Qué obligaciones hay que revisar antes de emitir una factura y de transportar un bien

A pesar de que facturar y entregar los bienes sean cosas de todos los días en las empresas, a menudo surgen algunas dudas relacionadas esas tareas.

En ese momento, pueden surgir las siguientes preguntas: 1) ¿existe algún plazo para facturar?; 2) ¿cuánto tiempo hay para enviar la factura al cliente?; 3) ¿en qué mes se genera el hecho imponible para el IVA?; 4) ¿pueden colocarse cláusulas de actualización en los comprobantes o facturar en dólares?; 5) ¿cuándo nace la obligación de emitir facturas electrónicas de crédito?; 6) ¿existe obligación de revisar la condición de los clientes previamente a emitir la factura? y 7) ¿cómo se tiene que respaldar el transporte de los bienes?

Hasta cuándo se puede emitir el comprobante de una operación de venta

Desde la vigencia de la resolución 2098, de la AFIP, en las operaciones de venta de bienes el comprobante puede emitirse hasta el último día del mes en que se generó el hecho imponible.

Anteriormente, los comprobantes debían encontrarse emitidos en forma concomitante con la entrega del bien. Una vez que nace la obligación de emitir el comprobante, el plazo de entrega es dentro de los diez días corridos contados a partir de la fecha de su emisión.

La factura y los demás comprobantes deberán ser emitidos y entregados en los momentos que para cada operación se indican a continuación (resolución 1415 de la AFIP)

Operación: compraventa de cosas muebles

Fecha límite para su emisión: último día del mes, calendario en que se produjo la entrega de la cosa mueble o de su puesta a disposición del comprador, lo que fuera anterior.

Plazo de entrega: dentro de los 10 días corridos contados a partir de la fecha de emisión.

Operación: locaciones y prestaciones de servicios. Locaciones de obras

Fecha límite para su emisión: día en que se concluya la prestación o ejecución o en que se perciba —en forma total o parcial— el precio, el que fuera anterior.

Plazo de entrega: dentro de los 10 días corridos contados a partir de la fecha de emisión.

Operación: servicios continuos

Fecha límite para su emisión: último día de cada mes calendario, excepto que con anterioridad se hubiera percibido —en forma total o parcial— el precio o concluido la operación.

Plazo de entrega: dentro de los 10 días corridos contados a partir de la fecha de emisión.

Operación: locaciones de cosas. Fecha de vencimiento fijada para el pago del precio o alquiler correspondiente a cada período

Fecha límite para su emisión: anticipos que fijan precio. Día en que se perciba —en forma total o parcial— el importe del anticipo.

Plazo de entrega: dentro de los 10 días corridos contados a partir de la fecha de emisión.

Operación: provisión de agua corriente, de servicios cloacales, de desagüe, electricidad, gas, teléfono, televisión por cable, "Internet" y demás servicios de telecomunicaciones

Fecha límite para su emisión: fecha del primer vencimiento fijado para su pago.

Plazo de entrega: hasta la fecha del primer vencimiento fijado para su pago.

Operación: pesaje de productos agropecuarios

Fecha límite para su emisión: día en que se realice la operación de pesaje.

Plazo de entrega: en el acto de realizarse la operación de pesaje.

Facturas: fecha de entrega y hecho imponible del impuesto

Una vez que nace la obligación de emitir la factura, el plazo de entrega de la misma es dentro de los diez días corridos contados a partir de la fecha de su emisión.

La ley de IVA establece que el hecho imponible del impuesto nace en el momento de la entrega del bien o en el que se realiza el pago que establece el precio, el que resulte primero. Un bien entregado tiene que facturarse dentro del mismo mes y no en el siguiente.

Es habitual observar que en algunas facturas de monotributistas, se expresa que corresponde a servicios prestados en un mes determinado, pero que son facturados con fecha del mes siguiente. Eso es incorrecto, deberían encontrarse facturadas en el mismo mes en que se prestó el servicio, porque respalda información de los ingresos brutos devengados, que se tiene en cuenta para el correcto encuadre en el régimen simplificado.

Pueden emitirse facturas en dólares, luego en el momento del pago hay que emitir una nota de crédito o de débito más el importe del IVA sobre la diferencia que surge entre el importe total facturado y el total cobrado, ambos expresados en pesos (dictamen 31/03 AFIP)

La emisión de las notas de débito o de crédito, según sea el caso, tiene un plazo máximo de 15 días que se cuentan a partir del momento en que se generó la obligación de su emisión.

Por la vigencia aun de la ley de convertibilidad (23.928), no se permite incluir cláusulas de actualización en las facturas.

Si en la factura se hace referencia de que la operación responde a una determinada orden de compra o pedido, debe controlarse que ese contrato previo se encuentre sellado, según lo que establece la norma provincial.

Cuánto nace la obligación de emitir factura electrónica de crédito 

La emisión de la factura de crédito entre los contribuyentes que se encuentran incluidos como Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (tramo 1 y 2) es optativa. En cambio, si este tipo de empresas le factura a otra que no se encuentra dentro de esa clasificación, tiene que emitirse bajo la modalidad de factura de crédito electrónica. La excepción a la obligación anterior se encuentra dada para los casos en que el actual importe total del comprobante no supere el importe de $1.357.480.

Previamente a la tarea diaria de facturar, debe imprimirse la constancia de inscripción del contribuyente o alternativamente bajarse el archivo que se encuentra en la página Web de la AFIP, ambos tienen una vigencia de 180 días. De acuerdo con lo establecido por la res. 1817, si la operación es igual o superior a $ 2.000 debe verificarse que el contribuyente (cliente) figure como inscripto en el IVA, de no ser así, tiene que realizarse la percepción del impuesto que corresponde para los sujetos no categorizados prevista en la res. 2126 de la AFIP.

Esta percepción se materializa emitiendo una factura clase "B" con la tasa del 10,5% sobre el importe bruto de la operación (IVA incluido). El importe percibido luego se ingresa a la AFIP a través del SICORE. No hay que realizar percepción en los casos en que los clientes sean monotributistas o exentos en el impuesto al valor agregado.

La percepción se tiene que efectuar en los casos de ventas de cosas muebles y en las locaciones o prestaciones de servicios.

En la actualidad ese control, referido a la situación fiscal del cliente (imprimiendo su constancia de inscripción ante la AFIP), es imprescindible realizarlo previamente a emitir cada factura, a pesar de que haya vigente una constancia del cliente.

El motivo es porque la AFIP habitualmente da de baja de su página a los contribuyentes que tienen problemas con el domicilio fiscal, por ejemplo, entonces se estaría cometiendo un error de facturación, ya que debería emitirse una factura "B" en lugar de la tipo "A".

Independientemente, esta obligación debería cumplirse como un paso previo a emitir cada factura, verificando la constancia de inscripción del cliente online desde la página Web de la AFIP.

Transporte de bienes comercializados

El transporte de los bienes comercializados puede realizarse sin acompañar la factura. Sin embargo, todos los transportes (incluidos los que son internos de la empresa) deben realizarse con Remitos tipo "R" (con CAI), impresos en imprentas autorizadas.

El único caso en que no se exige el remito es cuando se transporta dentro de un parque industrial mercadería de un local a otro de la misma empresa. Para los remitos de transporte interno es conveniente habilitar un punto de venta diferente al de venta, dejando constancia de ese tipo de traslado en el texto o título del comprobante.

Debe revisarse que una vez que lleguen esos comprobantes de las imprentas se haga el aviso de recepción en la página Web de la AFIP, porque sino no esos comprobantes todavía no están autorizados. También tiene que controlarse que, en los casos que el peso y el valor de la carga lo exijan, se acompañe el Código de Transporte (COT) para las provincias que adhirieron a este control de entrega de los bienes.