¿Abren las oficinas?: cómo armar protocolos para espacios de trabajo en la nueva normalidad

Mientras en todo el universo laboral se dice que gracias a la pandemia de COVID-19 "el teletrabajo llegó para quedarse", expertos en diseño, seguridad, higiene y arquitectura se encuentran pensando los protocolos para volver a abrir las oficinas en la "nueva normalidad".

Muchas oficinas alrededor del mundo quedarán obsoletas si no es posible adaptarlas a las regulaciones que de a poco se abren paso en todo el mundo para la vuelta segura al trabajo presencial, basadas en recomendaciones de la Organización Mundial de la Salud (OMS) y dinstintas entidades dedicadas al bienestar laboral, así como de las autoridades locales.

Si bien cada sector de la economía en particular viene preparando protocolos específicos para su actividad, cumpliendo todos los requisitos de las autoridades de Salud, hay algunas normas que se mantienen y que pueden ser un buen punto de partida para quienes pretenden volver a abrir las oficinas.

Para preparar este regreso, los responsables pueden tomar algunas pistas de lo que ya hicieron los rubros que continuaron operando durante el período de aislamiento social obligatorio.

En las plantas de producción se instalaron cámaras sanitizantes y de toma de temperatura en las entradas, se reacomodaron los espacios para permitir distanciamiento social, se implementaron señalécticas que facilitan esas medidas de seguridad, se instalaron espacios con elementos de higiene y se reforzaron las medidas de desinfexión, entre otras modificaciones.

Otras pistas interesantes las pueden obtener de los protocolos que aprobaron ya algunas autoridades provinciales y el gobierno porteño para los negocios que continuaron operando en determinadas etapas de la cuarentena, como las ópticas, las escribanías, las oficinas de los bancos, los locales de pago extrabancario, entre otros. 

Si bien los requisitos que debieron cumplir incluyen desde medidas para el traslado de los empleados hasta horarios determinados de apertura y atención, varios de ellos refieren a cómo organizar los espacios de trabajo, y pueden traducirse perfectamente a las oficinas tradicionales.

Por ejemplo, en muchas de las empresas autorizadas para operar se debió operar con turnos, horarios reducidos, con rotación del personal cada 15 días, separando dos metros los puestos de trabajo uno de otro, entregar mascarillas y/o gafas de protección, soluciones hidroalcohólicas, etc.

Pioneros en protocolos para las oficinas en la nueva normalidad

Se deberá separar los espacios de trabajo para permitir distanciamiento social en las oficinas

Aun cuando el regreso del trabajo presencial en oficinas es una realidad distante en las principales ciudades de la Argentina, hubo algunas firmas dedicadas a recursos humanos o al diseño de espacios de trabajo que se adelantaron a los hechos.

Estos pioneros prepararon protocolos para el regreso seguro al trabajo que hoy pueden servir como guía para quienes deban rehabilitar oficinas en su empresa.

La situación extrema de este retorno a las oficinas y plantas dio lugar a una alianza inédita entre las mayores multinacionales de talento a nivel global, Randstad, Adecco Group y ManpowerGroup. 

Ellos elaboraron un protocolo de medidas a nivel mundial con recomendaciones para el retorno seguro al trabajo, y muchas de ellas se relacionan con la operatoria dentro de las oficinas en esta "nueva normalidad". Algunas de ellas son:

• Establecer políticas claras y monitorear accesos al lugar de trabajo.
• Medir la temperatura corporal en la entrada del edificio.
• Realizar inspecciones visuales y controles de temperatura aleatorios durante la jornada laboral.
• Establecer políticas claras para el distanciamiento físico en oficiinas y lugares de trabajo.
• Crear planes de turnos y horas de pausa bien diferenciados para minimizar las aglomeraciones en oficinas y área de trabajo.
• Separar los lugares/escritorios de trabajo para garantizar el distanciamiento social en oficinas.
• Definir planes de contingencia en caso de cierre del lugar de trabajo.
• Establecer procedimientos de desinfección diarios.
• Facilitar a los empleados los protocolos y utensillos de higiene y salud obligatorios (ej. lavarse las manos, usar guantes, mascarilla…).

WeWork reacondicionó sus espacios en todo el mundo para preparar el regreso a las oficinas

Otro de los pioneros fue la multinacional de espacios de co-working WeWork, que debió reconfigurar todo su negocio en torno a las pautas indicadas para la nueva normalidad.

"Las oficinas volverán pronto a funcionar y las empresas se preguntan desde el inicio de la pandemia de qué forma lo harán. Algunas de ellas se inspiran en lo que están haciendo las compañías en países que llevan más tiempo combatiendo el COVID-19, como por ejemplo como China. Por su parte, muchos argentinos estarán regresando a sus oficinas en los próximos días con la incertidumbre de saber si su espacio de trabajo será seguro para desempeñar sus labores cotidianas sin riesgo de contraer el virus", explicaba la empresa la empresa en un comunicado enviado a este medio.

La readecuación de los edificios de WeWork –incluyendo los seis que tiene operativos en la Argentina- siguieron las pautas de los Centros para el Control y Prevención de Enfermedades (CDC), la OMS y las autoridades de salud locales.

¿Cómo adaptó WeWork las oficinas? Con un plan de tres pilares: distanciamiento profesional, limpieza y señalética orientativa. 

En concreto, se rediseñaron los espacios y se redistribuyeron las áreas comunes y los puestos de trabajo en torno a una menor ocupación, para permitir a los equipos volver a operar en las oficinas manteniendo una distancia social apropiada.

En segundo lugar, se potenciaron las acciones de sanitización y las medidas de limpieza e higiene en las áreas.

Por último, en oficinas, recepciones y áreas comunes se instaló señalética orientativa de normas de higiene para reforzar los estándares de limpieza y protocolos sanitarios, que sirven de guía para miembros e invitados sobre cómo ubicarse de manera segura yreforzar las pautas de distanciamiento. También cuentan con dispensadores de jabón automáticos y de toallas absorbentes.

Consejos expertos para reabrir las oficinas: primeros pasos

Antes de reabrir las oficinas, los expertos recomiendan hacer una revisión integral del edificio

La primera etapa del regreso será la más compleja, ya que hay oficinas que desde hace meses están abandonadas, sin nadie que concurra a ese espacio a cumplir tareas.

Retomar la actividad en un edificio que no ha sido ocupado por un período de tiempo significativo exige considerar una serie de medidas antes de su apertura, apuntan los expertos.

Para esa instancia la firma de servicios inmobiliarios Cushman & Wakefield, elaboró un programa que puede servir de guía para quienes pronto tengan que volver a habilitar las oficinas, y que cumple con las normativas y recomendaciones basadas en la información sanitaria local y también en la recopilación de experiencias de los distintos países del mundo.

Claudio Blum, Director del área de Facility y Property Management de Cushman & Wakefield destaca que: "Quienes se involucren en los trabajos previos para preparar los edificios, deben ante todo velar por su integridad y la de la sociedad respetando todas las medidas que el departamento de Seguridad & Higiene disponga".

Se debe capacitar a los operarios y colaboradores que trabajarán en el acondicionamiento de las oficinas en el uso de elementos de protección personal (barbijos/tapabocas, guantes, protección para los ojos y batas) y en la implementación de protocolos alineados con las recomendaciones de la OMS (el lavado de manos y el distanciamiento social)

Será necesario también hacer una revisión detallada de las instalaciones, y asegurar que todos los servicios funcionen de forma correcta y segura (sistemas mecánicos, ventilación, agua potable, sistemas contra incendios, cloacales, pluviales, portones de acceso). Esta evaluación física de los equipos permitirá detectar daños o problemas causados por la inactividad y solucionarlos antes del ingreso de los ocupantes a las oficinas.

Además los equipos se deben reiniciar en forma secuencial y mantenerlos en funcionamiento durante un periodo de observación, para comprobar su buen estado

Esa revisión debe incluir sin falta la verificación de los sistemas de ventilación y aire acondicionado. "Planificar las medidas adecuadas de puesta en valor de los equipos y acciones preventivas en cuanto a la sanidad del edificio, garantiza un regreso seguro. Se deben comprobar el estado de los filtros de aire acondicionado, los niveles químicos del agua potable y la renovación del aire del edificio para obtener niveles óptimos de flujo de aire fresco por habitación", indicaron.

En una segunda etapa, se deberá reforzar la limpieza y la desinfección: "Asegurarse de contar con los insumos (materiales, equipos, productos de limpieza y químicos) necesarios para atender los nuevos requerimientos operativos y entrenar al personal para dar cumplimiento a estas nuevas rutinas de prevención".

Desde Cushman & Wakefield aseguran que habrá protocolos de limpieza y desinfección ajustados a las particularidades de cada espacio de las oficinas, cuya frecuencia dependerá de la intensidad de uso del área. Luego, solo queda prepararse para el primer día de regreso al trabajo presencial.

Oficinas post-pandemia: no solo de distanciamiento se trata

Cómo abordar el aspecto emocional y comportamental del regreso a las oficinas

También en la multinacional de talento de origen brasileña, FESA Group, estuvieron planificando cómo será esa vuelta a las oficinas. Pero más allá de las cuestiones edilicias, Barbara Toth, CEO de la filial del grupo en la Argentina, sugirió no solo garantizar el bienestar físico y la seguridad de los empleados, sino también "mirar el aspecto emocional de las personas".

"Hasta ahora se vieron pocas iniciativas que traten este punto. Hoy hay personas que tienen dificultad para enfrentar sanamente esta situación (niños, personas solas, personas mayores, madres que tienen una carga extra, etc). Hasta ahora en Argentina hay pocas propuestas concretas de cómo vamos a tratar la vuelta a las oficinas y lugares de trabajo", remarcó en una columna enviada a este medio.

Según un informe realizado por la consultora internacional McKinsey sobre el retorno a las oficinas, es importante diferenciar momentos y espacios clave en este proceso, a los cuáles prestarles máxima atención y establecer políticas de seguridad. Estos son el momento de traslado, la entrada, el espacio de trabajo u oficina, y áreas comunes.

Para Toth habrá un primer momento de regreso escalonado a las oficinas, con ciertas restricciones. Para eso, sugiere "los primeros 10 días o primeras 2 semanas opcionales, respetando el límite máximo de ocupación del 40% de cada oficina y el resto de forma remota".

De la misma manera, las salas de reuniones deberán respetar un máximo de tres personas, y se deberían priorizar las entrevistas remotas antes de las presenciales en las oficinas. "En caso de que sea en persona, se debería llevar a cabo en una sala de reuniones", añadió la CEO de FESA Group Argentina.

Atravesada esta primera etapa, quizás un mes después de haber iniciado el regreso a las oficinas, estos expertos recomiendan que el límite de ocupación de las mismas debería pasar al 60%, mientras el resto sigue haciendo tareas remotas. Se mantienen las mismas reglas que en la etapa anterior para entrevistas o reuniones.

¿Cómo se elige el personal que seguirá trabajando fuera de las oficinas? Porque a muchos de ellos les corresponden licencias determinadas por el gobierno nacional, por integrar un grupo de riesgo de contagio de COVID-19. Estos son mayores de 60 años de edad, pacientes de enfermedades respiratorias y enfermedades crónicas, padres de niños recién nacidos (hasta 3 meses de vida del bebé) embarazadas y empleados que viven con personas que están en el grupo de riesgo.

Respecto de las reglas que deberían cumplir los empleados para regresar a las oficinas, FESA Group recomienda las siguientes:

• El hábito de lavarse las manos debe mantenerse cuando llegan de la calle a la oficina, al comenzar y terminar una reunión, al tener contacto con personas u objetos externos.
• Usar alcohol en gel, especialmente al presionar los botones del ascensor o al abrir y cerrar puertas (internas o externas).
• Evitar los saludos (beso, abrazo, apretón de manos).
• Evitar intercambiar objetos de trabajo (bolígrafos, teléfonos, cuadernos, notebook, etc.)
• Moverse con máscaras en áreas comunes de los edificios.
• No tocar las paredes del ascensor. No entrar en los ascensores completos. Un máximo de 3 personas dependiendo del tamaño del ascensor.
• Evitar el almuerzo en restaurantes de autoservicio, sentarse al lado del acompañante o dejar una silla de espacio entre las personas.

Más allá de evitar lugares concurridos en general, una buena idea que propone FESA Group es buscar el almuerzo en horarios alternativos que no sean los de mayor tráfico a la hora del mediodía.