Reuniones laborales más productivas: las tres reglas de oro que utilizaba Steve Jobs
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Las reuniones laborales pueden ser una herramienta muy útil para generar y desarrollar un proyecto y tener propuestas más creativas, pero si no se convocan ni se llevan a cabo de la forma adecuada, pueden ser solamente en pérdidas de tiempo e incluso de dinero.
Steve Jobs, cofundador de Apple y fallecido hace 10 años, fue uno de los que tuvo que lidiar con muchas reuniones y buscó la forma de hacerlas más eficientes.
El empresario sabía perfectamente qué había que hacer en cada reunión para que fueran productivas y de ahí surge este método de tres reglas sencillas.
Él mismo comprobó que su método funciona a la perfección y hoy en día, otros líderes como Elon Musk, Jeff Bezos y Sheryl Sandberg siguen sus pasos para lograr la eficacia en cada encuentro laboral.
A continuación, las 3 reglas de Steve Jobs:
1.Reuniones con poca gente: de 3 a 5 personas
Cuantas más personas acudan a una reunión, mayor puede ser el riesgo de que acabe siendo poco productiva, ya que aumentan las posibilidades de que haya interrupciones, conversaciones derivadas, malentendidos, ruido que impida escuchar o cualquier otro tipo de problemas.
El propio Steve Jobs rechazó una invitación de Barack Obama, entonces presidente de Estados Unidos, para una reunión de expertos tecnológicos porque la lista de invitados era demasiado larga, y pidió a una persona que ya estaba dentro de una reunión que saliese por considerar que no era necesaria.
Sobre esto, Elon Musk, CEO de SpaceX y Tesla, en realidad alienta a las personas a abandonar las reuniones si no están contribuyendo con algo significativo para ellas. "No es de mala educación irse. Es de mala educación hacer que alguien se quede y pierda el tiempo", dijo.
Jeff Bezos, fundador de Amazon, sigue la misma estrategia de Jobs con su famosa "regla de las 2 pizzas", según la cual no se debe celebrar una reunión si 2 pizzas no son suficientes para dar de comer a todos los asistentes.
2.Agenda corta: hasta 3 asuntos en el orden del día
Para facilitar la concentración y la extracción de conclusiones, es recomendable que el orden del día de una reunión no tenga más de 3 puntos, relacionados con el objetivo principal de la misma.
Tener un temario muy amplio podría no servir de mucho, dada la memoria del ser humano: dos psicólogos británicos, J. Blackburn y EJ Lindgren, grabaron una discusión al final de una reunión y, 2 semanas después, pidieron a los asistentes que escribieran lo que recordaban.
La cantidad promedio de elementos recordados por cada persona fue solo el 8,4% de lo que realmente se registró. El 42% de los elementos recordados se recordaron incorrectamente. Muchas de las cosas que recordaron nunca se dijeron o se dijeron en otro momento.
Pero, sobre todo, es importante que haya un orden del día o agenda para cada reunión antes de que esta empiece, para que los participantes puedan aportar sus ideas y que haya menos riesgo de que el tema se desvíe.
"Dame una agenda o, de lo contrario, no voy a ir. Porque si no sé por qué estamos en una reunión, y tú no sabes por qué estamos allí, entonces no hay razón para reunirse", asegura la directora ejecutiva de QualCare Alliance Network, Annette Catino, en The New York Times.
3.Reuniones breves: no más de 30 minutos
Otro aspecto clave que tenía en cuenta Steve Jobs para que las reuniones fuesen más productivas era el de la duración: una reunión suele ser más efectiva si es corta, ya que con el paso del tiempo disminuye la capacidad de atención, de memoria y de resistencia mental.
Por eso, se recomienda que las reuniones sean breves, de no más de 30 minutos.
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La revista de negocios Fast Company informó que se sabe que Sheryl Sandberg, directora de operaciones de Meta, a veces termina reuniones que estaban programadas para durar una hora en 10 minutos si siente que todo está hecho.