Paperless: cuatro beneficios para las empresas que elijan vivir sin papeles

El término Paperless, que literalmente significa "menos papel", en la práctica implica la desmaterialización y la digitalización en las empresas y organizaciones que comenzó como una opción y, con el correr del tiempo, se ha convertido casi en una necesidad.

La digitalización de los documentos puede ser una tarea desafiante y costosa, pero sus beneficios una vez finalizado el proceso son, sin duda, claves para el desarrollo y crecimiento de toda organización que busque expandirse y optimizar sus espacios.

Iniciarse en esta transformación puede ser, también, un punto positivo en cuanto al posicionamiento y competitividad de la compañía, ya que podrá ser parte de la responsabilidad social empresarial (RSE).

¿Qué hay que tener en cuenta antes de iniciar este proceso?

Antes de comenzar, es importante conocer claramente los procesos de la empresa y los documentos más críticos y relevantes. Esto permitirá establecer un orden de prioridades que permita el pasaje sin comprometer el trabajo del colaborador.

También es importante determinar el equipo y software a utilizar para iniciar la digitalización de archivos o bibliotecas. Incluye desde la máquina para escanear -que debe ser de alta calidad- hasta el armado de la estructura digital que permitirá acceder a dichos archivos.

Una vez armado, será imprescindible brindar una capacitación al personal para enseñarles las ubicaciones y las nuevas formas de búsqueda disponibles, para que el cambio que se ha implementado no sea tan brusco y la transición se desarrolle de forma amigable.

La digitalización de documentos, inicialmente, puede ser un proceso desafiante. Pero, sin duda, trae consigo una serie de beneficios que permite a las empresas colocarse en los lugares más altos en lo que refiere a modernización, y destacarse entre sus competidores.

Éstos son cuatro puntos positivos que tiene el proceso de volverse Paperless:

1. Aprovechamiento de espacios

En primer lugar, la digitalización de documentos elimina la necesidad de almacenamiento físico. Ahorra espacio valioso y reduce los costos relacionados con el almacenamiento y la recuperación de documentos en papel.

Además, los documentos digitales pueden ser fácilmente almacenados en una ubicación centralizada y accesibles a través de una red de computadoras en la nube como Google Drive, lo que agiliza y facilita la búsqueda de información.

2. Mayor productividad

En segundo lugar, aumenta la eficiencia y la productividad. La búsqueda de documentos en papel puede ser un proceso lento y engorroso, pero la de documentos digitales se puede realizar en cuestión de segundos.

Además, los archivos online pueden ser fácilmente compartidos entre los colaboradores y departamentos de la empresa, lo que mejora la colaboración y la toma de decisiones.

3. Mayor seguridad

En tercer lugar, volverse Paperless puede ser una medida importante para mejorar la seguridad y privacidad de la información. Los documentos digitales pueden ser encriptados y protegidos con contraseñas para garantizar que sólo las personas autorizadas tengan acceso a ellos.

4. Mejor conservación

Por último, la digitalización de documentos reduce el riesgo de pérdida o daño de documentos importantes. Cuando están en formato de papel, se pueden dañar o extraviar por diversas razones, pero los documentos digitales pueden ser respaldados y almacenados en múltiples ubicaciones para garantizar su disponibilidad inmediata.

Siempre existen excepciones

Aunque la conservación digital de los archivos aporta un valor determinante para las empresas, es también necesario resaltar que hay documentos específicos que, aún digitalizados, deben conservarse físicamente e incluso guardarse durante un tiempo determinado.

Por ejemplo, la documentación realizada por un escribano público, que debe conservarse la copia original. Por lo tanto, en el caso de los estatutos de sociedades, certificaciones de firmas o poderes, probablemente tengan que ser archivados de forma física.

Por eso es importante identificar cuáles son los papeles más importantes antes de iniciar el proceso, para luego avanzar con una mayor tranquilidad, sabiendo que estos documentos estarán conservados de ambos formatos.

Animarse a hacer el cambio

El proceso de volverse Paperless contribuye, además, al cuidado del medioambiente ya que la industria papelera es una de las más contaminantes del mundo. Esta transformación digital disminuye el malgasto de papel junto con la generación de residuos, y optimiza la utilización de recursos.

Si una empresa todavía depende del papel, podría ser porque su rubro aún lo exige o porque todavía no conozca todas las ventajas que la digitalización tiene para ofrecer, trayendo soluciones a viejos problemas y permitiendo abordar nuevos desafíos.

En este sentido, el universo digital ofrece hoy en día varias alternativas, solo hay que estar dispuestos y animarse a hacer el cambio, ya que brinda un mayor dinamismo a las tareas que antes podían ser más lentas o depender de varias personas.

El mundo digital ya nos ha demostrado que avanza a una velocidad casi instantánea, y si no logramos acostumbrarnos a modificar nuestros procesos, puede que llegue un momento en que nos veamos obligados a hacerlo sin estar lo suficientemente preparados.

Ya sea por decisión o por obligación, lo cierto es que las ventajas que ofrece esta solución son muchas, siendo la fundamental -posiblemente- el hecho de que los documentos pueden estar disponibles a tan solo un click de distancia.

Hugo Pérez Viricochea, Recepcionista de Expansion Argentina