¿Cómo evitar el ausentismo virtual en las actividades grupales durante la cuarentena?

El ausentismo laboral es una de las mayores complicaciones que enfrentan las compañías durante la "época de normalidad", como bien podría definirse mientras atravesamos este período de aislamiento. 

Las principales causas de ausentismo, en la normalidad, son "los problemas de salud" (55,78%) y los "trámites personales y/o visitas médicas" (48,21%). Luego, y en menor medida, están los motivos relacionados a los hijos (13,1%), los problemas personales (11,63%), la desmotivación (7,22%), los problemas con el transporte (2,95%) y, por último, los motivos gremiales (0,7%).

Estos datos corresponden a un estudio que realizó Adecco Argentina, filial de la empresa de consultoría integral en Recursos Humanos, hacia fines del año 2019.

Sin embargo, la etapa de aislamiento social, preventivo y obligatorio en medio de la pandemia de COVID-19, cambió para muchos su modalidad de trabajo.

Aquellos que lo están haciendo de manera virtual, además de trabajar desde sus hogares, tuvieron que: ayudar a los chicos con sus clases y tareas, ocuparse de la desinfección del hogar, convivir 24 horas en familia, hacer la comida y otras tantas tareas que se incorporaron a la rutina diaria que, ahora, se intercalan con la jornada laboral.

Todas estas situaciones llevaron a que no siempre todos puedan participar en los horarios que se establecen para las famosas reuniones y actividades virtuales. En consecuencia, en las plataformas virtuales de trabajo o teleconferencia, se ven muchs cámaras apagadas, micrófonos desconectados, preguntas que se le hacen a determinada persona cuandono hay nadie del otro lado, desconexiones imprevistas a veces por fallos en la conectividad y otras no tanto. Así podríamos enumerar un sinfín de situaciones. 

"El ausentismo virtual es una nueva modalidad que apareció con la cuarentena y que explica de alguna manera las situaciones por las cuales atraviesa en este momento el trabajador argentino que está realizando home office", explica Alexandra Manera, Directora de Recursos Humanos del Grupo Adecco Argentina & Uruguay.

"Pasada la novedad es importante tener en cuenta que no es tan sencillo coordinar una reunión y que todos puedan participar y estar atentos al momento de realizarse, ya que no están en su lugar de trabajo y en los hogares existen un montón de situaciones mientras se realiza dicho encuentro de trabajo", completó la ejecutiva.

Cómo coordinar actividades grupales con quienes teletrabajan 

Factores a tener en cuenta para una reunión virtual exitosa

Adecco Argentina elaboró un listado de ítems a tener en cuenta a la hora de diseñar una reunión virtual y evitar así el ausentismo:

 - Flexibilidad a la hora de pautar una reunión: no todos tendrán la misma disponibilidad por más que la reunión suceda durante la llamada jornada laboral. Ser flexible y estar dispuestos a cambios de horarios para que todos puedan sumarse.

- Duración: una reunión corta puede ser muy efectiva (se recomienda hacerla de 30 minutos) y evitar así las "ausencias repentinas" y las cámaras apagadas. 

- Periodicidad de las reuniones: es importante también balancear la cantidad de reuniones para no cansar a los empleados y transformar un hecho que intenta ser positivo en todo lo contrario.

Quizás una reunión por semana puede ser efectiva si además se mantiene una comunicación diaria de seguimiento de actividades. Si no hay nada nuevo para comunicar, la reunión bien puede ser suspendida para la semana siguiente. 

- Pirámide invertida: ir de lo más importante a lo menos trascendente; así aquellos que por alguna circunstancia necesiten ausentarse de la reunión ya tendrán a mano la información más importante.

- Anticipación de la información: ahora que todo es virtual, la información también puede compartirse antes del encuentro de manera de agilizarlo y que todos sus participantes cuenten con el material necesario para abordar los temas más relevantes.

- Dinámica: como la reunión es virtual tiene que intentar ser lo más práctica posible teniendo en cuenta que la situación es diferente para cada persona.

 - Imagen: las cámaras encendidas muestran estados de ánimo e interacción con quien habla. Por eso es importante poder ver las caras de quienes participan para intentar saber cómo se encuentran. Sin embargo, hay que tener en cuenta que esta situación también genera un cierto estrés por el hecho de que no todos están cómodos al ver su imagen en la pantalla.

- Motivación: la reunión tiene que intentar motivar al equipo y reconocer su trabajo en un contexto difícil. Mostrar empatía, entendimiento y brindar una palabra de aliento puede ser muy positivo en estos momentos.