Cuál es la diferencia entre firma digital y firma electrónica y su impacto en los recibos de sueldo

En el mundo digital, la firma de documentos electrónicos es cada vez más común, especialmente en ámbitos laborales y empresariales. La ley 25.506 establece dos tipos principales de firmas: la firma electrónica y la firma digital, cada una con características y requisitos específicos.

Diferencias entre firma digital y firma electrónica

A primera vista, las firmas electrónicas y digitales pueden parecer similares, pero hay diferencias fundamentales. La firma digital es emitida por un organismo o empresa habilitada y certificada por el Estado, cumpliendo con estrictos protocolos de seguridad y validación. Por el contrario, la firma electrónica puede ser generada por cualquier persona o empresa con conocimientos suficientes, sin necesidad de cumplir con esos procesos de certificación.

Otra diferencia clave es la autenticación del firmante. La firma digital requiere una verificación de identidad mediante un oficial de registro o, recientemente, a través de sistemas de control de datos biométricos, como establece el Decreto 742/24. La firma electrónica no exige este nivel de validación.

Validez legal y usos en el ámbito laboral

La firma digital goza de un nivel superior de validez legal, ya que garantiza autenticación, no repudio e integridad del documento, lo que no ofrece la firma electrónica. En caso de un conflicto legal, una firma digital se considera válida automáticamente, mientras que la firma electrónica requiere pruebas adicionales para demostrar que la firma pertenece efectivamente al firmante.

Uso de firmas digitales en los recibos de sueldo

La Resolución 346/19 del Ministerio de Producción y Trabajo establece los requisitos para el uso de recibos de sueldo digitales. Para ser válidos, tanto el empleador como el trabajador deben firmar los recibos digitalmente bajo los términos de la ley 25.506. Además, los empleados deben poder firmar en disconformidad el recibo, como así también poder conservar y descargar estos recibos en formato digital para validar su autenticidad.

A pesar de ello, algunas empresas optan por utilizar firmas electrónicas en sus recibos de sueldo debido a su menor costo. Sin embargo, esta práctica puede generar problemas legales, ya que la firma electrónica no posee la misma validez que la firma digital y podría ser rechazada en caso de reclamos judiciales.

Cambios recientes y suspensión de normativas

El Decreto de Necesidad y Urgencia (DNU) 70/2023 buscó flexibilizar estos requisitos. Sin embargo, debido a una suspensión judicial del título IV del DNU, por los amparos promovidos por la CGT y la CTA, hasta tanto no se expida la Corte Suprema de Justicia de la Nación esta flexibilización no se encuentra vigente, y por lo tanto, la normativa aplicable sigue siendo la Resolución 346/19 del MPyT, que exige el uso de firmas digitales.

En resumen, si bien la firma electrónica puede ser una alternativa más económica para las empresas, la seguridad y validez jurídica de la firma digital la convierten en la opción más confiable, especialmente para documentos como los recibos de sueldo. Es fundamental que las empresas consideren estos aspectos para evitar problemas legales en el futuro.