Hot desk: por qué la "oficina caliente" es tendencia global y cuáles son sus beneficios
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La pandemia modificó muchas maneras de manejarnos en nuestra rutina, y entre ellas, instaló el teletrabajo. El hot desking sigue los pasos del trabajo remoto, ofreciendo a las personas realizar sus tareas laborales donde y cuando quieran, permitiendo que las empresas continúen con su productividad a partir del uso de recursos autónomos de sus empleados.
El home office llevó a muchas personas a compartir espacios caseros de trabajo, generando pequeñas comunidades en las que no necesariamente coincidan las profesiones. En estos espacios, la conveniencia y la flexibilidad se fusionan y hasta incentivan la creatividad.
¿Qué es el escritorio compartido?
El hot desking se basa en un sistema de espacio de trabajo organizativo en el que diferentes personas utilizan los mismos escritorios en diferentes momentos, según el blog WeWork. ¿Su objetivo? Maximizar la eficiencia del espacio y reducir el espacio de oficina redundante. Estos escritorios compartidos pueden ubicarse tanto en oficinas privadas como en espacios de coworking habitados por trabajadores independientes.
El factor flexibilidad relacionado a esta modalidad se vincula a la innovación de los empleados, mientras que el aspecto social se convoca como una forma de avivar la colaboración interdisciplinaria.
Las salas varían según las necesidades de los profesionales que las habitan. Estas pueden llegar a contar con WIFI, tomas de corriente para enchufar computadores y teléfonos, cabinas telefónicas para atender llamados, salas de reunión disponibles para ser reservadas a través de una app o un sitio web, impresoras comunes, baños y cocinas, áreas de lluvia de ideas, salas de meditación y de conferencias.
Auqnue no lo parezca, en estos espacios no todo es compartido. La seguridad de las pertenencias no se deja de lado y cada trabajador puede dejar sus cosas en un casillero o cubículo privado. También existen espacios privados para realizar conversaciones delicadas que no puedan ser oídas por todos los coworkers.
Una solución para freelancers y empleados
Para los freelancers, estos espacios se presentan como una solución flexible y rentable para encontrar espacio de oficina, sin el compromiso o la rigidez de las rentas de oficinas a largo plazo.
Además, disipa un poco el sentimiento de aislamiento en tiempos de pandemia y hace hincapié en la interdisciplinaridad al unir trabajadores de distintos rubros en un mismo lugar. Esta conexión puede conducir a nuevas oportunidades, en las que se obtienen nuevos clientes, inversores, socios o empleados a través de presentaciones en escritorios compartidos.
Por otro lado, para los trabajadores de empresas privadas, el hot desk representa una opción barata de tener instalaciones para sus empleados ya que contrata a personas de manera remota sin una gran inversión inicial. Así la empresa puede destinar el dinero que invertiría en una oficina a otra cosa para ser impulsado en el mercado. Además, el trabajo remoto facilita la caza de talentos sacando la restricción de la ubicación del trabajador.
Los niveles de participación y productividad de los empleados aumentan dentro de los espacios de coworking, y el hot desking es una forma óptima de aprovechar eso. "Para un empleado de campo, es bueno tener un espacio de trabajo comunitario al que ir", dice Ashley Swygert, vicepresidenta de estrategia comercial de Pabst Brewing Company, miembro de WeWork.
Una gran cantidad de estudios relacionan el hot desking con un aumento de la innovación y el espíritu empresarial. Esto puede llegar a fundamentarse porque los empleados, al no limitarse a trabajar en un espacio en particular, pueden hacer sus tareas donde y cuando se sientan inspirados y predispuestos. Esto se refuerza con el intercambio de conocimientos, las interacciones sociales y la descentralización de los procesos de innovación en entornos de escritorio compartido.