Seis maneras de escapar de una reunión improductiva

La tendencia a nivel mundial en las empresas de primera línea es la de reducir los tiempos dedicados a reuniones de trabajo y la cantidad de encuentros que mantienen los equipos, para poner el foco en la actividad más productiva.

Los expertos postulan que una "sobredosis" de juntas es un mal endémico en las organizaciones, que juega en contra de la productividad.   

Por caso, la compañía Mattel, la firma creadora de la Barbie y los Hot Wheels, implementó nuevas directrices en su casa central en diciembre pasado subirse a este estilo de management. Se trató de una directiva de su nuevo presidente ejecutivo, Bryan Stockton, quien quiere "eliminar la cultura de reuniones" para que "la compañía pueda volver a pensar en los juguetes".

Otro de los problemas de los que "adolecen" las reuniones, es la cantidad de gente que asiste a las mismas. Si son demasiadas personas, probablemente la mayoría no pueda expresar sus ideas y se termine acordando con la mayoría. 

Jeff Bezos, el fundador de Amazon, tenía un mantra muy particular para lidiar con esta situación, llamado la regla de las dos pizzas: "Nunca hagas una reunión en la que dos pizzas no puedan alimentar al grupo entero". 

Aún en medio de esta cultura de la descentralización organizativa, es probable que las personas que trabajan en empresas participen a lo largo de su carrera en una o más reuniones improductivas. 

¿Cómo pueden las personas productivas "escapar" de este tipo de encuentros? Lynn Taylor, autora del libro "Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job" (Domar al terrible tirano de la oficina: cómo manejar el comportamiento infantil de un jefe y triunfar en el trabajo) le dio a la revista Business Insider seis consejos sobre cómo conseguirlo: 

1. Tomar acciones preventivas

Antes de acceder a una reunión, diplomáticamente pedir una aclaración acerca del rol que se tendrá en dicha junta. Hacer evidente que se desea aprovechar el tiempo al máximo y que los aportes que se ofrezcan sean relevantes.

2. Acelerar la discusión

Hacer lo que se pueda pueda para que la junta avance. Establecer una agenda al comienzo, si se desvía, preguntar cuál es el siguiente tópico. Eso sirve como un recordatorio de que hay que avanzar, indicó la experta en los consejos resumidos por el portal mexicano Mundo Ejecutivo.

3. Elegir el lugar estratégicamenteQuizás sea necesario salir del encuentro antes de que éste concluya, con la correspondiente aprobación del jefe o del anfitrión. Para ello, buscar un asiento cerca de la salida.

4. Evitar las técnicas pasivo-agresivas

Mirar el reloj, distraerse con el teléfono o escribir sin cesar en una tableta electrónica son signos del fastidio que produce una reunión. Quizá haya personas que necesitan estar en esa junta y lo único que se logra es distraerlos.

5. Ofrecer ayuda a quien dirige la reunión

Esto acelerará el proceso y mantiene al participante activo e involucrado. De este modo, no sentirá que pierde el tiempo.

6. Felicitar a las personas cuando los encuentros sean productivos

Si las cosas salen bien, hay que destacarlo. De esta forma cobrarán conciencia de lo que está pasando y se esforzarán por igualar o superar esos logros.