En la vuelta a la oficina ya nada será como antes: desde la organización hasta el café, así son los cambios que vienen

Pese a que la Argentina sigue escalando en los rankings de cantidad de casos de COVID-19, hay empresas que con la llegada del clima primaveral sueñan con retornar ya a las oficinas abandonadas en marzo, donde han hecho múltiples inversiones y arreglos para tomar las precauciones necesarias para evitar los contagios.

Así como ocurrió en Europa y Asia, algunos esperan que el verano permita una mayor apertura de actividades y de la circulación, aunque vale la pena recordar que en esos países el operativo retorno llegó tras haber superado el pico en la curva epidemiológica. En ese período quieren comenzar a probar y difundir los protocolos para ajustarse a la nueva normalidad, en lugar de seguir con teletrabajo 100%. 

Los jefes que insisten en mantener que será imposible abandonar la oficina para siempre están pensando en el largo plazo, y emprendieron planes de diseño que contemplan no solo la prevención por salud y el distanciamiento social sino otras variables que asumirán los cambios que las concepciones sobre lo laboral sufrieron en los últimos meses.

Para Diego Orlando, HR Business Partner en Nespresso, las oficinas de la nueva normalidad no podrán ser las que eran en 2019 pero con medidas de seguridad. El cambio que puede hacerse es más radical.

"La gran mayoría de los lugares de trabajo todavía se basan en un enfoque dualista, en el que filas de escritorios en espacios abiertos para los trabajadores se ubican junto a las oficinas privadas para el personal superior. Sin embargo, para los próximos años, las oficinas evolucionarán, con un diseño pensado desde la hiperflexibilidad, donde todo apunte a espacios dinámicos, que se adapten a las diferentes necesidades en función de cómo colaboramos, socializamos o bien trabajamos solos", afirmó.

Es que por más que muchos lo deseen, no se puede volver atrás en el tiempo y los cambios en la cultura de trabajo deberían afectar sin dudas el uso que se hace de los espacios laborales. Además de hacer foco en las medidas de seguridad e higiene, el retorno del trabajo presencial no debería ser un regreso al pasado, sino a un futuro que tome lo mejor de esta experiencia a nivel global.

"La estación fija de trabajo será el hogar, mientras los espacios de trabajo serán lugares para conectar, espacios colaborativos", dijo al respecto Uri Iskin, CEO y cofounder de la desarrolladora inmobiliaria HIT, dueña de la cadena de coworking homónima. Y aclara: "Esto no significa el regreso del cubículo, sino repensar las espacios de trabajo para trabajar en cada lugar según la necesidad".

Un reciente estudio de la firma de servicios inmobiliarios corporativos Cushman & Wakefield, apoya también esa visión. Tras haber consultado a más de 50.000 personas en distintas partes del mundo, concluyó que una de las principales lecciones de la pandemia es que se demostró que "se puede ser productivo desde cualquier lugar", y que "los empleados han conseguido mantener una alta concentración."

El 73% de los encuestados cree que su empresa debería mostrar flexibilidad y permitir variedad de lugares para interactuar. En ese marco, el C&W consideran que las oficinas serán parte del nuevo ecosistema de trabajo, que "incluirá varias ubicaciones y experiencias que fomentarán la cultura, la productividad y el bienestar."

"Seguirán evolucionando hacia las nuevas necesidades, para convertirse en el lugar ideal para fortalecer la conexión cultural, el aprendizaje, el vínculo con clientes y colegas, la creatividad y la innovación," destacó Herman Faigenbaum, Director General de Cushman & Wakefield.

En este sentido, desde esa empresa de servicios inmobiliarios corporativos aseguran que esos espacios deberán pensar nuevos beneficios para los inquilinos a la luz de las nuevas formas de trabajo post-pandemia, como herramientas o recursos que garanticen la conectividad y el trabajo en red.

Lo mismo opinó Tomás Calusio, director WeWork Argentina, quien adelantó a este medio que "grandes compañías están reconsiderando sus rígidas estrategias inmobiliarias. Están buscando la manera de escalar o disminuir fácilmente según su crecimiento, acorde a como se vayan enfrentando a los desafíos sin precedentes que traerán los próximos tres años".

Ya no más "el hogar lejos de casa"

Si durante la pandemia se terminó de comprender que el trabajo es algo que hacemos y no un lugar al que vamos de lunes a viernes, es necesario que esos espacios ahora estén diseñados para centrarse en las personas y ofrecerles no ya las comodidades del hogar, como alguna vez se pensó, sino los diferenciales que no encuentran al trabajar allí.

En este aspecto viene trabajando la cadena de espacios de trabajo WeWork, que debió reestructurar su modelo de negocio para integrar mayor flexibilidad para que sus socios brinden a sus empleados.

Los lugares de trabajo ya no intentarán parecerse a los hogares sino dar un diferencial sobre el teletrabajo

Calusio destacó que con el teletrabajo también hubo una mayoría que experimentó agotamiento físico o mental. "Realizamos un estudio global junto a Brightspot Strategy para comprender las percepciones de los profesionales sobre el trabajo en el contexto posterior a la pandemia. El 90% de las personas encuestadas quiere volver al menos un día a la semana a la oficina. Y un 20% de ellos quieren volver los cinco días de la semana a la oficina. Nuestros espacios facilitan la interacción entre los integrantes de una empresa, lo que permite la toma de decisiones eficientes y en conjunto, acciones que aportan de manera positiva", le dijo a iProfesional.

Orlando coincidió en que esto debe estar en el eje del diseño de las oficinas del futuro: "Las empresas, además de reestructurar sus oficinas para garantizar mayor seguridad y protocolos acordes al nuevo contexto, pensarán en ofrecer lugares de trabajo con diseños donde prime una buena convivencia y diversidad, permitiendo que los trabajadores se reúnan cuando sea necesario colaborar creativamente. Se trata de aplicar el concepto de interactividad, para que la gente pueda conversar más, compartir ideas, complementarse con los demás".

En este sentido, Orlando asegura que Nespresso Professional ya se encuentra trabajando en el rediseño de los "coffee points" como espacio tradicional de esparcimiento dentro de la oficina. "Cuando volvamos a nuestros lugares de trabajo, ahora más que antes, los empleados necesitarán tomar varios breaks para recargar energías y contribuir a la concentración y productividad. Los ‘coffee breaks’ son una forma esencial para construir las relaciones personales, propiciar el diálogo, la fidelización y motivación entre los equipos. Brindar un espacio de café en la oficina estimula la socialización y comunicación entre los colegas" y por eso Orlando considera que pueden ser uno de los diferenciales que permanezca en las oficinas.

Hoy la compañía especializada en café está pensando cómo adaptar esos lugares para respetar las normas de higiene y seguridad post-pandemia, por ejemplo, como "mini coffee points" repartidos, distintas máquinas, vasos take away descartables, etc.

En esta línea se ubica también Gabriel Bucher, director comercial de HIT Cowork, quien opina que la resignificación de los espacios de trabajo implicará un poco de ambas cosas, de la oficina y también del hogar. "Hay empresas que están brindando el servicio HIT en casa y ahí ya tenés las comodidades de la oficina en tu casa. Otras personas van a querer venir a trabajar presencialmente para poder tener las comodidades y concentrarse cuando no pueden hacerlo en su casa. Y creemos que los espacios comunes de reunión o de café son super importantes, y más ahora porque la gente está buscando poder verse cara a cara y no solamente trabajar desde su casa. En esos aspectos tienen que hacer foco los espacios de trabajo de ahora en más", afirmó. 

Qué pasará con los coworking

Los espacios de co-working adaptaron no solo sus protocolos de higiene sino también su modelo de negocio

Fue inevitable que las medidas de restricción y el traspaso de gran parte de la fuerza laboral al trabajo remoto impactaran en el mercado inmobiliario de oficinas. Cushman & Wakefield asegura que hay empresas en Argentina que comienzan a realizar consultas por espacios corporativos y que en el tercer trimestre del año la vacancia en zonas Premium cerró en 10,8%, marcando un incremento del 20% en comparación con el trimestre anterior.

En ese marco, la empresa especializada afirma que la absorción del tercer trimestre llegó a un total de -23.829 m2, lo cual representó una mayor oferta de espacios vacantes, "principalmente por la liberación de superficie por parte de una de las empresas más importantes de coworking".

Muchos quisieron dar por muerto al trabajo presencial y al negocio de los espacios flexibles de trabajo. Pero las principales cadenas insisten en que el regreso a las oficinas será crucial, siempre en nuevas condiciones que garanticen la salud y el bienestar de las personas.

Durante la pandemia estas cadenas asumieron muchísimos cambios en sus estructuras, debieron reinventarse igual que muchas otras actividades y potenciaron iniciativas para lograr que organizaciones de distinto tipo concurrieran a sus instalaciones.

"Nosotros estamos pensando en una solución integral para los espacios de trabajo y no ya solo una oficina 'all inclusive' como hacíamos todos", dijo a este medio Gabriel Bucher. Él detalló los tres pilares sobre los cuales hoy HIT Cowork ofrece servicios esta compañía de base argentina: 

- Headquarter (HQ) de la empresa en uno de los edificios de HIT que elija la compañía, con todo su branding. Un espacio privado dentro de nuestros edificios que es la solución que ofrecimos inicialmente.

- Un nuevo producto que se llama HIT en Casa, que lo que hace es llevar todas las comodidades de los HIT cowork a los hogares de cada colaborador de nuestros clientes. Tenemos entregadas mas de 3.000 kits con sillas ergonómicas, monitores, soporte para notebook y hasta una plataforma online de wellness. 

- Oficinas policéntricas con 9 edificios en la Capital Federal. Eso permite que una empresa, más allá de la sede central que elija para su HQ, pueda acceder a toda la red de HIT.

"Entonces creemos que es una solución integral porque cualquiera de nuestros clientes puede hoy elegir cuántos días de teletrabajo por semana da a sus empleados, y cuántos tiene que ir a la sede central y cuántos puede ir a trabajar a un HIT cerca de su casa", sentenció Bucher. 

También WeWork no solo rediseñó sus instalaciones para respetar las últimas indicaciones respecto de seguridad para la salud, sin que imprimió un nuevo modelo de negocio. El mismo sigue el esquema "hub and spoke" (centro y distribución), en donde las empresas tienen una ubicación central y varios espacios flexibles por la ciudad, dando a sus empleados la opción de trabajar donde les sea más conveniente. El modelo también permite a los empleados de los socios otro esquema llamado "all access" trabajar desde cualquiera de los 800 edificios de esta cadena en más de 130 ciudades.

Coinciden en la cadena argentina que ya se extendió por Latinoamérica, HIT Cowork, que piensa que a la hora de volver al trabajo presencial, esos espacios deben ser tan seguros como el hogar. "Tener una oficina extensa en el centro que concentre todo el trabajo definitivamente quedó en el pasado. El día de mañana la clave será tener pequeñas oficinas distribuidas en toda la ciudad con servicios estratégicos para las empresas, como lo venimos proponiendo desde 2015", aseguraron. 

De hecho, un reciente estudio de Nespresso Professional sobre los lugares del trabajo del futuro ("Workplace Futures") apoya esta idea de que las oficinas deberán parecerse de alguna manera a los coworking, en la forma en la que inspiran a la convivencia y faciliten el enfoque. Ese reporte marca cuatro tendencias principales para las oficinas del futuro:

• Diseños multifacéticos: entornos basados en el coworking serán aclamados durante la próxima década, por una dotación multigeneracional que necesitará adaptarse a las formas de vida de los demás y trabajar eficientemente, así como enseñar y asesorarse el uno al otro. Por eso, el diseño futuro debe facilitar una mayor colaboración a través de espacios de mentoring, fomentando una comunicación más clara y una cultura sólida en el lugar de trabajo.
• Extensión de la vida personal: ese lugar de trabajo será tan confortable y estará tan en sintonía con lo que las personas quieren para sus vidas, que será muy satisfactorio para ellas y también contribuirá más y mejor a la productividad. Es necesario que las empresas estén alineadas con los valores de sus empleados, entendiendo cómo las nuevas generaciones viven, cuáles son los nuevos modos de consumo, qué les importa, qué les gusta, etc.
• Optimización individual: los consumidores, por su estado casi permanente de hiperconectividad y cuyos estilos de vida son siempre activos, buscan constantemente formas de optimizar sus vidas y eso se traslada a la fuerza laboral. Los empleados esperan que el lugar de trabajo ayude a esta búsqueda de la optimización, ofreciéndoles apoyo que contribuya a su estado físico, mental y emocional; para optimizar a la vez su tiempo y productividad.
• Privacidad: durante el último medio siglo, los entornos de oficinas abiertas han sido la arquitectura de rigor. Pero cada vez más, los diseñadores comienzan a cuestionar los niveles de productividad que ofrece este tipo de espacios. La concentración en el trabajo es fundamental para generar creatividad, en un mundo cada vez más animado con interrupciones que la ponen en peligro.

"En síntesis, la fuerza laboral multigeneracional buscará cada vez más espacios de trabajo que logren un equilibrio entre la convivencia y la privacidad, permitiendo que la creatividad prospere en entornos de trabajo sintonizados a sus necesidades", sentenció Orlando.

No volver también es una opción

Los protocolos de seguridad e higiene (cortesía de WeWork)

Si bien hubo quienes se adaptaron más o menos rápidamente al teletrabajo, para la mayoría de las compañías hubo un ahorro muy importante de costos y una mejora en la satisfacción que demuestran sus colaboradores, lo cual suele traducirse en un aumento de productividad.

Por eso no son pocas las que se preguntan si conviene o no regresar eventualmente a la oficina o al trabajo presencial.

Sara Mendoza Figueroa, gerente de Marketing de VISMA Latinoamérica, recuerda que para los que decidan emprender el regreso, los lugares de trabajo no son ni serán iguales a la etapa pre-pandemia: "Muchos nuevos detalles marcan la diferencia: desde las mediciones de temperatura en la entrada a la empresa, los almuerzos a más de un metro de distancia entre unos y otros, hasta el uso constante de máscaras y la sensación de ser ‘sobreviviente’". Por todo esto también, no se puede volver al pasado.

La ejecutiva de VISMA asegura que las empresas deben plantearse no solo la lista de medidas y protocolos para volver, sino también exactamente a dónde regresan. A ese espacio que no será como antes.

Y advierte: "El colaborador espera que su empleador se preocupe por él, lo proteja. Un 87% de los argentinos espera que las empresas se preocupen por sus empleados en todo sentido; 70% espera que se le ofrezca la posibilidad de trabajo flexible; 45% espera que se fomente el uso de herramientas digitales de acuerdo al Barómetro COVID-19 de Kantar. La compañía debe entender cuál es el balance emocional de sus colaboradores hoy, de modo de poder gestionar desde el liderazgo en el nuevo contexto, y debe determinar en qué grupos enfocar los esfuerzos".

"Estimo que al principio todos tendremos que adaptarnos a nuevos ritos de higiene y seguridad hasta que se conviertan en hábitos. Por parte de las organizaciones, habrá que redactar y comunicar pautas claras de comportamiento ‘seguro’", dijo a este medio Mendoza Figueroa.

"Tal vez al principio vamos a parecer algo paranoicos, pero será hasta acostumbrarnos a este nuevo ritmo laboral, que persigue el menor riesgo de contagio y la mejor calidad de vida en el trabajo. Por otra parte, hay que pensar que no necesariamente se volverá a trabajar todo el mes de lunes a viernes en forma presencial. Habrá que estudiar cada caso según la actividad de la organización, las necesidades de tener qué gente dentro de la empresa y qué otros haciendo home-office", amplió la directiva de VISMA.

Por otra parte, la experta estima que estas nuevas situaciones que requerirán adaptación últimamente no terminarán impactando en la productividad: "La eficiencia de los colaboradores no depende de la modificación del espacio (físico) laboral, de hecho, en lo que respecta a dimensiones seguramente van a contar con ámbitos más espaciosos. Sin embargo, puede ocurrir -tal como ha sucedido hasta ahora- que alguien esté preocupado por la situación general o por tener algún familiar o amigo enfermo. En estos casos, es muy importante observar, hablar y entender a la gente, para percibir qué necesitan y cómo la organización puede ayudarlos en este momento inédito".

También remarcó que desde el área de RR.HH. habrá que desplegar todas las habilidades blandas y entrenar a los líderes de los diferentes equipos para que estén atentos a dar soporte anímico si alguien lo necesita; "algo muy importante que trasciende al solo hecho de contar con un lugar seguro y las herramientas de trabajo correspondientes."

Por último, Mendoza Figueroa recordó que los líderes también son personas a las que esta pandemia está agotando, y que la vuelta a la oficina constituye un gran desafío para ellos porque, por un lado, ellos mismos deberán acostumbrarse a las nuevas exigencias, y por otro, tendrán que armar una nueva planificación teniendo en cuenta las características, capacidades y habilidades de todo su equipo.

"Es un momento en el que los líderes deben estar muy atentos al clima que se vive en su sector y, desde luego, contribuir para que sea armonioso de modo que la gente se sienta cómoda y sea más productiva. Deberá ser innovador, original, propiciar encuentros de camaradería para unir al grupo y reconocer sus logros, especialmente en un momento tan complicado", sentenció.