Cómo es la nueva generación de tecnologí­as sociales que reemplazará al email en las empresas

Ya no es un secreto a voces: las empresas incorporaron herramientas sociales para facilitar la comunicación y la colaboración entre los empleados. 

Los resultados de la última encuesta global de la consultora McKinsey sobre este tema sugieren que una nueva generación de tecnologías está permitiendo ya grandes cambios e impulsa la innovación.

Los ejecutivos encuestados aseguraron que la función de comunicación interna es la que más benefició al negocio entre todas las posibilidades que ofrecen las herramientas sociales. Pero también esperan que en los próximos años éstas permitan mayor intercambio y aporten para producir cambios fundamentales en las organizaciones.

El 93% de los consultados aseguraron que sus compañías utilizan al menos una herramienta social, cuando el mismo informe en 2014 indicaba que solo el 82% lo hacía.

Más aún, la mayoría afirmó que los empleados usan como mínimo una de esas tecnologías en sus dispositivos móviles.

El 74% ya asegura que estas herramientas digitales están de alguna forma integradas al trabajo diario, cuando dos años atrás esto era cierto sólo para el 67 por ciento.

Y en 2014 sólo el 69% de los ejecutivos consultados por McKinsey consideraba que sus compañías valoraban las tecnologías que permitían la colaboración entre empleados. Ese número creció ahora hasta el 80 por ciento.

Las más apreciadas son las que permiten la interacción en tiempo real o colaboraciones entre grupos específicos, así como las que tienen disponibilidad a través de múltiples plataformas.

En este contexto, McKinsey también habla de una "nueva generación de herramientas" para la colaboración de equipos. Éstas están basadas en la nube, diseñadas para intercambios en tiempo real, y permiten que los usuarios realicen búsquedas de sus pasadas conversaciones.

Las mismas tienen foco en el diseño de experiencia de usuario y se pueden integrar con otras aplicaciones en la compañía, como compartir archivos o conectarse a las redes sociales.

"Ya que crean contenido que es accesible a través de búsquedas como subproducto de la colaboración, las herramientas de la nueva generación podrían incluso reemplazar al email como el canal de comunicación escrita por default" en las empresas, según indicó la consultora.

La firma de investigación también declara que son pocas las empresas que ya ponen en uso estas herramientas, pero que las que lo hacen reportan beneficios mayores en promedio al de las tecnologías sociales tradicionales.

La misma encuesta sugiere que otra de las funciones que tendrán estas tecnologías será la de impulsar la digitalización de los negocios.

La mayoría de las firmas focalizó sus esfuerzos en los procesos hacia el exterior de la compañía y los que tienen que ver con la relación con los clientes, como las relaciones públicas, el marketing o el CRM (customer relationship management).

Son menos las que han incorporado estos procesos a actividades internas: el 9% de los ejecutivos consultados declaró que estas herramientas se usan en actividades de procurement, mientras que el 37% las reconoce en las actividades de CRM.

De cara al futuro, McKinsey consultó a los directivos cuáles creían que serán los cambios estructurales y de management que vendrán aparejados al uso de herramientas sociales en las organizaciones en los próximos tres años.

Dos tercios respondieron que las comunicaciones mejorarán, pero además la mitad consideró que las organizaciones se volverán más fluidas gracias a esto. Es decir, consideran que el trabajo será por proyectos y no necesariamente se organizará en equipos o por áreas y funciones.