10 consejos para líderes de equipos a distancia

El liderazgo es una habilidad que se desarrolla ejerciéndolo; si bien el marco teórico puede ayudar, es en el día a día y en la realidad de las situaciones donde se forja su esencia.

En tiempos donde se ha impuesto el trabajo a distancia, los desafíos de los responsables de equipos se van multiplicando, ya que la habilidad de conducir personas a distancia necesita ser ejercida con distintas herramientas respecto al formato presencial. De hecho, muchas no adquirían tanta relevancia como ahora.

De la aptitud y, sobre todo, la actitud del líder dependerá directamente el desempeño del equipo.

Esa es una realidad difícil de aceptar para muchas personas. Sin embargo es así: el equipo se comporta tal como eres tú.

De allí que, si como equipo no se están obteniendo los resultados esperados, obsérvate, indaga dentro tuyo, trabaja en tus habilidades y hazte responsable.

Para ayudarte en el proceso de conducir equipos hacia el mejor resultado posible cuando se hace trabajo remoto, aquí tienes diez consejos que pueden ser de utilidad:

1- Planificación

La organización y gestión planificada de las acciones del equipo resultará en un mejor desempeño. Es responsabilidad del líder contribuir a mantener al día el enfoque estratégico, los pilares de los objetivos puestos por la empresa y, a la vez, incentivar a que cada colaborador haga su propia tarea de planificación.

Los sistemas de gestión de las empresas necesitan funcionar adecuadamente, al igual que las aplicaciones de organización del tiempo, procesos y seguimiento, y la interacción permanente con las demás áreas.

2- Coordinación y timming

Dependiendo del tipo de empresa, la coordinación puede ser delegada, aunque hay muchos aspectos que seguirán en manos del líder, ya que ésta no abarca solo lo operativo, sino también la sinergia, la energía circulante entre los componentes del team.

Es fundamental que el líder conozca de cerca a cada colaborador para observar su potencial y poder acompañarle a que lo ponga en juego.

El timming tiene que ver no sólo con la sincronización de procesos operativos y el seguimiento de agendas, proyectos, tablero de control y otras herramientas, sino de saber cuándo intervenir, cuándo retirarse y dejar desplegarse a su equipo; y, sobre todo, cuando acercarse a los colaboradores que más lo necesitan.

3- Felicitar y reconocer el esfuerzo

La gestión emocional del equipo a cargo es una de las tareas más relevantes del líder, sobre todo cuando se trabaja a distancia. Aplicar lo que conocemos como salario emocional, es decir, lo que no es retributivo en dinero, es solamente una parte de esta tarea.

Como recomendación, haz un arte del reconocimiento y de alegrarte por los logros individuales y de todo el equipo. Esta habilidad de la empatía se llama compersión, que es ni más ni menos cuando te alegras genuinamente por los éxitos de los demás.

En lo posible, todo esfuerzo necesita ser celebrado, y hay varias técnicas de facilitación y motivación de equipos en forma remota que se pueden aplicar; entre ellas, el Check in y Check out; feed-forward (feedback hacia el futuro) y dinámicas para mantener al equipo en el nivel de energía, entrega y compromiso necesario.

4- Lenguaje apropiado

Un aspecto relevante del liderazgo de equipos a distancia es la precisión en el uso del lenguaje, ya que muchas interacciones se van a ver restringidas de la decodificación de la comunicación no verbal. De allí que el responsable necesita entrenar al máximo sus habilidades de redacción, comunicación vía chat y en videoconferencias o llamadas grupales.

Por ejemplo, en Whatsapp o servicios similares es altamente recomendable que los temas sensibles se transmitan y respondan con video de por medio; lo mismo sucede cuando un colaborador necesita transmitir su apreciación sobre un tema relevante. Y siempre tenemos la opción de la videollamada o una reunión formal extendida para abordar los aspectos más críticos de la operación.

El trato amable, la empatía y la comunicación asertiva también son importantes, sobre todo considerando el desconocimiento de por dónde transita el mundo emocional de las otras personas, en qué momento están, cuál es su entorno remoto del momento, entre otros aspectos.

5- Sentido épico del equipo

Como herramienta de liderazgo propongo siempre rescatar el espíritu épico de lo que hace el equipo. De esta forma, las historias, pequeñas anécdotas que impregnan el ADN del team, los resultados de éxito y de oportunidades de mejora bien presentados y compartidos con todos, con estrategias que se pueden utilizar.

Aquí sugiero especialmente utilizar el storytelling, la metodología que permite conectar palabras y mensajes con emociones: no necesitamos tener tanta razonabilidad (hemisferio izquierdo del cerebro), y sí más corazón y empatía (hemisferio derecho) para conectar y estimular el sentimiento de espíritu de equipo.

6- Orientación a metas y resultados razonables

En contextos de crisis se agudiza la necesidad de pedir resultados en forma razonable; los equipos viven bajo presión, emocionalidad no demasiado estable en muchas personas y desafíos de distinto tipo.

La tarea del líder es saber gestionar esos estados en forma individual, y luego hacer procesos grupales que involucren a todos, para ser un catalizador no sólo de motivación, sino del espíritu de auto liderazgo que buscará que tenga cada colaborador.

También la razonabilidad en resultados será una herramienta clave, sobre todo cuando hay tantos factores que influyen en el rendimiento de cada persona.

7- Envía video mensajes con observaciones personales

 

Cuando debas dar un feedback con oportunidades de mejora, recuerda empezar siempre con al menos tres aspectos que aprecias de esa persona, y luego, la oportunidad de mejora.

No existe eso que la gente llama "crítica constructiva". Para hacerlo, sugiero que grabes un video -no mensaje escrito o de audio simplemente- o hacer una videollamada para que puedas establecer el rapport necesario con la otra persona.

Y hablando de feedback, los líderes excelentes y con influencia se abren también a recibir retroalimentación permanentemente: eso los hace crecer.

8- Interés genuino por las personas

La labor del directivo se debe centrar en interesarse por su equipo. Una simple pregunta acerca de cómo están, qué desafíos está atravesando una persona en particular, y en qué puede colaborar para mejorar, abren llaves de motivación intrínseca que facilitan su trabajo.

9- Dedicar tiempo a las oportunidades de mejora. Llevar registro "lecciones aprendidas"

Para capitalizar este proceso es necesario formalizarlo, y el líder junto a los miembros pueden llevar un registro de los aprendizajes. Se trata de un documento, una carpeta compartida en el servidor y registros de qué inconvenientes tuvieron y cómo los resolvieron. Hacerlo de manera formal es esencial no sólo para que quede constancia, sino para revalorizar el trabajo de cada uno, cuyos nombres deberían figurar en cada lección aprendida que se anote.

10- Saber cómo pedir y cómo delegar tareas

Para terminar, el proceso de delegación necesita ser completamente claro y transparente a la hora de liderar a distancia.

El delegar incluye varias etapas: no se trata sólo de indicar qué trabajo debe hacerse. El primer paso consiste en tomar tiempo con las personas involucradas para explicar el proceso que se va a seguir.

Segundo, explicar muy claramente el propósito de la tarea a realizar, es decir, el "para qué" lo haremos y por qué es importante para la empresa.

En tercer lugar, solicitar a los colaboradores que expliquen desde su perspectiva cuáles serían las mejores prácticas para obtener un resultado exitoso.

El cuarto paso, será el líder quien haga observaciones o sus agregados a lo que se ha planteado (recomiendo que lo haga a través de preguntas poderosas, abiertas, que invitan a ampliar horizontes de acción).

Para terminar, recapitular todos los aspectos relevantes; repasar y despejar dudas utilizando los tres sistemas representacionales dela comunicación (visual, auditivo, kinestésico) para asegurarse la comprensión total y cabal de lo que se está delegando.

* Daniel Colombo es facilitador y Máster Coach Ejecutivo especializado en alta gerencia, profesionales y equipos; comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 30 libros. LinkedIn Top Voice América Latina 2019. También es cofundador de la plataforma Necesitocoaching.com.