Cómo trabajar más rápido: 12 estrategias para ser más productivos
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Decidirse, organizarse y aprovechar al máximo el día son partes esenciales de cómo trabajar más rápido y obtener mejores resultados. Para ello, existen ciento de estrategias que ayudarán a lograr los objetivos volviéndose una persona más productiva.
Lo importante es tener en claro que, no siempre estar 10 horas frente a la computadora o no salir de la oficina ni para almorzar hacen que los resultados sean mejores. Por eso te contamos las técnicas para saber cómo trabajar más rápido y lograr mejores resultados sin tener que perder tanto tiempo.
Cómo trabajar más rápido: las claves
A la hora de arrancar la jornada laboral, es importante pensar cómo trabajar más rápido pero haciendo las cosas bien.
Para ello, hay varios factores a tener en cuenta, que van desde lo más personal hasta otros que tienen que ver con la actividad en la que uno se encuentra involucrado propiamente dicha.
Según algunos estudios, el empleado promedio dedica el 60% del tiempo a los pormenores del trabajo, como asistir a reuniones sin objetivos claros, buscar información o conseguir aprobaciones. Entonces, ¿qué es exactamente la productividad si solamente le dedica el 40% del tiempo al trabajo de mayor impacto?
En este contexto, saber cómo trabajar más rápido ayuda a lograr que la productividad no siempre sea hacer todo lo que se pueda, no pensar en la productividad como una forma de obtener el máximo rendimiento todos los días.
Por el contrario, las personas y los equipos productivos son aquellos que dedican menos tiempo a los pormenores del trabajo y más tiempo al trabajo que es realmente importante para la empresa.
Al mismo tiempo, saber cómo trabajar más rápido ayuda a tener equipos más productivos y exitosos.
En este sentido, es importante seguir una guía de consejos para minimizar los pormenores del trabajo y dedicar más tiempo a lo que realmente importa. Aquí algunos consejos.
1. Un día de trabajo ideal
Para aprender cómo trabajar más rápido con buenos resultados, lo primero que se recomienda es crear un clima de trabajo ideal.
Ya sea haciendo home office o en la oficina de manera presencial, el ambiente es fundamental en la concentración y productividad de las personas.
Es cierto que los espacios cambiaron con la pandemia y todavía mucha gente no logró organizarse para crear el ambiente adecuado para trabajar desde casa.
A muchas personas les pasa eso, entonces lo que hay que hacer es, independientemente de dónde estés cumpliendo con tus obligaciones, evitar las distracciones externas, lo cual se puede lograr con cambios pequeños.
Por ejemplo, si sos una persona que se distrae con el ruido, es importante probar con auriculares con cancelación de ruido. Otro tema para lograr la forma de cómo trabajar más rápido y ser efectivo, es tener una buena silla de trabajo, y si no se puede, usar una almohadilla de soporte lumbar.
Al crear un clima de trabajo ideal y encontrar soluciones para las distracciones más comunes, podrás concentrarte en lugar de luchar constantemente con las distracciones.
2. Gestionar bien el tiempo
Todos postergamos actividades. Y la procrastinación no siempre es algo malo.
El tiempo que pasás procrastinando (aplazar una obligación) puede ayudarte a estar más feliz y tomar mejores decisiones.
Sin embargo, cuando se trata de aumentar la productividad y el trabajo de alto impacto, es necesario definir tiempos específicos para la procrastinación para evitar pasar todo el día laboral inmerso en las redes sociales y alcanzar el objetivo de cómo trabajar más rápido.
Las técnicas de gestión del tiempo ayudan a pensar en los próximos trabajos para que puedas ubicarte en tiempo y espacio y aumentar la productividad. Incluso planificar con anticipación cómo abordarás las tareas puede ayudar a concentrarte y lograr trabajar más rápido.
Existen diferentes técnicas de gestión del tiempo diseñadas para aumentar la productividad. Una de ellas es el principio de Pareto, también conocido como la regla del 80/20, que se fomenta a dedicar el 20% del tiempo a realizar el 80% de las tareas.
Otra fórmula de cómo trabajar más rápido es "No lo dejés para mañana".
El principio de gestión del tiempo para lograr trabajar más rápido y ser eficiente, se basa en la cita de Mark Twain: "Si tu trabajo es comer dos ranas, lo mejor es comer la más grande primero".
De acuerdo con este principio, primero tenés que hacer el trabajo más complejo antes de poder posponer las tareas. Una vez que finalices el trabajo más grande, todo lo que hagas después será más agradable y resultará menos difícil, como todo lo que comés después de haber comido un plato que no te guste.
3. No tener trabajo rutinario
Trabajar más rápido también se logra reduciendo el trabajo rutinario, para lo cual existen diversas herramientas.
Una forma de lograrlo es usando una herramienta de productividad con una fuente centralizada que use todo el equipo, reduciendo los obstáculos que impiden la producción de trabajos de alto impacto.
El trabajo rutinario es el mayor responsable de los pormenores del trabajo. En la oficina, esto se manifiesta en tareas de poca importancia, trabajo duplicado por error o procesos largos para localizar información u obtener aprobaciones.
Si no tenemos claridad sobre quién hace qué y cuándo, se dedica gran parte del tiempo a las tareas que no son productivas.
Para reducir el trabajo rutinario, se puede crear una fuente central de referencias para todo el trabajo del equipo. Cuando todos pueden ver el panorama general y conectar los puntos de forma independiente, pueden dedicar más tiempo a colaborar y menos tiempo a los pormenores del trabajo.
4. Usar los momentos más productividad
Trabajar más rápido también tiene que ver con la productividad personal, que puede variar según la hora del día. A algunos nos resulta muy satisfactorio trabajar por la mañana y de esta manera se hacen esas tareas más fácilmente. Otros prefieren ponerse a trabajar luego del almuerzo.
Saber cuándo sos más productivo puede ayudar a programar y estructurar mejor tu día y lograr cómo trabajar más rápido.
Una vez que hayas identificado tus horas de mayor productividad, hay que bloquear "tiempo para la concentración" en el calendario.
De esta manera, en lugar de programar reuniones frecuentes y dispersas, tendrás un calendario optimizado para aprovechar las horas de mayor productividad y centrarte en el trabajo clave, logrando la fórmula de cómo trabajar más rápido.
5. No hacer muchas cosas a la vez
Las personas no son realmente buenas para realizar varias tareas a la vez. Cuando intentás hacer dos cosas a la vez, tu cerebro procesa la información para ambas tareas más lentamente.
Como consecuencia, en vez de hacer una cosa bien, terminarás haciendo dos cosas de forma regular.
Para evitar realizar varias actividades a la vez y aumentar la productividad, hay que centrarse en una tarea a la vez, asegurarse de tener tiempo suficiente para dedicarle al trabajo profundo, sumergirse en las tareas y alcanzar un estado de fluidez pleno.
Cuando estás completamente inmerso en tu trabajo, entrás en un estado de fluidez donde tendrás una experiencia de trabajo más motivadora, comprometida y agradable.
El estado de fluidez no solo te ayuda a hacer el trabajo más rápido, sino que también tiende a favorecer la creatividad y el compromiso con el trabajo. Algunos consejos para evitar realizar varias tareas a la vez y aumentar la productividad son:
- Reducir las distracciones: por ejemplo, poner el teléfono boca abajo y desactivar las notificaciones en las redes sociales y en tu computadora.
- Antes de sumergirse de lleno en el trabajo, comer algo, ir al baño, servirse un vaso de agua.
- Escuchar música relajante.
6. Poner en primer lugar el trabajo importante
Entender cómo tu trabajo diario se conecta con los objetivos de la empresa o las iniciativas del equipo es un componente crítico de la productividad efectiva.
Tener claridad te ayudará a priorizar tu trabajo de manera más efectiva para abordar primero lo de mayor impacto. Además, los miembros del equipo que tienen en claro de qué forma su trabajo contribuye a los objetivos de la empresa se encuentran doblemente motivados.
Por el contrario, si no tenés una forma clara y sencilla de conectar tu trabajo diario con los objetivos de tu equipo y de la empresa, no tendrás una idea clara de qué tareas priorizar. Cómo trabajar más rápido tiene que ver con gestionar los objetivos e iniciativas del equipo en el mismo lugar en el que se coordina el trabajo diario.
7. Reducir las notificaciones
Para poder concentrarse en el trabajo y obtener los mejores resultados, se necesitan eliminar las distracciones.
Las notificaciones son una de las principales causas de distracción, ya sean notificaciones productivas, como emails, o notificaciones que no están relacionadas con el trabajo, como los mensajes de texto o las notificaciones de las redes sociales.
No hay que aislarse por completo para ser productivo. Solo se necesita buscar herramientas que ofrezcan funciones como "posponer" o "No molestar". De ese modo, se puede dedicar al trabajo profundo sin preocuparse de que una notificación inoportuna te saque de tu estado de fluidez y del objetivo de cómo trabajar más rápido.
8. Integrar herramientas al negocios
¿Sabías que el empleado promedio utiliza entre 10 herramientas diferentes por día?
Cuando el trabajo está disperso y es difícil localizarlo, se pierde tiempo valioso e improductivo en encontrar la información correcta entre las diferentes herramientas.
Cuando el contexto que necesitás para hacer tu trabajo se encuentra en una herramienta determinada, pero el trabajo se realiza en una segunda herramienta y se comunica todo lo relacionado a ese trabajo en una tercera herramienta, el simple hecho de obtener la información que necesitás para hacer el trabajo se convierte en una gran pérdida de productividad.
En cambio, adoptá una fuente centralizada de referencias donde puedas integrar todas tus herramientas de negocios, eliminar la información aislada y, en definitiva, aumentar la productividad.
Una herramienta de gestión del trabajo te brinda todos estos beneficios y puede ayudar a tu equipo a coordinar y gestionar el trabajo. Al reunir la comunicación y coordinación en un solo lugar, podrás encontrar el contexto que necesitás para trabajar justo donde se lleva a cabo el trabajo.
9. Automatizar el trabajo manual
Hay muchas cosas que se hacen manualmente que demandan más tiempo que otras tareas importantes, como por ejemplo, supervisar el progreso del trabajo. Evitarlo, también contribuye a los pormenores de ciertas tareas y a lograr la forma de cómo trabajar más rápido.
En estos casos, para reducir el trabajo manual, se debe probar una herramienta que pueda automatizar rápidamente el trabajo. De ese modo, no se tendrá que ocupar de asignar tareas a la persona adecuada o por tener que hacerlo todo uno mismo.
10. Estar dispuesto a decir 'no'
Decir que no a una nueva propuesta de trabajo puede parecer un consejo para la productividad contradictorio. Después de todo, ¿no son las personas más productivas las que pueden hacerlo todo? No necesariamente.
Las personas productivas saben cuáles son sus prioridades, lo que también significa que saben cuáles no lo son, y eso ayuda a trabajar más rápido.
Al rechazar las tareas para las cuales no tenés tiempo, hará que tengas más tiempo para dedicarle a las tareas de alto impacto que se conectan con las iniciativas de tu empresa o los objetivos importantes y que se alinean con tu plan de proyecto.
Para lograr trabajar más rápido, es importante centrarse en las actividades que son más relevantes para uno mismo y para el equipo.
11. Estar listo para el éxito
Conectarse a un espacio de trabajo desorganizado puede ser muy desgastante. Es una distracción constante que atenta contra el trabajo profundo y la productividad.
Para evitar esas cosas, hay que intentar dejar todo listo el día anterior. Antes de terminar el día laboral, hay que tomarse cinco minutos para revisar la lista de tareas pendientes para el día siguiente. Saber qué trabajo tenés pendiente es la mejor manera de comenzar un día productivo.
12. Tener claridad en el equipo
En la actualidad, el trabajo está disperso y sin coordinación. Sin embargo, para aumentar la colaboración en equipo y, a la vez, lograr el equilibrio entre la vida laboral y la personal, se necesita una colaboración más eficaz.
Una de las formas de lograrlo es con una herramienta de gestión del trabajo, una forma de coordinar los flujos de trabajo de una organización para proporcionar la claridad que los equipos necesitan y alcanzar los objetivos más rápido.
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Estas herramientas permiten coordinar a las personas y al trabajo para garantizar que todos tengan la información que necesitan para realizar el trabajo más importante de la manera más productiva posible.