar significativamente la forma de operar el "tablero de ajedrez" de los riesgos se modifica dramáticamente.
Dicho esto, también debemos admitir que no hay consenso entre los líderes empresariales sobre el modelo ideal y hasta qué grado la organización debe moderar esta flexibilidad. Pareciera que mirar lo que hacen las demás organizaciones hoy pareciera ser la estrategia más generalizada.
Estando así las cosas, ¿quién viajará por negocios?
Existen casos de trabajadores (a veces profesionales, técnicos o alta gerencia / dirección) para los cuales los viajes se consideran esenciales para el "delivery" de sus trabajos, o para realizar negocios. Estos individuos reanudaron sus viajes tan pronto como las autoridades de cada lugar se los permitieron. En los casos de distancias más cortas, la opción de tren y los coches privados fue preferible.
Una gran parte de los colaboradores se transformaron en "viajeros no esenciales", dándose cuenta de que pueden prescindir de traslados costosos y reducir permanentemente sus presupuestos de viajes corporativos. ¿La eficacia de sus actividades es la misma? Aún es prematuro para afirmarlo y dependerá en gran parte del contexto que brinde la organización, de las características y entorno del trabajador, y de sus competencias y habilidades, como así también las de sus "líderes a distancia". El avance tecnológico viene colaborando significativamente a la supresión de viajes en este segmento de colaboradores, y es más que probable que ya no vuelvan a viajar como lo hacían.
En determinados casos, organizaciones más nuevas, de menor tamaño y en general digitales, aprovecharán la oportunidad que se está dando de venta de servicios offshore, para viajar, construir redes y relaciones, y concretar oportunidades.
Todas estas tendencias, visualización de la realidad y algunas conjeturas, marcan la tendencia de los viajes corporativos para los años venideros.
Por otro lado, a diferencia de lo que muchos pronosticaron respecto de que sobrarían tickets aéreos y se podría elegir cómo viajar a valore más bajos, sucede todo lo contrario. La volatilidad de los precios y la disponibilidad de pasajes, sumado a los cambios abruptos en los horarios ha desorganizado las agendas más ordenadas de los ejecutivos. Son muchos los factores que explican este fenómeno que impacta en la planificación de los viajeros, pero también de las aerolíneas que ya venían demasiado golpeadas y no terminan de poder calibrar esta situación que se muestra como un blanco móvil producto de que la crisis sanitaria sigue castigando a la población mundial y va por su tercer ola.
Las 3 claves para reorganizar los procesos de "T&E" (travel and expenses)
Existen tres grandes problemas en toda rutina empresarial que deben estar en armonía con la estrategia:
- Procesos: resulta fundamental contar con una política adecuada de "T&E". De acuerdo con nuestros estudios, la mayoría de las irregularidades ocurridas en este proceso ocurren por desconocimiento de la política aplicable, por la puesta en marcha de políticas no consensuadas con los que la deben utilizar, por la complejidad y en oportunidades la inaplicabilidad de las mismas. Una buena política de T&E servirá es el comienzo de la solución.
Algo importante que quien administre este circuito debe comprender es que ya no van más las políticas rígidas que duraban una década. Hoy el alto nivel de incertidumbre requiere de agilidad y flexibilidad, lo que impactará indefectiblemente en las políticas escritas, las que podrán ir mutando año a año.
- Personas: quienes deben cumplir con las políticas y procedimientos son las personas. Son quienes viajan, salen a comprar por fondo fijo, los representantes comerciales que venden los producto / servicios del a organización. No debemos cometer el error de implementar políticas, procedimientos y tecnología sin participarlos. Los cambios deben ser gestionados. Una estrategia de gestión del cambio que se monte sobre la gestión del proyecto al implementar una nueva política y/o tecnología adecuada, será fundamental y definitoria. Esto se traducirá en una adecuada estrategia de comunicación, capacitación, concientización, análisis de impactos en las personas y respuestas efectivas a los mismos, medición de la efectividad del cambio y ajustes sobre la marcha hasta alcanzar los objetivos propuestos.
Los empleados pasarán por un período de ajuste a medida que reanuden sus viajes de negocios. El rol de los líderes aquí es fundamental, ya que apuntalarán a sus equipos respecto de lo que es importante, lo que es correcto, la apertura para plantear inquietudes. En definitiva, transmitirán mayor seguridad y previsibilidad, dentro de lo cambiante que resulta el entorno.
- Tecnología: constituye hoy el pilar que más ha cambiado la forma de administrar este circuito. Quienes nos ocupamos de asesorar respecto de las erogaciones de las organizaciones por fuera del circuito de compras, solemos ya dividir a estas en las que "tienen tecnología adecuada" y las que "siguen operando con xls".
La transformación digital de T&E consiste en líneas generales de dotar a estos procesos y poner a disposición de la gente con el mayor nivel de automatización posible la captura digital de comprobantes, la facilidad para automatizar su registración mediante OCR (lectura óptica de caracteres) con AI (inteligencia artificial), el cómputo preciso de los impuestos aplicables, la rendición de kilómetros también con AI (Ej. Google Maps), la integración con otros medios de pago (Ej. Mercado Pago), la integración con prestadores de servicio de transporte (Ej. Cabify), la integración con prestadores de servicios de combustible (Ej. YPF en Ruta), la automatización de las rendiciones de tarjetas de crédito, es decir, que las rendiciones se preparen solas sin intervención humana, que los bancos suministren información de las tarjetas en línea (es decir, sin esperar a que llegue el resumen de cuenta), que las aprobaciones sigan el flujo definido y demoren solo pocos minutos.
Estas soluciones deberían integrarse con los ERPs (plataformas de gestión integradas en las organizaciones), mediante cuentas contables, centros de costos, proyectos, y con las plataformas de RRHH si fuera necesario.
También estas plataformas dotan a la organización de las ventajas de trabajar sobre la nube, con altos niveles de seguridad informática, utilizar plataformas analíticas, hallar los comprobantes digitalizados en el momento, incluso cuando estos han sido subidos hace años, y administrar una batería de controles producto de la gran experiencia en auditoría que se ha acumulado sobre este circuito.
Pero sin duda el componente que está marcando hoy la tendencia en las herramientas informáticas es la flexibilidad y agilidad que se exigen a las políticas: la tecnología debería acompañar los cambios necesarios mediante el uso de más parámetros y menos programación. Esto se da como respuesta a lo que mencionábamos más arriba.
Acerca de T&E Express
Se trata de una de las plataformas tecnológicas más avanzadas metodológica y tecnológicamente para administrar mediante el uso de cualquier dispositivo de escritorio o móvil, anticipos y rendiciones de gastos, fondos fijos, utilización de tarjetas de crédito y todo recurso que implique realizar erogaciones por parte de muchas personas en un ámbito corporativo.
Ha sido ganadora de múltiples premios nacionales e internacionales. En 2017 fue reconocida como la mejor Startup Fintech de Argentina y Uruguay otorgado por VISA y Finnovista (Visa Everywhere Initiative).
Para más información, diríjase a www.tyeexpress.com
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Por Carlos Rozen. Socio de Consultoría de BDO en Argentina – Cofundador de www.tyeexpress.com