¿Qué tengo que hacer en caso de identificar facturas apócrifas en nuestra contabilidad?

A la hora de cargar una factura en el sistema contable, existe un riesgo latente: que se trate de un comprobante apócrifo. Es que, si bien existe un mecanismo para detectarlo, a veces la notificación llega tarde.

¿Cómo puede suceder eso? Empecemos por el principio. Las facturas apócrifas son comprobantes que, si bien cumplen con los requisitos formales exigidos por la AFIP, simulan operaciones inexistentes.

Hay empresas que se inscriben como contribuyentes, pero no con un fin comercial sino con el fin de emitir comprobantes y venderlos para que, quienes las compren, puedan computar el gasto y reducir así el pago de impuestos.

Estas compañías realizan algunas operaciones "verdaderas" para intentar confundir a los organismos de control, pero su propósito es más bien mantenerse al margen de las normas (que, dicho sea de paso, las penalizan con rigor).

Mecanismos de control

La AFIP, que conoce estas prácticas desleales, puso a disposición de los contribuyentes una base de datos con los números de CUIT de aquellas empresas que son consideradas "usinas de facturas truchas" (comúnmente llamada base APOC).

Además, obliga a todos los que cargan comprobantes en su contabilidad a realizar, como paso previo, una búsqueda para descartar la posibilidad de que se trate de un comprobante apócrifo.

Así, la responsabilidad de conocer al proveedor que presta servicios o vende productos es del contribuyente. Sin embargo, aun cuando se realicen todos los chequeos, puede suceder que la factura computada luego sea rechazada por el fisco.

Esto es así debido a que a veces las operaciones se realizan antes de que la AFIP incluya por sospechas a alguna empresa dentro de la base APOC o mismo que, al momento de hacer el control del CUIT, todavía no figure como generador de facturas apócrifas.

Matías Moreno, Analista Semi Senior de Outsourcing de Expansion Argentina

Las consecuencias legales pueden ser severas (imposición de sanciones o multas), pero hay que destacar que, a su vez, trae aparejado el daño a la reputación de la marca emisora de los comprobantes y afectar directamente la relación con clientes.

¿Qué pasa si computo una factura apócrifa?

Como se dijo, puede suceder que, pese a la buena fe de una operación y el control en la base APOC, el comprobante sea tildado de apócrifo por el organismo de recaudación.

En estos casos, el fisco nacional va a notificar al contribuyente esta situación mediante una alerta en el apartado "Nuestra Parte" de la Web (al que ingresa cada contribuyente utilizando clave fiscal).

Con este aviso, quién reciba un comprobante falso puede hacer uso de la posibilidad de rectificación de las declaraciones juradas de impuestos (prevista en el artículo 49 de la Ley de Procedimiento Tributario) o presentar la documentación necesaria para demostrar la existencia de la operación en caso de requerimiento.

El reclamo deberá ser resuelto dentro de los 5 días y la decisión que se adopte revestirá el carácter de definitiva pudiendo sólo impugnarse por la vía prevista en el artículo 23 de la Ley 19.549 (de Procedimientos Administrativos).

Cabe destacar que demostrar la existencia de la operación es más difícil cuando se trata de un servicio. Mientras que en el caso de un bien se pueden presentar pruebas más sólidas (como la entrega física del producto), la evidencia puede ser escasa y complicar la defensa contra una factura falsa por servicios.

Una tarea de todos

En conclusión, la responsabilidad del contribuyente en la prevención de facturas apócrifas es innegable. Es fundamental que cada individuo y empresa realice todos los controles y procedimientos que estén a su disposición para garantizar la autenticidad de las transacciones fiscales.

Sin embargo, hay que ser conscientes de que, por más diligentes que sean, nunca se puede alcanzar la certeza absoluta. Las facturas apócrifas representan una amenaza persistente que se adapta constantemente y, a pesar de los esfuerzos que se hagan, siempre existirá un margen de incertidumbre.

Esto debe motivar a los contribuyentes a continuar perfeccionando los controles y a colaborar con las autoridades fiscales en la erradicación de esta práctica ilegal y perjudicial.

En última instancia, no hay que olvidar que la integridad del sistema tributario depende de la responsabilidad compartida y de la perseverancia en la búsqueda de la transparencia y la justicia fiscal.

Matías Moreno, Analista Semi Senior de Outsourcing de Expansion Argentina