La AFIP explica las claves de la implementación del Libro de Sueldos digital

La Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) ya tiene en plena marcha el proceso de implementación del Libro de Sueldos Digital, una herramienta que sustituye la hoja móvil papel. 

Desde el fisco nacional señalaron que mediante la nueva herramienta "se simplifica, agiliza y asegura la emisión del Libro de Sueldos y Jornales y se integran las obligaciones laborales y de Seguridad Social respecto de la registración de los trabajadores bajo relación de dependencia".

"La digitalización del libro asegurará un registro homogéneo, uniforme y seguro, accesible a las autoridades, a los trabajadores y sus empleadores, posibilitando el resguardo de la documentación y facilitando la obtención de la prueba en las controversias laborales", agregaron.

Claves del sistema

En este contexto, el organismo a cargo de Ricardo Echegaray dio a conocer las claves del nuevo sistema a través de su apartado de Preguntas y Respuestas:

1. ¿Todos los empleadores deberán utilizar el servicio "Libro de Sueldos Digital" para emitir las hojas móviles?La AFIP los notificará y, a partir de ese momento, será la única alternativa viable.

La notificación se efectuará a través de:

- Alguno de los procedimientos dispuestos por el artículo 100 de la Ley de Procedimientos Fiscales, cuando la misma se realice en forma individual.

- Mediante el dictado de una resolución general, cuando se incluyan en forma masiva empleadores de determinadas actividades, sectores y/o jurisdicciones provinciales.

El listado de empleadores obligados -en forma individual o comprendidos en un grupo o sector de empleadores- será publicado por AFIP y por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social en sus respectivos sitios "web".

2. ¿Qué servicio debe utilizarse para emitir las hojas móviles del Libro Especial de la Ley de Contrato de Trabajo?Los empleadores deberán emitir dichas hojas vía "Internet" utilizando el servicio denominado "Libro de Sueldos Digital".Al mismo se accederá a través del sitio "web" institucional con la respectiva "Clave Fiscal". 

El mencionado sistema estará disponible también en el servicio online del Ministerio de Trabajo.

3. ¿De donde obtendrá la información para confeccionar las hojas móviles?El sistema utilizará datos provenientes de:

- Las declaraciones juradas de aportes y contribuciones (con destino a los distintos subsistemas de la seguridad social) presentadas por los empleadores.

- El sistema "Simplificación registral".

- El "Sistema Registral".

4. ¿Cuál es el procedimiento para utilizar el Libro de Sueldos Digital?Los obligados deberán cumplir con el siguiente procedimiento:

- Declarar en el "Sistema Registral" la jurisdicción de rúbrica del "Libro de Sueldos Digital", debiéndoseseleccionar la provincia que corresponda a la autoridad administrativa local en materia de trabajo.

- Ingresar al servicio y configurar los parámetros a partir del menú inicial que posee el sistema, incorporando todos los conceptos que se utilicen para la liquidación de sueldos y jornales.

Debe asociarse cada uno de ellos con los de la grilla universal predefinida por la AFIP e indicando a quésubsistema de Seguridad Social se vincula cada uno.

Cargar los datos para la conformación del "Libro de Sueldos Digital" mediante alguna de las siguientes modalidades:

a) Ingreso manual: completando los campos requeridos por el sistema.

b) Importación de archivos estandarizados vía "web", con clave fiscal, una vez finalizado el proceso de cada liquidación de sueldos y jornales, en cuyo caso se utilizará el diseño de registros que obra en el micrositio http://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/

Una vez cumplimentado lo indicado, la información deberá ser transmitida electrónicamente. 

De resultar aceptada, el sistema emitirá un archivo estandarizado conteniendo las hojas del libro en borrador, el que será enviado al empleador para su revisión y posterior conformidad.

 - Se deberá imprimirlas, ajustándose a los requerimientos de la autoridad jurisdiccional en materia del trabajo.

Las mismas se encontrarán contenidas en un archivo que será puesto a disposición del empleador a través del servicio con clave fiscal denominado "e-ventanilla".

5. ¿Cómo declarar conformidad del contenido del libro sueldo que emite el sistema?La conformidad por parte del empleador se prestará mediante la transferencia electrónica del formulario dedeclaración jurada (F.8351) disponible en formato "pdf"-, que deberá contar con firma digital.

La AFIP podrá establecer, para determinados empleadores, que el requisito de firma digital no sea exigible, a cuyo fin efectuará la publicación pertinente en el micrositio http://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/

6. ¿Cómo se rectifica el Libro?Las rectificaciones que pudieren corresponder se realizarán mediante el servicio "Libro de Sueldos Digital".

7. ¿En que momento configurar los parámetros para liquidación de sueldos y jornales?Esta acción se realizará al utilizar por primera vez el sistema o cuando exista una modificación en los registros por la creación o baja de conceptos en la liquidación de sueldos y jornales.

Se podrá realizar en forma manual completando los campos requeridos por el sistema o por importación masiva de datos mediante el envío de un archivo cuyo diseño de registros obra en el micrositio http://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/

8. ¿Cómo confeccionar las declaraciones juradas?Los empleadores que resulten obligados a la utilización del sistema, a partir de su incorporación al mismo, deberánconfeccionar las declaraciones juradas (F.931) mediante la utilización del sistema "Declaración en línea".

Este sistema verificará que el empleador haya dado la conformidad, lo que habilitará la confección de la respectiva declaración jurada.

Lo expuesto no altera el vencimiento general para la presentación del formulario y el pago del saldo resultante del mismo.

9. ¿Cómo se deben confeccionar las declaraciones juradas rectificativas F.931?Las correspondientes declaraciones juradas -F.931- rectificativas deberán confeccionarse conforme se indica a continuación:

- Por los períodos a partir de su incorporación a la obligación de emisión de las hojas móviles mediante el servicio "Libro de Sueldos Digital": a través del sistema "Declaración en línea".

- Por los períodos anteriores a dicha incorporación: mediante la modalidad -"SICOSS" o "Declaración en línea", según corresponda- que el empleador utilizó para la confección de la declaración jurada original.

10. ¿Cómo confeccionar certificado del artículo 80 de la Ley de Contrato de Trabajo?El certificado de trabajo se otorgará a través del sistema "Simplificación Registral", opción "Certificado Art. 80 LCT", mediante el formulario F.984 "Certificado de Trabajo Artículo 80 - LCT".

El mismo se emitirá por duplicado y para su validez deberá contar con las firmas de la autoridad responsable -o del apoderado legal del empleador- y del trabajador, destinándose el original para este último y el duplicado para el empleador

11. ¿Cómo confeccionar las certificaciones de los períodos hasta junio de 1994?En caso que la certificación comprenda períodos hasta el mes de junio de 1994, inclusive, por tales períodos elcertificado emitido por el sistema se complementará con otra constancia de iguales características y datos.

La misma será confeccionada por el empleador de acuerdo con los registros que obren en el libro de sueldos y jornales que este último hubiere utilizado en los períodos involucrados.

12. ¿A partir de qué fecha resultan de aplicación la Resolución General 3781/15?Las disposiciones de esta resolución general entrarán en vigencia a partir de su publicación en el Boletín Oficial(26/06/2015) y serán de aplicación según se indica a continuación:

- Emisión de hojas móviles: a partir de la fecha que se indique en la notificación que el organismo efectuaráen forma particular a cada empleador o, desde el momento que lo disponga una resolución general cuando se incluyan en forma masiva empleadores de determinadas actividades, sectores y/o jurisdicciones provinciales.

- Emisión del certificado de trabajo: a partir del 1 de agosto próximo.

13. ¿Debe presentarse Declaración Jurada Informativa de los conceptos no remunerativos?Los empleadores obligados a la utilización del sistema "Libro de Sueldos Digital" quedan exceptuados de cumplir con el régimen de información dispuesto por la resolución general 3279/12, relativo a los conceptos no remunerativos incluidos en la retribución de trabajadores en relación de dependencia.

14. ¿Cuáles son las sanciones ante incumplimientos?Ante el incumplimiento a las obligaciones, la AFIP aplicará las sanciones previstas en la Ley de Procedimientos Fiscales, y la resolución general 1566, sin perjuicio de las demás sanciones que pudieren corresponder.

15. ¿Cómo se remite y se firma?Para la remisión del formulario de declaración jurada F.8351, se requiere tener preinstalado el programa Adobe Reader 9.0 o superior. 

Dicho formulario será descargado en el proceso de conformidad del contenido del libro a emitir, desde el sitio "web" institucional en la ubicación http://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/.

El archivo a remitir electrónicamente deberá denominarse utilizando el formato "afip.F.8351****.pdf", donde los asteriscos serán reemplazados para ingresar información adicional e identificar o personalizar el archivo.

El proceso de firma digital requiere tener el "Certificado Digital" -Nivel 4- emitido por la Autoridad Certificante de la Administración Federal.

La información para la obtención del "Certificado Digital" se encuentra disponible en http://acn.afip.gob.ar; en tanto que para realizar las autorizaciones, se deberá acceder a http://www.afip.gob.ar/firmadigital/

16. ¿Cómo podrán las autoridades verificar la veracidad de los datos?La veracidad de los datos impresos del "Libro de Sueldos Digital" podrá ser verificada por las autoridades de aplicación o por los trabajadores, accediendo a una consulta "en línea" con el organismo mediante la utilización de clave fiscal, a través de los servicios "web" habilitados a tal fin.