Papel cero: recibo de sueldo digital, un paso hacia adelante en RR.HH.

El Covid-19 causó una transformación en la sociedad en todos sus aspectos: vínculos, movilidad, trabajo, entre otros. Frente a este panorama, las empresas tuvieron que adaptarse a los nuevos desafíos e implementar nuevas formas de trabajo, desarrollo y vínculos. En este sentido, la pandemia aceleró una serie de transformaciones que ya venían dándose, pero a paso muy lento, propiciando la innovación.

Por ejemplo, un gran número de la población activa tuvo que aprender a realizar sus tareas a través de nuevas herramientas; el trabajo, en muchas actividades, comenzó a realizarse a distancia, las capacitaciones presenciales tuvieron que migrar de un día para otro al formato virtual, los lideres tuvieron que enfrentarse al reto de liderar a distancia y en un contexto de incertidumbre, entre muchas otras.

Es claro que estás nuevas formas de trabajo han llegado para quedarse.

Recibos de sueldo en papel, un problema con solución

El área de RRHH fue uno de los sectores que adaptó rápidamente sus procesos desarrollando nuevas estrategias de vinculación con el personal e implementando nuevas herramientas de trabajo.

Los sistemas de recibos de sueldo en papel se están empezando a digitalizar para pasar a un formato de recibos de sueldo Digitales.

Además de las cuestiones económicas y la preocupación de la mayoría de las empresas, muchas están buscando cómo acelerar procesos, cómo reducir costos y cómo reemplazar el trabajo manual por el trabajo en formato digital o remoto para automatizar y digitalizar estos procesos -que insumen mucho tiempo, costo y que en esta época de aislamiento no pueden realizarse-.

Por ejemplo, los sistemas de recibos de sueldo en papel se están empezando a digitalizar para pasar a un formato de recibos de sueldo Digitales. También los legajos y todo lo que tiene que ver con comunicaciones formales: pedidos de Licencias, enfermedades, vacaciones, certificados, entre otros.

Normativamente, todos estos procesos de digitalización se encuentran avalados desde hace varios años. Nuestro país cuenta con una ley de firma digital desde hace más de 20 años, año 2001, con su inclusión en el Código Civil y Comercial en el año 2015, (Art. 288 CCyC), y si bien esto venia ampliándose cada vez más, se está viendo un interés constante de las empresas para poder recurrir a estos nuevos sistemas.

Recibos de Sueldo Digitales, una realidad

En este sentido, la empresa Arizmendi ha implementado una nueva plataforma mediante la cual se pueden subir los recibos de sueldo digitalizados y ser firmados digital o electrónicamente por el empleador y el trabajador.

Además, se pueden hacer seguimientos, reportes, pasar el legajo en papel a un legajo en formato 100% digital, realizar cualquier tipo de comunicaciones: ya sea de licencias, vacaciones, enfermedad, nacimiento, entre otras. Todo a través del mismo portal, validando cada paso, cada proceso o documentación con la firma digital correspondiente, lo cual servirá, incluso, para realizar las presentaciones judiciales y administrativas en caso de ser requeridas.

Esta herramienta soluciona gran parte de las labores diarias que en esta época de aislamiento no se pueden realizar y significa un gran ahorro de tiempo. Los recursos pueden dedicarse a lo que realmente es necesario en el sector, además de generar una importante reducción de costos de elaboración, impresión, papel, distribución, entre otros.

La Resolución 346/19 del MTEySS ha simplificado el trámite que se encontraba previsto para la utilización de recibos digitales; la normativa vigente habilita la posibilidad de uso de nuevas herramientas para la realización de la labor diaria por lo que es un momento importante para animarnos a implementar estas nuevas herramientas.

La pandemia evidenció la vulnerabilidad de muchos de los procesos automáticos que veníamos realizando y nos está dando la posibilidad de mejorarlos y adecuarnos a las nuevas necesidades a fin de hacer más eficiente el trabajo. Seguramente, nos dejará talento relacionado a lo digital y una mayor apertura de las empresas a la digitalización y modernización de sus procesos. Probablemente costará la recuperación, pero es una oportunidad única para animarnos.