Herramientas clave que potencian el teletrabajo

Hace más de cinco meses que las pantallas se volvieron el "lugar" desde donde teletrabajamos, pero ¿qué herramientas tenemos para sentirnos cómodos en esta nueva modalidad a distancia?

Si bien una parte de la sociedad aún concurre a los lugares de trabajo, en rubros como el de la producción alimenticia o quienes trabajan en instituciones de salud, la mayoría se encontró en estos últimos meses con un nuevo formato de teletrabajo permanente, al que muchas empresas ya estaban migrando, pero con una presencia flexible y nuevas formas de organización.

Fue necesario encontrar no solo nuevas tecnologías para mantener a los equipos de teletrabajadores comunicados sino también nuevas dinámicas, ahora que las tareas laborales se llevan a cabo de manera más independiente y asincrónica.

El teletrabajo se llevó muy bien siempre con la organización por proyectos típica de los equipos ágiles, y las herramientas que ellos utilizan y sus formas de gestionar las labores ofrecen una pista sobre de qué maneras podemos potenciar el teletrabajo.

Por ejemplo, una de las bases que permite el teletrabajo es que gran parte de ellos no se miden por horas trabajadas sino por objetivos cumplidos. Sin embargo, llevar un registro de la cantidad de horas que trabajamos es saludable, tanto física como mentalmente.

Ante las distintas problemáticas que surgen con el teletrabajo, también hay diferentes tecnologías que aparecen para ayudarnos a solucionarlas.

Teletrabajo y reuniones online

Con el teletrabajo, las videollamadas se convirtieron en la sala de reuniones virtual

Con el teletrabajo extendido al menos a todas las áreas de back office de las empresas de los más diversos rubros, las aplicaciones de videollamada pasaron a ser la sala de reuniones en muchísimas empresas.

La cantidad de encuentros digitales se incrementaron en pandemia (aunque no solo por el teletrabajo, sino por ser la manera más segura de juntarse con amigos y familiares) y eso puede traer cierto estrés y agotamiento. Pero a no desesperarse, hay algunos trucos y estrategias para impedir que eso ocurra.

Así y todo las herramientas de videollamada fueron la estrella del teletrabajo. Zoom fue la que más se popularizó: pasó de ser usada por unos 10 millones de usuarios al día a tener 300 millones en una jornada cualquiera durante el aislamiento. Las acciones de la empresa se dispararon por los cielos cuando terminó el primer trimestre del año, con unos 265.000 clientes corporativos, el cuádruple del año anterior.

Sin dudas poder manejar Zoom hoy es requisito para cualquier persona que teletrabaja, pero también hubo otras plataformas que salieron a hacerle competencia y que en muchos casos potencian la comunicación.

Pocos conocen que durante la pandemia nada menos que WhatsApp incorporó una herramienta para videollamadas de grupos titulada Messenger Rooms. Es una alternativa a la aplicación incorporada desde su casa matriz, Facebook Inc. Se puede utilizar en la app de mensajería así como en su versión de escritorio.

Y Google también lanzó en los últimos meses su producto Google Meet, destinado a que sus millones de usuarios de correo electrónico puedan comunicarse no solo vía "hangouts" sino también en grupo por videollamada gratuita. La ventaja en ese caso es que también podés programar el encuentro virtual en Google Calendar e invitar desde allí a los participantes del equipo.

Incluso la herramienta de teletrabajo Microsoft Teams potenció su plataforma de videollamadas con nuevas funciones. Ahora es posible unir a todos los participantes en una videollamada en una especie de sala virtual gracias al "Mode Together". Este modo hace las reuniones más interactivas, ya que ayuda a las personas a enfocarse en la cara y en el lenguaje corporal, de esta manera permite captar las señales no verbales que son tan importantes para la interacción humana. Es ideal para los encuentros virtuales en los que hablarán muchas personas.

Se incorporaron también mejoras en las formas de compartir pantalla, las burbujas de chat, feedback y transcripciones en tiempo real y la posibilidad de incluir hasta mil personas en una transmisión, entre otras nuevas funciones.

Plataformas de teletrabajo en equipo

Workplace de Facebook, Microsoft Teams, G Suite de Google son algunas de las plataformas de teletrabajo en equipo más usadas

Es comprensible que durante la contingencia muchos equipos que antes se reunían en un mismo espacio físico y no utilizaban software para el trabajo, adoptaran algunas de las plataformas disponibles cuando se vieron insertas en esta "versión de emergencia" del teletrabajo.

Microsoft Teams es una de las más utilizadas y la empresa fundada por Bill Gates se ocupó de lanzar decenas de actualizaciones y mejoras en los últimos meses.

Por ejemplo, la aplicación de Tareas en Microsoft Teams ahora ofrece una nueva vista unificada de las tareas en Microsoft To Do, Planner y Outlook. Las listas inteligentes como "Asignado a mí" unifican las tareas de los diferentes planes compartidos, ya sea que utilicen un dispositivo de escritorio, web o móvil.

Otra de las más conocidas es Workplace, la versión laboral de Facebook, que durante el aislamiento anunció que tiene ya más de 2 millones de usuarios pagos en la plataforma. Entre ellos a empleados de más de 150 compañías con más de 10.000 personas, pero no se incluye a los usuarios del nivel gratuito de Workplace, ni a clientes educativos o de ONG en su programa Workplace for Good.

Hubo otras compañías que potenciaron durante esta etapa sus soluciones pagas de software para equipos que teletrabajan. Zoho Corporation, por ejemplo, que ofrece todo un conjunto de aplicaciones de software empresarial, anunció un enorme aumento en la adopción de Zoho Workplace, su plataforma de aplicaciones de colaboración que ahora es usada por 15 millones de usuarios en todo el mundo. Así mismo, reportó un incremento de más de 1.000% en el uso de algunas herramientas.

Más del 25 por ciento de los nuevos usuarios de Zoho Workplace decidió reemplazar a las plataformas de Google y Microsoft. A estos se unieron usuarios de Zoom, Dropbox o Slack. Desde la empresa aseguran que "Zoho Workplace es un espacio de trabajo en línea que permite a los usuarios teletrabajar juntos de manera intuitiva y segura, cumplir, colaborar y lograr objetivos en un contexto."

También en julio Google Cloud anunció que integró todas las herramientas de su famoso G Suite en un espacio de trabajo que reúne de manera inteligente herramientas de colaboración básicas como video, chat, correo electrónico, archivos y tareas, para ayudar a los usuarios a aprovechar al máximo su tiempo de teletrabajo. Este espacio permite que Gmail, Google Chat y Google Meet operen de manera integrada a través de funciones de colaboración mejoradas, navegación fluida y búsqueda.

Entre las mejoras aplicadas a este espacio en la nube, se destaca también que Google integró la posibilidad de interactuar desde ese mismo espacio con productos de otras empresas que también son muy utilizados para el teletrabajo, como Salesforce y Trello.

Teletrabajo: gestión de proyectos

Trello es una de las aplicaciones de mensajería y colaboración más usadas para el teletrabajo

Otro de los problemas que surgen durante la etapa de teletrabajo es el desorden. Estamos en casa y así como en la oficina podíamos conversar con nuestros equipos personalmente, ahora debemos mantener el seguimiento de todos los temas de forma virtual.

En este sentido, es importante seguir un orden, guardar los archivos donde corresponde y estar sintonizados con quienes trabajamos.

También se vuelve más compleja la asignación de tareas y objetivos, así como el seguimiento de proyectos realizados en equipo. Aquí es donde muchas empresas que recién se inician en el teletrabajo pueden aprender mucho de las formas de organización de los equipos ágiles y de las herramientas que ellos utilizan.

Una de las más populares es Slack, un software que permite diseñar canales diferenciados de comunicación por equipos o proyectos, para comunicar a todos los que participan, así sean miembros de un equipo teletrabajando o colaboradores puntuales. Reemplaza a las largas cadenas de correos electrónicos de una manera más ágil y visual, y permite también compartir archivos.

Trello es otra aplicación que facilita el teletrabajo colaborativo mediante el uso de tarjetas, listas y tableros. Permite al usuario organizar y priorizar los proyectos según su importancia. Además, también da la posibilidad de añadir comentarios, adjuntar archivos, poner fechas de vencimiento, y muchos más detalles que te ayudarán a profundizar y a ser más productivo.

La aplicación divide su actividad en una serie de tableros. Dentro de cada tablero, crea una serie de listas. Y dentro de cada lista, agrega cualquier cantidad de tarjetas: elementos individuales que contienen texto, fotos, archivos, etc. Por eso sirve también para realizar el seguimiento del progreso de proyectos complejos. Se puede etiquetar y codificar las tarjetas con códigos de colores y asignar fechas de vencimiento, y usted, y cualquier otra persona que invite, puede comentar las tarjetas para agregar pensamientos y actualizaciones.

Otros sistemas, como Monday, permiten optimizar la gestión de proyectos, organizando, priorizando y distribuyendo tareas para aumentar la productividad y la calidad de los resultados. Al mismo tiempo, mejora los vínculos entre el equipo mediante plataformas de trabajo online, chats y otras formas de interacción.

Arsana y DaPulso son otras dos herramientas digitales de gestión de proyectos que muchos equipos de teletrabajadores ya están utilizando.

Teletrabajo y gestión del tiempo

Hay aplicaciones que ayudan a quienes teletrabajan a llevar control de su propio tiempo

Los teletrabajadores pueden llegar a estar menos en el ojo de sus superiores y managers al trabajar desde sus casas, pero si no gestionan bien el uso de su propio tiempo, terminan con jornadas laborales extendidas e interminables.

Toggle es por ejemplo una herramienta que algunos teletrabajadores utilizan para trackear y medir el tiempo que les lleva cada tarea. Tiene una especie de cronómetro a la que se le puede dar "play" y "stop", lo cual puede ser útil también para llevar la cuenta de las horas trabajadas.

Por otra parte, hay empresas que incluso en esta etapa de confinamiento necesitan llevar adelante el control de la jornada de trabajo. Ese dato será fundamental también para una etapa post-pandemia en la cual, 90 días después de terminado el ASPO, comenzará a regir la Ley de Teletrabajo, con el derecho de jornada laboral y de desconexión digital.

Fichap, es una herramienta digital que permite registrar la jornada laboral, interactuar con el equipo y visibilizar el funcionamiento de la empresa con reportes periódicos. "Con la plataforma medimos los tiempos de trabajo para poder medir la productividad, así como también utilizamos tecnologías que permiten a las empresas automatizar las tareas operativas de Human Capital y de Payroll", señaló recientemente en una nota de prensa Gonzalo Soaje Pinto, CFO de Fichap.

Sesame Time es otra empresa de control de tiempo de trabajo que ha crecido mucho durante la pandemia de la mano del teletrabajo. En su página web declara tener de clientes ya a más de 3.000 empresas. Esta aplicación se puede utilizar también en un móvil, y permite crear también características diferenciadas para las horas extra.

Teletrabajo y seguridad

Es importante reforzar la seguridad de la información y las conexiones al realizar teletrabajo

Por último, entre tanta conectividad, es importante mantener la seguridad incluso en las computadoras y conexiones de quienes se encuentran teletrabajando.

Hay muchos consejos y herramientas que permiten mejor control y mayor seguridad en el intercambio de datos e información entre quienes teletrabajan y colaboran a distancia. 

Proteger la información que cada usuario tiene, genera o publica en Internet, cobra cada vez más importancia a medida que tantas empresas tienen a su gente realizando teletrabajo. Por lo tanto, en esta nueva era será fundamental tener presentes las técnicas criptográficas avanzadas, las maneras innovadoras de proteger la identidad en la web y los consejos sobre cuál es la mejor manera para reforzar la seguridad en el mundo online.

GlobalLogic espera que estas innovaciones permitan seguir desarrollando soluciones digitales que busquen ayudar, unir y fortaleces vínculos, en todos los aspectos. Contraseñas, archivos, facturaciones, todo el tiempo estamos compartiendo y utilizando la red para mandar y recibir documentación importante. Por eso, la empresa asegura que es necesario mantener, dentro de las posibilidades, nuestra información lo más segura posible.

Dashline es, por ejemplo, una herramienta que permite establecer contraseñas robustas diferenciadas en cada plataforma y gestionarlas desde una única app con seguridad, manteniendo tus datos a salvo pase lo que pase.

También Google Cloud ha trabajado en desarrollos que permiten a sus clientes fortalecer su seguridad en la nube y reducir la complejidad que supone lograrlo.

Algunas novedades en ese sentido son: Servicio de Autoridad de Certificación o Certificate Authority Service (CAS), y Confidential VMs, el primer producto de la cartera Confidential Computing de Google Cloud que protege los datos confidenciales en la nube. La información en reposo y en tránsito de esta empresa ya se trabajaba encriptada, pero ahora también se blinda la data que se encuentra en uso mientras se procesa.

Google agregó también nuevos controles de seguridad para Meet, así como control de entrada para los participantes y la función de "candado de seguridad" para los anfitriones.