Método Kaizen: las claves de la productividad y la mejora continua

El Método Kaizen es una antigua filosofía encerrada en esta poderosa afirmación: "Un viaje de mil millas comienza con un pequeño paso". Pese a ser milenario, es igualmente práctico y efectivo cuando se aplica a la vida moderna, en lo personal y en los negocios.

El Método Kaizen puede definirse de dos maneras:

-Uso de pasos muy pequeños para mejorar un hábito, un proceso o un producto.

-Uso de momentos muy pequeños para inspirar nuevos productos o inventos.

¿Quién no ha estado buscando formas de transformar su vida? ¿Quién no probado con diferentes metodologías, pero ninguna funcionó y se volvió a los hábitos de siempre? Pues quienes lo han llevado a la práctica, dicen que el Método Kaizen es la solución.

¿A qué invita el Método Kaizen a la hora de cambiar?

La búsqueda de construir una mejor versión de uno mismo, también conocido como crecimiento personal tiene bastantes semejanzas con una montaña rusa: Este proceso está lleno de subidas, vueltas y bajadas. Y entre más subimos, al final terminamos mareados sin antes intentarlo…

¿Porqué razón nuestro deseo de construir una mejor versión de nosotros mismos resulta tan complicado y casi siempre termina en un nuevo fracaso? Aquí  tres explicaciones:

1. Enfocarnos en un objetivo muy grande nos abruma tanto que nos impide actuar:

Siempre nos han dicho que tenemos que tener objetivos no grandes, sino enormes. El mundo del crecimiento personal nos pide que no solo dominemos nuestro interior, sino que conquistemos el mundo entero.

Así que lo primero que hacemos es diseñar un plan que nos hará superar el 99% de los mortales y nos unirá al exclusivo 1% que está por encima del resto en aspectos financieros, estado físico y cantidad de imágenes alrededor del mundo en nuestra cuenta de Instagram.

Sin embargo, los objetivos son tan grandes y ambiciosos que terminan abrumándonos tanto que nos impiden actuar. Lo que algunos llaman estrés, debería más bien titularse «miedo», ya que la reacción psicológica es la misma en ambas emociones.

Cuando tenemos objetivos tan grandes y ambiciosos, como pagar todas tus deudas en cuestión de meses o bajar muchos kilos, estos son tan complejos y parecen tan imposibles, que terminamos teniendo miedo.

Tener objetivos gigantes puede ser inspirador, pero como muchas cosas inspiradoras y grandes, también pueden llenar de miedo y hacernos pasar un trago amargo.

El Método Kaizen es una invitación a reevaluar la manera como planteamos y trabajamos los tus objetivos. Es una alternativa mucho más realista y consciente que se basa en los pequeños pasos y procesos.

2. Pensamos que una fórmula mágica nos va a salvar:

Si logramos superar este miedo y decidimos actuar, en vez de hacer lo que todos sabemos que debemos hacer (trabajar duro, ser constantes, esperar resultados de largo plazo), empezamos a buscar «trucos» o fórmulas mágicas que nos enseñen cómo ser exitosos de manera mucho más rápida y con el menor esfuerzo.

El problema de esperar que una fórmula mágica nos salve, es que pasamos más tiempo buscándola que realmente haciendo algo al respecto.

Nos la pasamos buscando artículos en internet para bajar de peso, para ser más productivo, para aprender cómo ser millonario, o cualquier objetivo que tengamos, y buscamos y buscamos. La cuestión es la siguiente:

El hecho de buscar esa fórmula nos hace pensar que estamos haciendo algo al respecto por nuestros objetivos, cuando en realidad no estamos haciendo absolutamente nada.

3. Dejamos de hacer aquellas cosas que verdaderamente nos ayudan:

Asumamos que no cometimos los primeros errores: Ni nos enfocamos en objetivos demasiado grandes y tampoco nos gastamos el tiempo buscando la fórmula mágica.

Empezamos a trabajar, somos constante y comenzamos a ver resultados: comenzamos a bajar de peso, a pagar las deudas y a llevar ese estilo de vida que soñamos.

Quizás una de las mejores frases de Napoleón que aplican al crecimiento personal es aquella que dice: "El momento más peligroso ocurre en alguna situación de victoria".

Esto se debe a que la mayoría de las personas ven el crecimiento personal como un destino final: piensan que una vez alcanzan un objetivo, han cumplido y pueden relajarse.

Así que empiezan a tener resultados, se creen exitosos y se relajan, así que dejan de hacer aquello que los llevó hasta ese lugar y vuelven al comienzo de este artículo.

Por eso, recordemos lo siguiente:

El crecimiento personal no es un destino al que llegamos. Nunca lo vamos a completar.

Aun cuando tengamos éxito, si queremos mantenerlo, tendremos que mantener los hábitos que nos llevaron en primer lugar hasta ese punto. Y de esto se trata el Método Kaizen.

Es por esto que acabamos de leer que debemos salirnos de ese círculo vicioso que la gente titula crecimiento personal y optemos por una alternativa diferente. 

La filosofía o Método Kaizen consiste en optar por un mejoramiento continuo en pequeñas cantidades.

Si bien fue desarrollado originalmente para ayudar a los negocios a mejorar y tener éxito, esta es igual de aplicable a nuestras vidas personales, ya que representa una alternativa y antídoto para los efectos de la montaña rusa llamada crecimiento personal.

¿En qué consiste?

En vez de hacer cambios radicales en un lapso corto de tiempo, más bien hagamos pequeñas mejoras todos los días que nos conducirán al cambio que queremos.

Cada día debemos enfocarnos en mejorar un 1% en lo que estamos tratando de cambiar. Solo eso, solo un 1%.

Puede que no parezca mucho, pero cada mejora del 1% que hagamos comenzará a acumularse una con otra. Al principio puede parecer muy básico, incluso inexistente. Sin embargo, gradualmente y de manera lenta, comenzaremos a notar cambios positivos.

Puede que tome meses, o incluso años, pero estas mejoras aparecerán una vez que comencemos a enfocarnos en mejorar un 1% de nuestra vida todos los días.

Lo mejor de todo es que llegará un punto donde el crecimiento diario del 1% representará el mejoramiento de toda una semana al comienzo.

A diferencia de otras «metodologías de crecimiento personal», desarma esos objetivos inmensos y hasta abrumadores en pequeñas piezas y pasos fácilmente alcanzables.

Los pequeños éxitos que vamos alcanzando con nuestros pasos en un comienzo, crean una especie de momentum que incentiva a tomar pasos cada vez más grandes.

Mejor aún, una de las premisas  es que no existe un fórmula mágica que hará que las cosas mejoren de la noche a la mañana. El cambio llega por medio de pequeñas y continuas mejoras.

No gastemos tiempo buscando ese «factor» que cambiará todo. Más bien enfoquémonos en la tarea que estamos haciendo y recordemos: «Tú ya sabes lo que tienes qué hacer. Trabaja y encuentra maneras simples de ir mejorando en el camino»

Por último, recordemos que el método Kaizen no es algo que se hace por una sola vez. Este es un proceso de mejoramiento continuo.

En los negocios

Pese al nombre extranjero, el Kaizen —pequeños pasos para la mejora continua— fue inicialmente aplicado de forma sistemática en la época de la Gran Depresión estadounidense. Cuando Francia cayó en manos de la Alemania nazi en 1940, los líderes estadounidenses se dieron cuenta de la urgencia con la que los aliados necesitaban que les enviaran equipamiento militar.

Además, se vieron obligados a reconocer que también los soldados estadounidenses podían ser enviados pronto al extranjero, y que necesitaban sus propios tanques, armas y suministros. Los fabricantes estadounidenses deberían profundizar en la calidad y la cantidad de producción de equipamiento, y rápido.

Para superar la escasez de tiempo y las restricciones de personal, el gobierno de Estados Unidos creó unos cursos de dirección denominados Training Within Industry (TWI, "formación en la industria"), que ofreció a las corporaciones de todo Estados Unidos. Uno de esos cursos contenía las semillas de lo que, en otro momento y lugar, se dio a conocer como el kaizen.

En vez de animar al cambio radical, más innovador, para producir los resultados requeridos, el curso TWI exhortaba a los directivos a perseguir lo que se denomina "mejora continua".

El manual del curso instaba a los supervisores a "buscar cientos de pequeñas cosas que tú puedas mejorar. No intentes planificar una estructura departamental completamente nueva o ir a por una gran instalación de nuevo equipamiento. No hay tiempo para esos grandes asuntos. Busca mejoras en las tareas ya existentes con tu equipamiento actual".

Uno de los más elocuentes abogados de la mejora continua en esa época fue el doctor W. Edwards Deming, un estadístico que trabajaba en un equipo de control de calidad que ayudaba a los fabricantes estadounidenses cuando trataban de pisar terreno firme en tiempos de guerra. El doctor Deming instruyó a los directivos para que implicaran a cada uno de los empleados en el proceso de mejora.

Todos, desde aquellos que ocupaban los puestos más bajos hasta los hombres que ocupaban puestos relevantes, fueron animados a hallar pequeñas maneras de incrementar la calidad de sus productos y la eficiencia en su creación.

Al principio, esta filosofía debió de chocar y parecer inadecuada dadas las circunstancias, pero de algún modo esos pequeños pasos imprimieron una importante aceleración a la capacidad productiva de Estados Unidos. La calidad del equipamiento estadounidense y la velocidad de su producción fueron dos de los más importantes factores de la victoria aliada.

Esta filosofía de los pequeños pasos hacia la mejora fue introducida en Japón después de la guerra, cuando las fuerzas de ocupación del general Douglas MacArthur comenzaron a reconstruir aquel país devastado. Si estás familiarizado con la superioridad corporativa japonesa de finales del siglo XX, puede que te sorprenda saber que muchas de sus empresas de posguerra estaban pobremente organizadas, con escasas prácticas de gestión y baja moral entre los empleados.

El general MacArthur vio la necesidad de mejorar la eficiencia japonesa y elevar los estándares empresariales. Una economía japonesa próspera era del mayor interés para MacArthur, porque una sociedad fuerte podía representar un baluarte contra una posible amenaza de Corea del Norte y mantener a sus tropas permanentemente abastecidas.

De modo que trajo a los expertos del TWI del gobierno de Estados Unidos, incluyendo a los que enfatizaban la importancia de dar pequeños pasos cotidianos hacia el cambio. Y al mismo tiempo que MacArthur seguía adelante con los pequeños pasos, la Fuerza Aérea de Estados Unidos impartía un curso de dirección y supervisión para empresarios japoneses, cerca de una de sus bases locales. El curso se llamaba Management Training Program (MTP, "programa de formación para directivos") y sus principios eran casi idénticos a los desarrollados por el doctor Deming y sus colegas al inicio de la guerra. Se inscribieron miles de directivos de empresas japonesas.

Los japoneses fueron extraordinariamente receptivos a esa idea. Su base industrial estaba destruida, carecían de los recursos necesarios para realizar una reorganización profunda. Ver a los empleados como un recurso para la creatividad y la mejora, y aprender a ser receptivos a las ideas de los subordinados era una noción desconocida (como lo había sido para los estadounidenses), pero los que se graduaron en estos programas le dieron una oportunidad. Los pequeños pasos fueron tan exitosos que los japoneses le pusieron un nombre propio: Kaizen.

A lo largo de décadas de trabajo con gente de todas clases, con fortalezas y necesidades singulares, he desarrollado una teoría sobre por qué el Kaizen funciona cuando cualquier otra cosa falla. Los capítulos siguientes están dedicados a la aplicación personal del Kaizen y engloban cinco herramientas diferentes:

• hacer preguntas pequeñas para disipar temores e inspirar creatividad;
• tener pensamientos pequeños para desarrollar nuevas habilidades y hábitos, sin mover un músculo;
• realizar acciones pequeñas que garanticen el éxito;
• resolver problemas pequeños, incluso cuando te enfrentes a una crisis abrumadora;
• reconocer los pequeños pero cruciales momentos que los demás ignoran.